Krav til dokumentasjon ved refusjoner

Både ved reiseregninger og refusjon av andre utlegg stilles det strenge krav til dokumentasjon av utgifter. Utlegg skal dokumenteres med bilag som tydelig viser:

1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder, OG
2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt 

En reiserute, bestillingsbekreftelse, faktura ol. oppfyller kun det første kravet, mens en kontoutskrift, bankterminalutskrift ol. kun oppfyller det andre kravet. En godkjent kvittering oppfyller begge krav. Når dette ikke er å oppdrive, kan kostnaden dokumenteres med en kombinasjon av to bilag som fyller hvert sitt krav.

Alle kvitteringer må være leselige. For kvitteringer på andre språk (andre enn engelsk og norsk/svensk/dansk) må en legge ved en beskrivelse av betalingsgrunnlaget og bekrefte at bilaget viser betalingsbekreftelse.

Ved et refusjonskrav må du legge ved elektronisk kopi av originaldokumenter. Du har selv ansvar for å oppbevare originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen i tilfelle det oppstår uklarheter. 

Godkjennelse fra prosjektleder/veileder/kontoansvarlig

Vedlagt reiseregningen/refusjonsskjemaet bør det ligge bekreftelse fra prosjektleder/veileder (f.eks. kopi av en e-post) som bekrefter at reisen/utlegget er gjennomført etter avtale med dem. Skal reiseregningen/refusjonsskjemaet belastes en tildeling, lastes tildelingsbrevet opp. 

Krever du refusjon for mat, servering eller bevertning av noe slag, må du angi anledning, legge ved en deltakerliste og eventuelt en forhåndsgodkjenning av bruk av representasjonssatser, se mer informasjon om Representasjon og bevertning på ansattsidene.

Økonomen som behandler en reiseregning må kunne «følge» reisen fra begynnelse til slutt, og forstå alle utlegg. Dersom det er noe ved reiseregningen som gjør dette vanskelig, må dette kommenteres på i merknadsfeltet.

Formål

Det er viktig å definere reisens formål godt – vær utfyllende. Formålet skal bidra til å sannsynliggjøre at utgiften som er pådratt er tjenesterelatert, og er et av hovedkontrollpunktene til skattemyndighetene ved en evt. kontroll. Et uklart eller mangelfullt formål vil kunne medføre at skattemyndighetene ved en kontroll stiller spørsmålstegn ved reiseregningens berettigelse.

Rutegående transport

Reiser på statens regning skal foretas på den hurtigste, rimeligste og mest miljøvennlige måte så langt dette er forenlig med en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reisen (jfr. Særavtalene om dekning av utgifter til reise og kost i og utenfor Norge). Som hovedregel skal det benyttes rutegående transportmidler (buss, tog, rutefly etc.). Dersom en skal bruke ikke-rutegående transportmidler (taxi, leiebil, bruk av egen bil etc.) skal det innhentes forhåndsgodkjenning som lastes opp som vedlegg til reiseregningen. Dette gjelder også oppgraderte billetter i en eller annen form (f.eks. flex flybilletter, oppgradert lugar etc.). Dersom forhåndsgodkjenning ikke er innhentet, må det redegjøres for årsaken til dette, samt årsaken til at ikke rimeligste alternativ er benyttet – bruk merknadsfeltet til dette. Ved manglende forhåndsgodkjenning kan refusjonen for slike utgifter avkortes eller avvises.

Spesielt for flyreiser

I tillegg til krav om betalingsgrunnlag og betalingsbekreftelse, vil man ved flyreiser også måtte dokumentere at flyreisen er gjennomført. Ansatte skal bestille flyreiser gjennom Berg-Hansen Reisebyrå. I portalen til Berg-Hansen kan man etter gjennomført reise, hente ut en kvittering som bekrefter at flyreisen er gjennomført. Dersom man av ulike grunner har bestilt flyreise direkte hos et flyselskap, må man også sørge for at man kan dokumentere at flyreisen er gjennomført. Noen selskaper tilbyr i likhet med Berg-Hansen, en kvittering med bekreftelse på gjennomført reise. Dersom flyselskapet ikke tilbyr dette, kan en kopi av ombordstigningskortet fungere som dokumentasjon for gjennomført reise. Dersom ombordstigningskortet er digitalt på mobiltelefonen, kan man ta et skjermbilde. 

Bruk av egen bil

Bilgodtgjørelse ved bruk av egen bil skal forhåndsgodkjennes som andre ikke-rutegående transportmidler. For å oppfylle kravet for bilgodtgjørelse skal reiseruten angis med adresse (minimum gatenavn og stedsnavn) for hvert oppdragssted på reisen. Total distanse skal være beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller. Er det gjort omkjøringer må årsaken til dette oppgis.

Privat reise/opphold

Har en kombinert en reise for arbeidsgiver med privat reise, skal det legges ved dokumentasjon på hva reisen hadde kostet dersom man ikke gjorde dette. F.eks. pris for flyreise på et annet tidspunkt eller annen destinasjon ol. Dette må nødvendigvis hentes inn før reisen finner sted. Det skal benyttes avtaleleverandør for reiser – både ved bestilling av den faktiske reisen og for priseksempel. Den samme dokumentasjonen må også vedlegges for oppholdskostnader el. (hotell, AirBNB osv.) dersom familie eller andre som ikke skal ha reisen dekket av UiB, er med på reisen.

Bonuspoeng og rabatter

Det refunderes kun utlegg en faktisk har hatt. Dette gjelder også for utlegg som en ikke trenger å dokumentere med kvittering (buss, bybane etc.). Ved bruk av rabatter eller bonuspoeng (f.eks. hos SAS, Norwegian osv.) refunderes kun beløpet som man faktisk har betalt. Bonuspoeng opptjent på reiser i oppdrag for arbeidsgiver, skal benyttes på denne type reiser. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter (jfr. Særavtalene om dekning av utgifter til reise og kost i og utenfor Norge).

Kompansasjonstillegg

På tjenestereise i utlandet utover 12t gis det et kompensasjonstillegg som er ment å kompensere for fravær fra hjemmet. Kompansasjonstillegget er skattepliktig. Tillegget blir bare gitt ved reiser som er pålagte eller godkjente som sådan. Ved deltakelse på kurs, seminarer, konferanser i utlandet som ikke er tjenestereise, tilstås ikke kompensasjonstillegg.

Se mer om Reiser på ansattsidene.