Personvern ved biblioteket
Informasjon om hvordan biblioteket håndterer personopplysninger i sine ulike systemer.
Hovedinnhold
For å kunne være låntaker ved Universitetsbiblioteket i Bergen må en del personopplysninger registreres i vårt biblioteksystem Alma, et system fra ExLibris. Vi registrerer navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Dette trenger vi for å kunne komme i kontakt med deg ved behov, for eksempel sende deg hentebeskjeder eller purringer. Vi registrerer også Feide-ID for studenter og ansatte ved UiB, slik at de skal kunne logge seg på i søkesystemet Oria og pensumlistesystemet Leganto, og ha UiB-rettigheter der.
Oppretting og sletting av brukerkonto i Alma
Student/ansatt ved UiB
Når du har takket ja til studieplass ved UiB, blir dine personopplysninger overført fra Felles Studentregister (FS) til biblioteksystemet Alma. Det betyr at du da er registrert og kan logge på i Oria, bestille og låne litteratur.
Blir du ansatt ved UiB, vil personopplysningene dine bli automatisk importert fra personalsystemet.
Studentkortet/studentbevisappen og ansattkortet fungerer som lånekort.
Når du slutter som student ved UiB, blir brukerkontoen slettet, ca 1 mnd. etter at UiB-kontoen er deaktivert. Da blir alle dine personopplysninger fjernet fra bibliotekets systemer. Har du utstående lån eller krav, blir informasjonen slettet når alt er levert eller betalt. Hvis du fortsatt ønsker å låne bøker ved våre bibliotek, må du opprette en ny brukerkonto som ekstern bruker.
Når det gjelder ansatte som slutter ved UiB, kjører vi også jevnlige ryddejobber i vårt låntakerregister.
Ekstern bruker
Alle med gyldig legitimasjon kan bli låntakere ved universitetsbiblioteket. Nasjonalt lånekort eller studentkort fra annet bibliotek kan brukes som lånekort, hvis man ønsker det. Ta kontakt med et av våre bibliotek for å bli registrert.
Hvis du ikke lenger ønsker å være registrert som låntaker hos oss, kan vi slette lånekortet og dine personalopplysninger fra våre systemer. Forutsetningen er at alle lån er levert og eventuelle erstatningskrav er betalt. Hvis det ikke har vært aktivitet på brukerkontoen på tre år, blir kontoen slettet uten nærmere beskjed.
Låne- og bestillingshistorikk
Så lenge du har et aktivt lån, eller en bestilling som ikke er effektuert, oppbevarer vi informasjon om dette. Dine personopplysninger blir fjernet når lånet blir returnert, eller bestillingen avsluttet. Vi oppbevarer ingen låne- eller bestillingshistorikk knyttet til deg som person.
Personvernerklæringer
Universitetet i Bergen
Her finner du detaljert informasjon om UiBs behandling av personopplysninger.
Bergen Open Research Archive (BORA)
Bergen Open Access Publishing (BOAP)
Denne personvernerklæringa fortel korleis Universitetet i Bergen samlar inn og brukar personopplysingar i Bergen Open Access Publishing (BOAP). Formålet med erklæringa er å informere deg om kva personopplysingar som vert handsama og korleis dei vert handsama.
Om BOAP
BOAP er ei publiseringsteneste som vert drifta av Universitetsbiblioteket i Bergen. BOAP støttar etablering og teknisk drift av opne, elektroniske tidsskrift eller skriftseriar for fagmiljø tilknytt Universitetet i Bergen. BOAP nyttar programvarene Open Journal Systems og Open Monograph Press.
Føremål med handsaminga
Tidsskrifta og seriane som er knytt til BOAP tek imot, handsamar, lagrar og publiserer artiklar. Persondata vert samla inn for å gjere desse operasjonane mogleg. Det inneber mellom anna informasjon som gjer redaksjonell handsaming mogleg, informasjon til lesarar om forfattarskap og kven som inngår i redaksjon og innsamling av aggregerte data om lesarar for statistikk. Basis for handsaming av persondata er samtykke.
Kva personopplysingar vert handsama?
Open Journal Systems og Open Monograph Press som vert nytta av BOAP, handsamar persondata på fleire måtar. Persondata i systemet inkluderer a) Brukardata b) Metadata om bidragsytarar c) Besøksinformasjon
a) Brukardata
Følgjande personopplysingar er obligatoriske og vert lagra når du registrerer deg:
- Fornamn
- Etternamn
- Institusjonstilhøyrsle
- Land
- E-postadresse
- Brukarnamn
- Passord
Ved å redigere din brukarprofil kan du i tillegg registrere:
- Mellomnamn
- Tiltaleform
- Nettside
- Telefon
- ORCID ID
- Faglege interesser
- Biografiske opplysingar
- Postadresse
- Signatur
- Profilbilete
b) Metadata om medforfattarar
Ved innsending av eit manuskript med fleire bidragsytarar, vil korresponderande forfattar leggje til bidragsytarane ved registrering av manuskriptet. I regelen handlar dette om medforfattarar.
Følgjande personopplysingar om bidragsytarar er obligatorisk og vert lagra:
- Fornamn
- Etternamn
- E-postadresse
- Land
I tillegg er det mogleg å registrere:
- Mellomnamn
- Nettside
- ORCID ID
- Institusjonstilhøyrsle
- Biografiske opplysingar
c) Besøksinformasjon
Tenesta samlar inn generelle besøksdata til bruk for statistikk. Tenesta nyttar også Google Analytics for statistikkinnsamling.
Utveksling med tredjepart
Bidragsyterdata for publiserte manuskript, vert regelmessig overført til andre tenester som er laga for å indeksere og spreie vitskaplege publikasjonar. Bidragsyterdata for publiserte manuskript er også opent tilgjengelege for innsamling via ei OAI-PMH-teneste. Døme på slike tenester er DOAJ og Crossref. Bruk av indekseringstenester kan variere mellom tidsskrift. Publikasjonane vil som standard også vere opent tilgjengelege for alle. Av personopplysingar vert det delt namn, institusjonstilhøyrsle og biografiske opplysingar om forfattarar, informasjon om redaktørar og redaksjonsråd og i enkelte tilfelle informasjon om fagfeller.
Tryggleikstiltak
Pålogging og autentisering
Systembrukarar og deltakarar i redaksjonelle prosessar treng innlogging til BOAP. Brukarar vert autentiserte som lokale brukarar.
Korleis sikrar vi opplysningane
All datatrafikk inn og ut av BOAP brukar kryptering over HTTPS. Brukarinformasjon for administratorar vert lagra i ei lukka database internt i applikasjonen.
Søk og Skriv
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan UiB samler inn og bruker personopplysninger i Søk & Skriv. Formålet med erklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som blir behandlet og hvordan de blir behandlet.
Om Søk & Skriv
Søk & Skriv, https://sokogskriv.no, er laget for alle studenter som ønsker å lære mer om informasjonssøk og akademisk skriving, uavhengig av studiested og -emne.
Formålet med behandlingen
Søk & Skriv ber kun om persondata hvis du henvender deg til redaksjonen via vårt kontaktskjema. Disse persondata blir da innhentet og lagra inntil eposten slettes i redaksjonen:
- Navn
- E-postadresse
Ingen sensitive personopplysninger blir samlet eller lagret.
Besøksstatistikk
Ulike handlinger (søk, oppslag osv.) blir sammenstilt og registrert for å kunne benyttes til statistikk. Dette blir gjort på en slik måte at ingen data kan spores tilbake til hver enkelt bruker. Statistikken blir lagra i inntil 36 måneder.
Sikkerhetstiltak
All datatrafikk i Søk & Skriv bruker kryptering over HTTPS.