HMS-handlingsplan 2016-2018

Universitetet i Bergen (UiB) er et internasjonalt forskningsuniversitet hvor all aktivitet er basert på akademisk frihet og nysgjerrighetsdrevet forskning. UiB skal bidra med kompetanse til samfunnet gjennom fremragende forskning, utdanning, formidling og innovasjon. For å beholde og videreutvikle dette må universitetet ha gode arbeidsmiljø der alle ansatte opplever at de er viktige bidragsytere i arbeidet med å nå universitetets felles mål. UiB skal ha åpne strategi- og beslutningsprosesser, samt gode rutiner og kanaler for kommunikasjon for å sikre høy grad av student- og medarbeiderinnflytelse.

UiBs strategi 2016–2022 «Hav, liv, samfunn» gir føringer for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (HMS) i institusjonen. For å være et inspirerende, inkluderende og helsefremmende universitet med et godt, trygt og sikkert arbeidsmiljø, og en attraktiv samarbeidspartner i en sektor i endring og utvikling, må det arbeides systematisk med HMS på alle nivå. HMS-handlingsplanen, som en lovpålagt og rullerende plan, skal bidra til at alle som til en hver tid har arbeid ved UiB blir ivaretatt og ikke utsettes for negative belastninger som følge av sitt arbeid.

Det betyr at UiB skal sikre:

• et fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø
• mangfold, åpenhet og inkludering
• kontinuerlig og systematisk HMS-arbeid gjennom aktiv medvirkning fra ansatte og ledere
• funksjonelle og sikre bygninger og uteområder, utstyr og forskningsfartøy.

Universitetet i Bergen har store ambisjoner for helse, miljø og sikkerhet for ansatte og studenter. Studentenes læringsmiljø blir særlig ivaretatt gjennom «Handlingsplan for styrking av læringsmiljø».

HMS – en felles oppgave

Arbeidsmiljøet skapes i daglig samhandling og dialog. Alle ansatte og studenter har et ansvar for aktiv medvirkning. Gjensidig forståelse og respekt for ulike roller og funksjoner, forutsigbarhet, avklart ressursfordeling, samt tydelig organisering av arbeidet, er forutsetninger for å beholde og videreutvikle gode arbeids- og læringsmiljø. Ansatte og studenter skal ha nødvendig opplæring og tilstrekkelig kompetanse til å kunne håndtere HMS-utfordringer i egen arbeids- og studiesituasjon.

HMS er et lederansvar på alle nivå og er integrert i all ledelse. Verneombudene har en tilsynsfunksjon og skal være samarbeidspartner for ledelsen. UiB har et nettverk for verneombud og obligatorisk opplæring i HMS både for verneombud og ledere. UiBs ledere skal ha kompetanse, trygghet og vilje til å prioritere HMS-arbeidet. UiBs verneombud skal være godt kvalifiserte og sikres vilkår for å ivareta vervet. For å styrke HMS-opplæringen for ansatte, ledere, verneombud og studenter vil UiB ta i bruk digitale plattformer i opplæringen. Universitetets ledere, verneombud, ansatte og studenter skal sammen bidra aktivt i arbeidsmiljøutviklingen ved UiB.

Systematisk HMS-arbeid

UiB skal ha en kultur for helse, miljø, sikkerhet og beredskap som er forebyggende og helsefremmende. UiBs HMS-handlingsplan er en integrert del av universitetets styringssystem. HMS-arbeidet ved UiB utøves kontinuerlig og systematisk. Dette betyr at HMS på alle nivå skal være tydelig organisert og at arbeidsmiljøet skal kartlegges, risikovurderes og følges opp i tråd med myndighetskrav og interne regler ved UiB.

Systematisk HMS-arbeid fremmer helse og trivsel, og forebygger ulykker og skader på ansatte, studenter, miljø og materiell. Et attraktivt arbeidsmiljø gir godt omdømme, økt rekruttering og dyktiggjør ansatte til å skape en organisasjon som er preget av trivsel, god helse og høy yteevne. Et slikt arbeidsmiljø styrker UiB som et internasjonalt forskningsuniversitet med kompetente ansatte og studenter, som i fellesskap bidrar til fremragende forskning, undervisning, formidling og innovasjon.

Handlingsplanen er forankret i UiBs strategi og omfatter fire HMS-mål.

UiB skal kjennetegnes ved:

• Gode arbeidsfellesskap
• God risikostyring og beredskap
• Trygge og funksjonelle arbeidsplasser
• Ansvar for det ytre miljø

Hvert HMS-mål konkretiseres gjennom virkemidler for perioden 2016–2018 og skal realiseres gjennom tiltak:

• sentralt i regi av enhetene med særskilt ansvar og oppgaver
• lokalt gjennom HMS-handlingsplaner på fakultet/avdeling og institutt/senter
• i ulike former for samspill mellom enheter og nivåer

UiBs viktigste ressurs er de menneskene som arbeider og studerer her. UiB skal ha et sterkt og levende universitetsdemokrati, der strategi- og beslutningsprosesser er transparente og basert på kommunikasjon, samt medvirkning fra både ansatte og studenter.

Raushet, åpenhet, mangfold og dialog skal prege våre arbeidsfellesskap og den enkeltes integritet og verdighet skal ivaretas. UiB er et internasjonalt arbeids- og studiested i en sektor som er i stadig endring og utvikling. Dette krever god kompetanse om forhold som påvirker vårt arbeids- og læringsmiljø blant alle våre ansatte, studenter og ledere.

Virkemidler i perioden 2016–2018:

• Årlig kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø for å fremme felles forståelse og samarbeid, og som grunnlag for å gjennomføre tiltak.
• Årlig medarbeidersamtale/utviklingssamtale for alle ansatte.
• Helse, miljø og sikkerhet skal være tema på alle møter i alle styrende organer.
• Styrke ledernes og de ansattes kompetanse i å lede og delta i tverrfaglige, mangfoldige og multikulturelle arbeidsmiljø.
• Revidere retningslinjer for håndtering av konflikter og utarbeide og implementere retningslinjer for forebygging og håndtering av mobbing og trakassering.
• Gjennom UiBs personalpolitikk sikre at ansatte ivaretas i ulike livsfaser.

Følgende styrende dokumenter med tiltak støtter i tillegg dette HMS-målet:

• Aktivitets- og resultatmål for IA-arbeidet
• Handlingsplan for likestilling, mangfold og inkludering
• Handlingsplan for internasjonalisering
• Omstillingsavtale for UiB
• Ruspolitikk ved UiB

UiBs arbeid med sikkerhet og beredskap skal være tuftet på forebyggende og systematisk HMS-arbeid, god kunnskap om risikoforhold og gode rutiner ved arbeid både på og utenfor campus. Dette skal bidra til å redusere konsekvensene av uønskede hendelser for å ivareta menneske, miljø og materielle verdier i det daglige arbeidet og i en ekstraordinær situasjon.

Virkemidler i perioden 2016–2018:

• Informasjon og regelmessig beredskapsøvelser for ledere, ansatte og studenter i hele organisasjonen på alle nivå.
• Opplæring og implementering av digitalt krisestøtteverktøy til bruk i beredskapsarbeidet.
• Opplæring og implementering av system for HMS-risikostyring, med bruk av digitale risikovurderinger.
• Implementere digitalt system for HMS-avvik i hele organisasjonen.

Følgende styrende dokumenter med tiltak støtter i tillegg dette HMS-målet:

• Beredskapsplan ved UiB
• Styringssystem for informasjonssikkerhet

UiB har en stor og krevende bygningsmasse, og bruken endres jevnlig. Krav til god bygningsmessig standard, universell utforming, inneklima og ergonomi skal ivaretas. Vitenskapelig utstyr, forsknings- og utdanningsfasiliteter skal være trygge og funksjonelle. Nye
lærings- og arbeidsformer, samt digitale arbeidsredskaper krever nye måter å organisere våre arbeidsplasser på.

Virkemidler i perioden 2016–2018:

• Sikre at bygningsmassen UiB disponerer har et tilfredsstillende og forsvarlig arbeidsog læringsmiljø i samsvar med gjeldende regelverk.
• Videreutvikle digitale hjelpemidler og arbeidsprosesser for trygge og funksjonelle arbeidsplasser.
• Systematisk utvikle universelt utformede arbeidsplasser og bygninger.
• Samordne HMS-arbeidet med våre samarbeidspartnere for å sikre forsvarlig arbeidsmiljø innenfor områder hvor begge er lokalisert og/eller driver aktivitet.

Følgende styrende dokumenter med tiltak støtter i tillegg dette HMS-målet:

• DigUiB-programmet
• Handlingsplan for styrking av læringsmiljøet

UiB har forpliktet seg til å ta miljøhensyn i all virksomhet, redusere negativ miljøpåvirkning fra egen drift, samt bidra til et bærekraftig samfunn. UiB er sertifisert som Miljøfyrtårn.

Virkemidler i perioden 2016–2018:

• Informasjon og opplæring for ansatte og studenter for å redusere UiBs klimagassutslipp og ressursforbruk.
• Legge til rette for at ansatte og studenter enkelt kan gjøre miljøvennlige valg.
• Tydeliggjøre ytre miljøarbeidet som del av system for HMS-risikostyring.

Følgende styrende dokumenter med tiltak støtter i tillegg dette HMS-målet:

• Handlingsplan for det ytre miljø