Reiseregning (veiledning for ikke-ansatte)

Når du har logget inn, velg "Registrer reiseregning".

Her finner du skjema for reiseregning, påbegynte reiseregninger (utkast) og oversikt over innsendte reiseregninger. Når du fyller ut reiseregninger vil hver av disse være synlig i denne oversikten, og du kan se hvor i prosessen søknaden din er. Følgende status benyttes: 

• Utkast: Reiseregningen er ikke sendt inn 
• Sendt: Reiseregningen er sendt til godkjenning 
• Godkjent: Reiseregningen er godkjent  
• Utbetalt: Pengene er utbetalt til din konto 

For å registrere en ny reiseregning, trykk knappen "+ Lag ny".

Husk å lagre reiseregningen underveis når den fylles ut. Da kan du hente frem utkastet og fortsette ved en senere anledning. 

1. Fra – Til: Tidspunktet for når du starter og avslutter reisen.
    

2. Formål: Formålet med reisen må fylles ut så nøyaktig som mulig. Skriv for eksempel navn på seminar. Merk: Maks antall tegn i dette feltet er 60. 

3. Land / Region: Reisemål, for eksempel Bergen.

4.  Regulativ: Velg fra nedtrekksmenyen hvilken type reise du har foretatt. Dette er de mest brukte typene:

   • Dagsreise: hvis reisen kun varer én dag, ingen overnatting

   • Hotell: hvis du bor på hotel eller båt med overnatting

   • Hybel/Leil/Privat m/kok: hvis du bor i en leilighet, f.eks. Airbnb eller om du bor privat hos venner e.l.

   • Hybel u/kok, Pensjonat/Brakke: hvis du bor på pensjonat eller lignende, uten tilgang til enkelt kjøkken

   • Feltavtale: hvis du er på en feltreise i Norge

   • Ferie/privat opphold: hvis du kombinerer forretningsreise og ferie, legg til ny destinasjon, og registrér ferieperioden som Ferie/privat opphold
      

5. Legg til nytt reisemål hvis du har besøkt mer enn ett sted eller hvis du har hatt ulike typer overnatting. 

6. Kostnadsfordeling: Velg "Standard" med mindre du har fått oppgitt noe annet.

7. Lagre reiseregningen din.

8. Fortsett til godtgjørelser. Klikk på knappen "Trinn 2" for å gå videre til godtgjørelser.

1. Kostgodtgjørelse: Dersom du har avtalt og har rett til kostpenger, må du krysse av for dette. Sett kryss på de måltidene du har fått. Hvis du har bodd på hotell i Norge er frokost normalt inkludert. Da må du krysse av for frokost uavhengig av om du spiser eller ikke.

2. Nattillegg: Du har krav på nattillegg hvis du har overnattet privat. For eksempel hvis du bor hos venner eller bekjente.

3. Kilometergodtgjørelse: Oppgi bruk av privat kjøretøy. Bruk av privat bil skal være avtalt på forhånd.

1. Velg utgiftstype. Her er de mest brukte postene i listen. Bruk: 
    

   • Hotell: hvis du overnatter på hotell. Oppgi navn og adresse på hotellet

   • Flyreise: hvis du har reist med fly. Legg ved bekreftelse på gjennomført flyreise (boarding pass, bekreftelse fra reisebyrå, etc.) 

   • Husleie/bolig utg. tjenesteopph: hvis du har bodd på AirBnB

   • Måltider/frokost hotell: hvis du ikke har kostgodtgjørelse, men utlegg for mat

   • Kollektiv transport: hvis du har reist med kollektivtransport

   • Taxi: hvis du har reist med taxi. Bruk av taxi må begrunnes
     
     Alle utgifter må dokumenteres med kvitteringer.
     OBS! Dersom UiB har betalt fly eller hotell for deg direkte, skal du føre opp kostnaden under kostnadstypene som slutter på "betalt av virksomhet". Kjenner du ikke pris/beløp, skriver du inn kr 0.
      

2. Kostnadsfordeling: Velg "Følger reisens generelle tilordning".
    
3. Legg til vedlegg: Legg til kvittering for utgiften. Vedlegget må vise hva utgiften gjelder og at utgiften er betalt. Les ev. mer om krav til dokumentasjon ved refusjon av utgifter.
    
4. Klikk OK for å registrere dette utlegget. Registrer de andre utleggene du har hatt på tilsvarende måte.

1. Listen "Generelle vedlegg" viser alle vedleggene du har lastet opp. 

2. Legg til eventuelle andre vedlegg til reiseregningen. For eksempel et tildelingsbrev, invitasjon eller annen dokumentasjon på at reiseregningen skal dekkes av UiB.  

3. Kommentar: Oppgi navnet på din kontaktperson ved UiB i dette feltet. Legg også inn eventuelle meldinger til personene som skal kontrollere og godkjenne reisen.  

4. Trykk "Lagre" slik at reiseregningen lagres. 

5. Gå til innsending.

1. Kontrollér reiseregningen før du sender den inn.

   Tips: Klikk på prikkene nederst i høyre hjørnet for å få opp menyen. Velg "Vis slipp" for å se hele reiseregningen.

2. Når reiseregningen er OK klikker du på "Send".

3. Reiseregningen blir nå sendt til kontroll og godkjenning. Du kan se status på reiseregningen i oversikten.

4. Vær oppmerksom på at reiseregningen kan bli sendt i retur til deg dersom det er behov for flere opplysninger. Etter du har gjort endringer i reiseregningen må du sende den inn på nytt.

UiB har utbetaling av reiseregninger to ganger i måneden. Normalt vil pengene være utbetalt etter ca. én måned. 

Har du problemer med utfylling av reiseregning ta kontakt DFØ sitt kundesenter: 

• Telefon: 400 18 659
• E-post: lonn@dfo.no

Spørsmål angående status på reiseregningen kan sendes til Lønnskontoret ved UiB: post@lonnskontoret.uib.no.