Sikring av bygg og verdier ved UiB

Introduksjonskurs: Verdivurdering - Styringssystem for sikring av bygg og verdier

Er du leder og skal gjennomføre eller revidere verdivurdering for din enhet, eller har du fått delegert ansvaret fra din leder? Da ønsker vi deg velkommen til to timers introduksjonskurs i verdivurdering.

Kurset er klasseromsbasert, med øvre begrensning 12 deltakere. Det kreves ikke forkunnskaper.

Mål for kurset er at du skal få oppdatert din kunnskap om:

• Styringssystem for sikring av bygg og verdier
  • Ansvar og roller
  • Skallsikring versus verdisikring
  • Alarmering og vektertjeneste
• Planlegging og gjennomføring av verdivurdering
  • Verdikartlegging
  • Verdiklassifisering
  • Etablering av sikkerhetsmål
  • Etablering av tiltak
• Veien videre

Kursdato i august: onsdag 16. august kl. 09:00-11:00. Påmelding via epost: jorgen.gullestad@uib.no

Kursdato i september: onsdag 13. september kl. 09:00-11:00. Påmelding via epost: jorgen.gullestad@uib.no

Kursdato i desember: onsdag 6. desember kl.09:00-11:00. Påmelding via epost: jorgen.gullestad@uib.no

Sikkerhetsorganisasjonen ved Eiendomsavdelingen kan gi råd og støtte innenfor en rekke områder relatert til sikring av bygg og fysiske verdier. Om det gjelder veiledning, kvalitetssikring, kurs, seminar, spørsmål eller andre problemstillinger knyttet til bl.a. følgende:

• Verdivurderinger, sikkerhetsanalyser
• Sikkerhetstiltak og tiltaksplaner
• Roller og ansvar i sikkerhetsarbeidet
• Relevante retningslinjer
• Rutiner
• Øvelser og tester
• Brannvern
• Risiko-/sikkerhetsstyring
• Etablerte rammeavtaler med leverandører iht. overnevnte områder, for eksempel vektertjeneste. 

For mer informasjon ta kontakt med din enhets planansvarlige eller send en forespørsel til post.eia@uib.no.

Sikkerhetsarbeid på UiB:

Sikring, sammen med Informasjonssikkerhet og HMS utgjør hovedområdene i UiBs samlede sikkerhetsarbeid.

Hvert av disse fagområdene forvaltes i henhold til egne retningslinjer, med bistand og fagkompetanse hos Eiendomsavdelingen, IT-avdelingen og HR-avdelingen.

UiBs samlede retningslinjer og styringssystemer finner du i regelsamlingen. Se: Del 1 Overordnede rammer — Regelsamlingen documentation (uib.no)

Uib enheter:

Det er linjeledere som har ansvar for å sikre egne fysiske verdier på enheten.

Dette omfatter blant annet at det:

• Ved normal driftsfase, ved eventuell inngåelse av leieforhold og i byggeprosjekter:
  • Defineres nødvendige kriterier og sikkerhetsmål for egne verdier
  • Gjennomføres nødvendige vurderinger, analyser, tiltak og oppdateringer i tråd med styringsssystemet, dets retningslinjer og tilgjengelige malverk for dette
• Avsettes ressurser og midler til risikoreduserende tiltak og der hvorav større karakter løfte til hensiktsmessige beslutninsfora.
• Årlig rapporteres status til universitetsdirektør (inngår i årsrapporten utarbeidet av sikkerherhetsorganisasjonen ved EiA).
• Der hvor dette er relevant; utarbeides rutiner og prosedyrer som støtter opp under styringssystemet og tilhørende retningslinjer.
• Sikkerhetsarbeidet sees i sammenheng med beredskap, tester, verifiseringer, øvelser og planverk. Minimum øve hvert andre år.
• Ivaretas overnevnte i hverdagen ved å utpeke en «planansvarlig» på enheten som kan fasilitere og koordinere spørsmål og problemstillinger mot sikkerhetsorganisasjonen til EiA.

Mer om linjeleders ansvar her.

Eiendomsavdelingen:

• Gir råd og støtte til UiBs enheter med faglige vurderinger knyttet til ivaretakelse av verdisikring og skallsikring.
• Ivaretar skallsikring av byggene i samråd med enhetene
• Har driftsansvar for bygg UiB eier selv eller gjennom eiendomsselskapene knyttet til teknisk infrastruktur. Dette inkluderer sikring og oppetid på dører i byggets skall, vann-, elektro-, brann -og klimaanlegg, med mindre annet er regulert i leie- eller serviceavtalen.
• Koordineringsrolle ved vurdering og bestilling av verdisikring.
• Ha tjenesteleveranseavtaler med enhetene på UiB som beskriver hvilke tjenester som leveres, roller og ansvar mellom partene, og servicenivå.
• Forvalte rammeavtaler som dekker vektertjenesten for UiB, alarmmottak og lignende sikkerhetsleveranser.
• Produksjon, programmering og utlevering av adgangskort for UiB brukere.
• Følge opp og koordinere enheters behov for sikkerhetsmål og tiltak i byggeprosjekter, og ved inngåelse av leiekontrakter hos eksterne aktører.

For mer info om roller og ansvar i sikkerhetsarbeidet, se styringssystemet her

Sikring av bygg og verdier på UiB tar utgangspunkt i en risikobasert sikkerhetsstyring. Dette innebærer en kontinuerlig prosess for forbedring hvor arbeidet skal baseres på funn ifra verdivurderinger, sikkerhetsanalyser, status enheters sikkerhetsarbeid, og risikobildet i samfunnet for øvrig. Målet er å forebygge fremfor å handle reaktivt.

For å bidra til å ivareta overnevnte i praksis er det utarbeidet et årshjul med sjekklistespørsmål for enhetene (fakultet, institutter, sentre, Universitetsmuseet og Universitetsbiblioteket).

For sikkerhetsstyring i byggeprosjekter finnes egen retningslinje.

Foto/ill.:

Eiendomsavdelingen/UiB

Verdivurderinger og sikkerhetsanalyser er sentrale verktøy i sikkerhetsstyringen på UiB. Det er verdiens klassifisering (konsekvenser ved skader eller tap) som avgjør om det skal gjennomføres tilleggsvurderinger i en sikkerhetsanalyse. Linjeleder skal se til at disse gjennomføres, dokumenteres og vedlikeholdes i tråd med retningslinjene.

NB. skal ikke forveksles med risikovurderinger knyttet til HMS og beredskap (ROS-analyse, HMS-risikovurdering, SJA (Sikker jobbanalyse))

Verdivurderinger

Alle enheter på Uib skal gjennomføre en verdivurdering av fysiske verdier på enheten sin. Dette er en enklere kartlegging og vurdering. Vurderingen gjøres i mal for verdivurdering.

Se også støttedokumentasjon verdivurdering. 

Sikkerhetsansalyser

Det skilles mellom en forenklet og detaljert sikkerhetsanalyse. En forenklet sikkerhetsanalyse skal gjennomføres der hvor det er identifisert høye, eller svært høye, klassifiserte verdier. En detaljert sikkerhetsanalyse velges årlig for noen få, utpekte enheter etter godkjenning fra universitetsdirektør.

Det er utarbeidet malverk med veiledning for forenklet sikkerhetsanalyse som kan fylles ut fra topp til bunn for å gjennomføre de nødvendige vurderinger.

Felles for begge typene er at de helt eller delvis er innom følgende faser og vurderinger:

• Igangsetting.
• Verdivurdering.
• Sikkerhetsmål.
• Vurdering og valg av uønskede hendelser som kan skade/gi tap av fysiske verdier (innbrudd, tyveri, hærverk, brann, vannlekkasjer og inneklima).
• Trussel -/ sannsynlighetsvurdering.
• Sårbarhetsvurdering.
• Vurdering av risiko.
• Presentasjon av risikobildet.
• Forslag til tiltak.
• Kort beskrivelse av strategi og valg av tiltak.
• Verifisering og kontroll.
• Rapportering.
• Revisjon (årlig gjennomgang dersom endringer, revideres i sin helhet minst to ganger i året).

For sikkerhetsanalyser i byggeprosjekter se UiBs regelsamling.

Risikoaksept

Et annet viktig moment med verdivurdering og sikkerhetsanalyser er risikoaksept og føringer dette gir for eventuelle tiltak:

Verdivurderinger:

• Moderate verdier skal det vurderes enkle tiltak for (kan aksepteres uten).

Sikkerhetsanalyser:

• Moderate risikoer skal det vurderes enkle tiltak for (kan aksepteres uten).
• Høye risikoer skal det prioriteres tiltak for.
• Svært høye risikoer skal det prioriteres tiltak umiddelbart.

Kun universitetsdirektøren kan akseptere risikoer (restrisikoer) som fremdeles er høye eller svært høye etter godkjente tiltak.

Mer info om tiltak kan leses om i retningslinjen for etablering av sikkerhetstiltak.

Hvorfor verdivurderinger og sikkerhetsanalyser?

• Bidrar til å overholde lovverk, interne krav, og forventninger til oss som universitet.
• Økt kunnskap om våre verdier og hva som utgjør verdier.
• Vi blir mer bevisste på hvilke uønskede hendelser som kan ramme våre verdier, og får ny kunnskap om hendelser en ikke har tenkt på.
• Vi evaluerer oss selv ved å vurdere forvaltningen av verdier i hverdagen, og ansvar og roller i dette arbeidet.
• Vi får kunnskap gjennom å dele erfaringer og kompetanse i arbeidsprosessen.
• Vi får innsikt i hvilke tiltak vi egentlig har for beskytte dem og evt. hvor vi har mangler. Både teknologiske og organisatoriske.
• Vurderingene og dokumentasjonen gir lokal og sentral ledelse et beslutningsgrunnlag for prioritering av tiltak.
• Arbeidet og dets funn vil ofte kunne overføres til øvrig virksomhetsstyring og forbedringsarbeid.
• Dokumentasjonen gir oss sporbarhet til senere revisjoner og evt. tilsyn.
• Skaper forankring og eierskap gjennom arbeidsprosessen.
• Vi forsøker å ligge i forkant av uønskede hendelser (forebygge fremfor å håndtere).

Tips for en vellykket prosess

• Forankring og initiativ fra linjeleder.
• Tidlig diskusjon og godkjenning av Sikkerhetsmål og kriterier som skal gjelde for verdiene.
• Sett heller av for mye enn for lite tid i møtekalendrene.
• Legg opp arbeidsøktene tett etter hverandre mens ferskt i minnet og unngå unødvendig oppdateringsarbeid.
• En utpekt planansvarlig som koordinerer og følger opp gjennomføringen i praksis.
• Vurder om det er hensiktsmessig å slå seg sammen med andre enheter. Ofte henger sårbarheter sammen. For eksempel et institutt som er lokalisert på samme bygg med flere andre.
• Bruk av tverrfaglige arbeidsgrupper, kombinert med administrativ og praktisk kunnskap, samt ulike kilder og referanser. Dette vil ofte heve påliteligheten til analysene som gjennomføres.
• Bruk av ulike kilder og referanser: fagressurser, tidligere risikoanalyser, tidligere statistikk på uønskede hendelser eller fremtidige prognoser, fagrapporter o.l.
• Kritisk tenkning og begrunnelse og dokumentasjon av valgene en gjør underveis i analysen. Samlet gir dette sporbarhet til senere revisjoner og letter arbeidet for beslutningstaker.
• Ikke for store arbeidsgrupper. Rundt 5 stykker. Benytt gjerne møteleder og sektretær.
• Regelmessig kontroller og evaluer tiltak etter implementering. Fungerer de etter hensikten eller må det gjøres justeringer?
• Ikke sett for lange frister på tiltak. Sikkerhetsanalyser og risikoanalyser generelt er ferskvare.
• Se arbeidet i sammenheng med øvrig internkontrollarbeid på UiB og prosesser på enheten, for eksempel flyttearbeid og byggeprosjekter. Krav og vurderinger skal også gjøres her.

Se ellers tilgjengelig malverk og retningslinjene i regelsamlingen for mer informasjon.

Overordnede sikkerhetsmål

Følgende sikkerhetsmål skal gjelde for arbeidet med sikring av bygg og verdier:

• UiB skal ha en risikobasert sikkerhetsstyring.
• Bygg og verdier skal ha definerte sikkerhetsmål.
• UiB skal ha oversikt over sine verdier og implementere tiltak for å beskytte disse og byggene de befinner seg i.
• Bak ethvert sikkerhetstiltak skal det foreligge gode, faglige vurderinger og ansatte og studenter skal involveres der det er nødvendig.
• UiB skal til enhver tid balansere kravet om tilgjengelighet oppimot beskyttelse av verdiene i henhold til gjeldende lovverk, forskrifter og retningslinjer.
• Det skal tilstrebes en balansert sikring. Sikring av liv og helse skal prioriteres før verdier.
• Systemer og tiltak som beskytter UiBs verdier skal ha redundans ved bortfall og nedetid.
• Alle ansatte, studenter, leverandører og entreprenører skal være kjent med UiBs krav til sikring av bygg og verdier og etterleve disse kravene.

Sikkerhetsmålene og arbeidet med sikring av bygg og verdier på UiB er forankret i styringssystem for sikring av bygg og verdier: 4.2.5 Styringssystem for sikring av bygg og verdier — Regelsamlingen documentation (uib.no)

Kort om styringssystemet

• Dette er et overordnet rammeverk for hvordan å arbeide, styre og kontrollere aktiviteter knyttet til sikring av bygg og fysiske verdier i tråd med UiBs samfunnsoppdrag, mål, og lovverk.
• Beskriver overordnede mål, strategier, ansvar, roller, og krav til enheter.
• Utgjør en del av den styrende dokumentasjonen i UiBs internkontrollsystemer og regelsamling.
• Skal bidra til at bygg og verdier sikres på en systematisk, planmessig tilfredsstillende måte.

Sikkerhetsavvik er uønskede hendelser eller forhold som har ført eller kan føre til, skade eller tap av verdier og bygg.

• Brudd på styringssystem for sikring av bygg og verdier.
• Brudd på lovverk. 
• Innbrudd og uvedkommende i/ved bygg. 
• Større bygningsmessige skader.
• Skade/tap av fysiske verdier som følge av brann, tyveri, hærverk, lekkasjer eller inneklima. 

Bruker har ansvar for å melde ifra om og registrere feil, skader og sikkerhetsavvik. Det er lav terskel for å melde ifra, så vel som å ta kontakt vedrørende spørsmål og problemstillinger knyttet til dette.  

Sikkerhetsavvik meldes i samme avvikssystem som HMS gjennom UiBhjelp.

Forhold som ikke skal meldes som sikkerhetssavik

Bygningsmessige feil, skader og behov skal registreres i lydia gjennom Uibhjelp.

Akutte behov skal meldes til respektive driftsområde og/eller vektertjenesten avhengig av arbeidstid og tilgjengelighet. Feilmeldinger på alarmer skal varsles direkte til vektertjenesten.

Øvrige forhold som berører personers liv/helse, for eksempel ran, trusler og voldsepisoder, skal følge HMS-seksjonens retningslinje: retningslinjer for melding og oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetsavvik. Se HMS-portalen for veiledning for å melde om denne type avvik.

Oppfølging

Hovedansvar for oppfølging av sikkerhetsavvik ligger til nærmeste linjeleder. Oppfølging skjer i praksis gjennom UiBhjelp hvor en brukeroperatør er utpekt.

Linjeleder skal utpeke en brukeroperatør i UiBhjelp og holdes orientert i respektive saker.

Sikkerhetsorganisasjonen på Eiendomsavdelingen blir orientert om alle sikkerhetsavvik ved UiB, bistår ved utarbeiding av rapporter til AMU og LMU om sikkerhetssavik, og bistår ved behov linjeleder/linjeleders representant i oppfølging av HMS-avvik i tråd «Styringssystem for sikring av bygg og verdier».

For øvrige roller og ansvar i oppfølging av sikkerhetsavvik sammen med HMS avvik, se til HR-avdelingens retningslinjer: https://regler.app.uib.no/regler/Del-3-Personal-og-HMS/3.2-Helse-miljoe-og-sikkerhet/3.2.3-HMS-retningslinjer/.

Ved fare for liv, helse og sikkerhet skal alltid brannvesen (110), politi (112) og ambulanse (113) varsles først.

Generelt vakthold i og ved universitetets bygg blir utført av eksternt vaktselskap. Vekterne håndterer også henvendelser fra ansatte til driftsområdene etter kl 14.30 alle hverdager. Kontakt vektertelefonen dersom du observerer uvedkommende i bygget. 

UiBs vekter- og beredskapstelefon: 55 58 80 81

Innbrudd, tyveri og hærverk

Rutiner ved innbrudd og tyveri og hærverk. Her finner dere også fremgangsmåte for anmeldelse.

Forebyggende arbeid

Reguleringen av kameraovervåkning er forankret i Retningslinje for bruk av kameraovervåking ved UiB — Regelsamlingen documentation.

Retningslinjen stiller krav til en rekke vurderinger som må gjøres før eventuell implementering av sikkerhetskamera og den videre oppfølging i hverdagen.

Retningslinjen gjelder for eldre og nye kamera.

• Linjeleder (enhetsleder) har ansvar for at eventuelt behov for kameraovervåkning inne og/eller ute blir vurdert, dokumentert og søkt om til sikkerhetsrådgiver ved UiB.
• Eiendomsavdelingen har rådgivende ansvar ift. retningslinjen, sikkerhetskamera som tiltak og tilhørende prosesser
• Sikkerhetsrådgiver er i samråd med personvernombud  godkjenningsinstans av søknad.

Krav til vurderinger og oppfølging ved planlegging av arrangementer. Se Forebyggende: Arrangementer | sikresiden.no

Se Vold og trusler | HMS-portalen | UiB