Beredskapsplan for Det psykologiske fakultet

Beredskapsarbeidet ved Det psykologiske fakultet er basert på følgende prinsipper: 

• Ansvarsprinsippet innebærer at personene som har ansvar i en normalsituasjon også skal ha ansvaret i en ekstraordinær situasjon.
• Likhetsprinsippet innebærer at den organisasjonen man opererer med i en beredskapssituasjon, skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig.
• Nærhetsprinsippet innebærer at kriser og hendelser skal håndteres på et lavest mulig nivå, hvor nødvendig kompetanse og ressurser er til stede.
• Samvirkeprinsippet innebærer at universitetet har et selvstendig ansvar for å sikre best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. 

Dekan har det overordnede og strategiske ansvaret i en beredskapssituasjon ved fakultetet.

Fakultetsdirektøren er operativ leder av fakultetets beredskapsgruppe.

Universitetsdirektøren er operativ leder av den sentrale beredskapsledelsen og er ansvarlig for enhetlig og samordnet beredskap ved UiB.

Plassansvarlig for brann skal følge Branninnstruks for plassansvarlig og er ansvarlig for evakuering av eget ansvarsområde.

Forelesere, seminarledere, arrangører og møteledere skal følge Branninstruks for undervisnings- og forsamlingslokaler og er ansvarlig for evakuering fra auditorier og møterom.

Ansatte, studenter og gjester har plikt til å gjøre seg kjent med Branninstruks for studenter og ansatte.

Linjeleder er ansvarlig for at Retningslinje for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid og tokt følges.

Faglig ansvarlig for feltarbeid og tokt er ansvarlig for å foreta en risikovurdering, sørge for tilpasset opplæring, sikkerhetsutstyr og beredskap, og sørge for en forsvarlig gjennomføring og oppfølging av feltarbeidet og toktet. 

Beredskapsplanen iverksettes av fakultetsdirektør ved: 

• Hendelser på felt, tokt og tjenestereiser 
• Skade på ansatt, student eller gjesteforsker i forbindelse med aktiviteter i regi av UiB 
• Brann og eksplosjon 
• Lekkasje/vannskade
• Skade på ytre miljø/miljøutslipp
• Hendelser som kan eskalere
• Pågående livstruende vold
• Alvorlige trusler

Tiltakskort for de ulike hendelsene er tilgjengelige i universitetets krisestøtteverktøy (CIM). 

Den som først blir oppmerksom på en alvorlig hendelse, er ansvarlig for å varsle. 

Ring først nødetatene: 

• Brann 110
• Politi 112
• Ambulanse 113 

Gi beskjed om: 

• Hvem du er 
• Hva som har skjedd
• Hvor det har skjedd
• Skadeomfang 

Ring deretter: 

• UiBs vekter- og beredskapstelefon 55 58 80 81 
• Fakultetsdirektøren  934 93 038

Universitetsdirektøren skal alltid varsles om beredskapssituasjoner ved fakultetet, for å sikre enhetlig og samordnet beredskap.

Når sentral beredskapsledelse setter stab, skal også beredskapsgruppen ved berørt fakultet sette stab. 

Beredskapsgruppen består av: 

I tillegg kan andre ressurser trekkes inn etter behov. 

Beredskapsgruppens oppgaver:  

Dekan skal:

• Sikre strategisk håndtering av hendelsen
• Varsle Universitetsdirektøren og holde han/henne løpende orientert
• Bistå sentral beredskapsledelse ved behov  

Fakultetsdirektør skal: 

• Vurdere hendelsens art og omfang  
• Holde dekan løpende orientert
• Varsle og etablere fakultetets beredskapsgruppe
• Fremskaffe og fordele de ekstra ressursene situasjonen krever 
• Etablere kontakt og samordne dialog mellom fakultet, sentrale avdelinger og lokale enheter 
• Varsle aktuelle myndigheter og samarbeidsinstitusjoner 
• Godkjenne informasjon som gis til ansatte, studenter og pårørende
• Bistå sentral beredskapsledelse ved behov 
• Vedta å gjenopprette normal drift når hendelsen er under kontroll eller situasjonen avklart (Oppfølging av hendelsen kan delegeres til instituttledelsen) 

Kommunikasjonsrådgiver skal: 

• Gi kommunikasjonsfaglige råd til fakultetets beredskapsgruppe
• Utarbeide informasjon fra fakultetet under og etter hendelsen 
• Holde ledelsen oppdatert på mediebildet i den aktuelle situasjonen  

HR skal: 

• Fremskaffe oversikt over aktuelle ansatte og deres nærmeste pårørende  

Studie skal: 

• Fremskaffe oversikt over aktuelle studenter og deres nærmeste pårørende 

Loggfører skal: 

• Dokumentere relevant faktainformasjon, beslutninger og oppgaver  
• Dokumentere statusmøter 
• Utarbeide situasjonsrapporter  

Når hendelsen er under kontroll eller situasjonen avklart, er fakultetsdirektøren ansvarlig for å gjenopprette normal drift av virksomheten så raskt som mulig. Umiddelbart etter hendelsen skal det gjennomføres en kort debrief.

Fakultetsdirektøren er ansvarlig for etterarbeid og rapportering. 

Studenter og ansatte som blir rammet av en alvorlig hendelse skal ivaretas på en forsvarlig og god måte, og de skal følges opp ut fra den enkeltes behov.

Senest to uker etter hendelsen skal alle som har vært mobilisert, delta i en oppsummering. Formålet er å evaluere, identifisere forbedringer og planlegge videre oppfølging. 

Etter evalueringen skal det utarbeides en samlet rapport som oversendes universitetsdirektøren og fakultetets hovedverneombud. 

En viktig forutsetning for god beredskap er at alle involverte kjenner sine roller og oppgaver i en beredskapssituasjon.

Gjennom øvelser skal fakultetet øve på håndtering av ulike beredskapssituasjoner og finne forbedringspunkter i planverk, verktøy og samhandling.

Øvelser skal gjennomføres jevnlig, og minimum én gang pr. år. 

Fakultetets beredskapsplan revideres jevnlig, og minimum årlig. Varslingslister justeres fortløpende ved behov. Fakultetsdirektør er ansvarlig for revisjon og oppdatering. 

Ved instituttene har instituttleder øverste beredskapsansvar, med administrasjonssjef som stedfortreder. I en beredskapssituasjon ved instituttet må fakultetsdirektør varsles, og fakultetets beredskapsplan vil iverksettes. Instituttleder/administrasjonssjef vil da inngå i fakultetet sin beredskapsgruppe.

Instituttene skal utarbeide egne varslingsrutiner for hendelser som krever lokal beredskap i tillegg til lokal plan for øvelser.