HMS-risikovurdering og sikker jobbanalyse (SJA)

HMS-risikovurdering

Risikovurderinger relatert til helse, miljø og sikkerhet (HMS) er lovpålagt ihht. arbeidsmiljøloven §3-1, og ansees som en del av det systematiske arbeidet med HMS. Det er også krav om at risikovurderingene, samt tilhørende planer og tiltak dokumenteres skriftlig ihht. til Internkontrollforskriften §5.  

Alle enheter ved UiB skal risikovurdere sitt eget arbeidsmiljø relatert til HMS i en eller flere HMS-risikovurderinger. HMS-risikovurderingene skal oppdateres årlig, og det rapporteres årlig om dette i HMS-årsrapport.  

Noen enheter har høyere risikonivå og må derfor gjennomføre flere HMS-risikovurderinger i forbindelse med disse aktivitetene (f.eks. relatert til laboratorier, klinikk, felt og tokt, verksted o.l.). Det er også tilleggskrav til risikovurderinger for en del type arbeid ihht. forskrift om organisering ledelse og medvirkning §7-3 og forskrift om utførelse av arbeid, som omtales i neste kapittel.

Det er linjeleders ansvar at HMS-risikovurderinger blir gjennomført ved enheten. Linjeleder kan delegere oppgaven med å gjennomføre til HMS-koordinator eller annen ansatt, men kan ikke delegere ansvaret. Verneombud har en påserolle. 

Kort om ROS-analyser 

ROS-analyser (Risiko- og sårbarhetsanalyser) er overordnede risikovurderinger knyttet til sikkerhet og beredskap på fakultet/avdelingsnivå eller høyere. I denne type analyse ser man kun på hendelser som kan utløse beredskapsplaner ​og få større uakseptable konsekvenser for UiBs verdier: liv/helse, ytre miljø, drift, økonomi eller omdømme. 

ROS-analysen brukes som grunnlag til å identifisere og gjennomføre tiltak som reduserer risiko for beredskapshendelser, utvikle/oppdatere beredskapsplanverk og valg av øvelsesscenarioer.  

ROS-analyser er noe de færreste ansatte på UiB trenger å forholde seg til, da disse kun skal gjennomføres på et overordnet nivå av fakultetledelse. ROS-analyse brukes ofte feilaktig som et begrep om HMS-risikovurderinger, noe som kan skape litt forvirring.

Bildet under gir en visuell fremstilling av organiseringen av risikovurdering knyttet til HMS og beredskap ved UiB.  

Foto/ill.:

(c) UiB 2024

Andre risikovurderinger 

Det finnes også risikovurderinger som omfatter andre områder og bruker annen metodikk enn HMS-risikovurderinger. Disse må derfor gjennomføres som egne risikovurderinger. Dette gjelder bygg og verdier (Eiendomsavdelingen) og IT-sikkerhet (IT-avdelingen).   

Det er også tilleggskrav til risikovurderinger for en del type arbeid ihht. forskrift om organisering ledelse og medvirkning og forskrift om utførelse av arbeid. Enheter med aktiviteter som nevnes under må sette seg inn i de aktuelle tillegskravene for sin aktivitet.

• bruk og håndtering av kjemikalier
• utførelse av varmt arbeid
• fare for eksponering for biologiske faktorer
• eksponering for forplantningsskadelige faktorer
• eksponering for støy og mekaniske vibrasjoner
• eksponering for kunstig optisk stråling
• eksponering for elektromagnetisk felt
• utførelse av arbeid i høyden
• utførelse av gravearbeid
• utførelse av manuelt arbeid som kan innebære risiko for helseskadelig belastning
• arbeid som kan medføre risiko for å bli utsatt for vold og trussel om vold
• arbeid under vann eller økt omgivende trykk
• snøskredfare

For å kartlegge farer og problemer bør enheten:

• Gjennomgå arbeidsoppgaver, aktiviteter og lokasjoner ved enheten
• Snakke med medarbeidere ved enheten
  • De ansatte er en svært verdifull kilde til informasjon om hva som oppleves som farefullt i arbeidshverdagen 
• Gjennomgå tidligere HMS-avvik
• Kartlegge organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø med Lokal arbeidsmiljøundersøkelse (tidligere kjent som HMS-møte) årlig, dette kan ersattes av Felles arbeidsmiljøundersøkelse (tidligere kjent som ARK) de årene det gjennomføres.
• Kartlegge fysisk arbeidsmiljø med vernerunde (tidligere kjent som HMS-runde). 

På bakgrunn av kartleggingene kan man identifisere hva som er risikofylt ved enheten. Dette avgjør videre hva som bør inngå i HMS-risikovurderingen(e).

HMS-risikovurderingen består av å stille en rekke spørsmål:

• Hva kan gå galt? 
  • Identifisere uønskede hendelser som kan oppstå.
    • Et eksempel på en uønsket hendelse kan være kjemikaliesøl inn på øyet.
• Hvorfor går det galt? 
  • Hva er årsakene til de uønskede hendelsene?
    • I eksempelet med kjemikaliesøl inn på øyet kan årsakene blant annet være at man ikke bruker vernebriller, eller at vernebrillene ikke dekket godt nok. 
• Hvor sannsynlig er det at det går galt? 
  • Uttrykkes ofte i form av frekvens (hvor ofte vil det kunne skje).
    • Dette kommer an på aktivitetsnivået og de eksisterende rutinene ved enheten, men vi kan f.eks. si at dette skjer mellom en gang hvert år og en gang hvert 5. år.
• Hva kan skje hvis det går galt? 
  • Konsekvenser for f.eks. verdiene "liv og helse" og "drift, produksjon og tjenesteyting".
    • Konsekvensen for liv og helse kan bli alt fra lettere øyeskade til permanent øyeskade. Kan også påvirke drift dersom en nøkkelperson bli sykemeldt.
• Hva kan vi gjøre for å hindre at det går galt?
  • Dette kalles forebyggende tiltak.
    • F.eks. bruke tette vernebriller og arbeide i avtrekkskap.
• Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis det går galt?
  • Dette kalles begrensende tiltak.
    • F.eks. Ha tilgjengelig øyeskyll på laboratoriet. Ha rutiner for å dra på Legevakten.  

Ved UiB har vi utarbeidet maler for HMS-risikovurderinger (se Faktaboks) som kan benyttes i arbeidet med HMS-risikovurderingen. Disse er basert på malverk fra Arbeidstilsynet.

Sannsynlighet bruker vi som et mål på hvor trolig vi mener det er at en (uønsket) hendelse vil inntreffe, basert på den kunnskapen vi har tilgjengelig. 

Konsekvens er en mulig følge av en uønsket hendelse, og kan innebære tap av eller skade på verdier vi ønsker å beskytte. Ved UiB er disse verdiene "liv og helse", "ytre miljø", "drift, produksjon og tjenesteyting", "økonomiske og materielle verdier", "troverdighet og omdømme".

Risiko kan fremstilles i en risikomatrise, med konsekvens langs en akse og sannsynlighet langs den andre aksen. Dette gir et bilde av risikoen i to dimensjoner, sannsynlighet og konsekvens. Matrisen kan ha ulike størrelser men det er vanlig med 5x5 celler.

For å plassere sannsynlighet og konsekvens i matrisen bruker man kriterier for sannsynlighet og konsekvensgrad.

Sannsynligheten deles inn i tall fra 1-5, der hvert tall representerer en angitt sannsynlighet. F.eks. representerer tallet 3, "Sannsynlig" som angir at hendelsen vil kunne inntreffe "Mellom en gang hvert år og en gang hvert 5. år". Dette er vurderinger man gjør under risikovurderingen basert på kunnskapen man har om en potensiell uønsket hendelse.

I tabellen under ser man kriteriene for sannsynlighet:

Konsekvensgraden deles inn i bokstavene A-E, der hver bokstav representerer én konsekvensgrad. F.eks. representerer bokstaven B en angitt konsekvensgrad som "En viss fare".

Konsekvensgraden vil ha ulik betydning for de ulike verdiene "liv og helse", "ytre miljø", "drift, produksjon og tjenesteyting", "økonomiske og materielle verdier", "troverdighet og omdømme".

For verdien "liv og helse" innebærer "B. En viss fare": "Få eller små fysiske eller psykiske skader.", mens for verdien "drift, produksjon og tjenesteyting" innebærer "B. En viss fare": "Mindre reduksjon av primærfunksjoner som lar seg løse med enkle midler innenfor kort tid." Det finnes en oversikt over dette i kriterier for sannsynlighet og konsekvens.

Tallene for sannsynlighet (1-5) og bokstavene (A-E) for konsekvensgradene brukes til å finne plasseringen til den uønskede hendelsen i risikomatrisen.

For at man ikke skal måtte bruke 5 ulike risikomatriser, én for hver av verdiene "liv og helse", "ytre miljø", "drift, produksjon og tjenesteyting", "økonomiske og materielle verdier", "troverdighet og omdømme". Vil det i malverket være verdien med høyest risiko for den uønskede hendelsen som fremstilles i matrisen.

Risikoen er høyere, jo lengre opp og til høyre hendelsen plasserer seg i matrisen. Risikomatrisen er inndelt i fargene rødt, gult og grønt for å formidle risikonivå: 

• Rødt betyr ikke akseptabel risiko og risikoreduserende tiltak må iverksettes umiddelbart. 
• Gult indikerer behov for innføring av risikoreduserende tiltak 
• Grønt indikerer akseptabel risiko. Innføring av tiltak bør vurderes der det åpenbart vil gi gode effekter. 

Risikomatrisen gir en visuell fremstilling av risiko som er meget forenklet, i tillegg sier ikke risikomatrisen noe om usikkerheten eller grad av kunnskap som ligger bak vurderingene. Risikomatrisen er likevel et godt hjelpemiddel så lenge man er klar over svakhetene knyttet til denne.

Foto/ill.:

(c) 2023 UiB

Tiltak er alle virkemidler som kan innføres for å redusere risiko knyttet til en hendelse.

Forebyggende tiltak:

Reduserer muligheten for at den uønskede hendelsen oppstår. Kalles også sannsynlighetsreduserende tiltak.

• Et eksempel på et forebyggende tiltak er å bruke refleksvest når man sykler i mørket. Økt synlighet reduserer sannsynligheten for å bli påkjørt.

Begrensende tiltak:

Reduserer konsekvensen av den uønskede hendelsen hvis den oppstår. Kalles også konsekvensreduserende tiltak.

• Et eksempel på et begrensende tiltak er bruk av sykkelhjelm, siden det vil kunne redusere konsekvensen (skade på liv og helse) hvis man skulle ha et uhell.

Hvordan gjennomfører man en risikovurdering? Dette kommer an på omfanget av risikovurderingen. Noen gjør risikovurderinger alene fordi de risikovurderer kun sitt eget arbeid. Men mer helhetlige risikovurderinger bør gjennomføres i en gruppe for å sikre riktig involvering. Under følger en beskrivelse av hvordan man kan gjennomføre en risikovurdering med flere deltakere, men beskrivelsen er også overførbar til dersom man utfører en risikovurdering for eget arbeid.

Planlegge

God planlegging i forbindelse med risikovurderingen vil lette arbeidet og gi bedre kvalitet på analysen.

Noen ting som er lurt å ha tenkt gjennom før man gjennomfører en risikovurdering er:

• Hvorfor skal du risikovurdere?
• Hva skal du risikovurdere? 
  • Kartleggingen vil gi et grunnlag for å vurdere hva som bør risikovurderes.
• Hva skal du ikke risikovurdere?
  • Det kan være lurt å avgrense risikovurderingen så den ikke blir for stor. Del heller opp i flere mindre. 
• Hvem skal være med på risikovurderingen?
  • I delkapittelet under om Deltakere kan du lese mer om hvem som bør være med.  
• Innhent informasjon
  • F.eks. se på tidligere HMS-avvik og risikovurderinger, gjennomfør befaringer, snakk med ansatte/kolleger.

Deltakere

Risikovurderinger skal foretas i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. 

En måte å gjennomføre HMS-risikovurderingen på er ved å ha et arbeidsmøte med relevante deltakere.

Man kan være 3-6 deltakere på arbeidsmøtet for risikovurdering:

• Leder eller leders representant (er som regel den som arrangerer risikoanalysen)
• Ansatte med kunnskap om det man skal risikovurdere
• Personer med erfaring/utdanning innenfor fagfeltet/området
• Ansatte som påvirkes skal få mulighet til å medvirke
• Verneombud skal delta der det er hensiktsmessig, og holdes informert om risikovurderinger på enheten

Arbeidsmøte

1. Begynn med å bli enige om hva som skal inngå i risikovurderingen.
   • Ofte kan folk ha ulike oppfatninger, derfor er det lurt å starte med en forventningsavklaring for å unngå å snakke forbi hverandre.
   • I noen tilfeller kan det lønne seg å dele risikovurderingen opp i flere, dersom omfanget blir for stort.
2. Når man er enige om hva som skal inngå i risikovurderingen, kan man starte med å identifisere uønskede hendelser. F.eks. kan en uønsket hendelse være kjemikaliesøl på øyet som i eksempelet over.
   • En måte å gi alle mulighet til å komme med innspill på, er å starte med 5-10 minutter der alle hver for seg noterer ned uønskede hendelser som de tror kan oppstå på gule lapper. En gul lapp per hendelse.
   • Deretter fester alle lappene sine på en tavle eller vegg, og man kan samle og slå sammen de uønskede hendelsene som er like.
   • Dersom det er veldig mange forskjellige uønskede hendelser, og man ikke har mulighet for å analysere hver hendelse i detalj, kan man velge ut de man anser som viktigst og gå videre med dem.
3. Noter hendelsene man ønsker å gå videre med inn i malen for HMS-risikovurdering.
4. For hver enkelt hendelse:
   • Diskuter hva som kan forårsake den uønskede hendelsen (årsakene).
   • Identifiser konsekvenser. En hendelse vil kunne ha flere konsekvenser, noter alle.
   • Identifiser eksisterende risikoreduserende tiltak (forebyggende og begrensende).
   • Angi sannsynlighet for at hendelsen kan inntreffe ved hjelp av kriteriene.
   • Angi hvilken konsekvensgrad hendelsen vil kunne ha for de ulike verdiene våre ved hjelp av kriteriene.
   • Finn plasseringen i risikomatrisen ved hjelp av tall for sannsynlighet og bokstav for konsekvens (i Excel-malen skjer dette automatisk).
   • Hvordan vurderer vi risikoen ut fra det vi har analysert så langt. Er det behov for nye tiltak for å redusere risikoen?
     • Identifiser nye tiltak, deretter angi sannsynlighet og konsekvensgrad på ny.

Oppfølging

Man kan bruke tiltakslisten for å følge opp og gjennomføre tiltakene, denne er en del av risikovurderingsmalen.

Mer langsiktige tiltak kan tas med i HMS-handlingsplan.

Det er linjeleders ansvar å sørge for at risikovurderingene følges opp i etterkant og at tiltak innføres.

Sikker jobbanalyse (SJA) kan brukes som et tillegg for enkeltoppgaver og arbeidsaktiviteter der HMS-risikovurderinger eller etablerte rutiner/prosedyrer ikke dekker arbeidet som skal gjennomføres. Alle kan gjøre en SJA, men den som skal gjøre arbeidet må delta på SJA'en.

Malen for SJA finner du i faktaboksen.

Gjennomføring

1. Del arbeidsoppgaven/aktiviteten inn i deloppgaver.
   • Deloppgavene må være i den rekkefølgen de naturlig ville blitt utført i.
2. Identifiser uønskede hendelser som kan forekomme knyttet til hver deloppgave.
3. Identifiser tiltak for de uønskede hendelsene knyttet til hver deloppgave for å redusere risikoen.

Under er et veldig forenklet eksempel på en SJA.

Etter fullført SJA og hvis det er innført tiltak slik at arbeidsoppgaven/aktiviteten kan gjennomføres på en trygg måte, kan man sette i gang med arbeidet.

En SJA kan for eksempel utføres dersom man skal gjennomføre risikofylt arbeid og:

• Oppgaven/aktiviteten avviker fra etablerte rutiner eller prosedyrer.
• Arbeidet krever samarbeid mellom ulike enheter eller yrkesgrupper.
• Utstyret du skal bruke ikke dekkes av gjeldende arbeidsinstruksjoner eller rutiner.
• De som jobber med oppgaven ikke har erfaring med denne oppgaven/aktiviteten.
• Det har vært uønskede hendelser i forbindelse med denne typen arbeid tidligere.