Meld HMS-avvik

UiBs definisjon av HMS-avvik er "uønskede hendelser og forhold som har ført til eller kan føre til skade på mennesker, miljø og materielle verdier".

Dette er igjen inndelt i HMS-avvikskategorier:

• brudd på HMS-lovgivning og HMS-retningslinjer/-prosedyrer 
• personskade som medførte medisinsk behandling 
• arbeidsrelatert sykdom  
• mindre personskade  
• skadelig utslipp til miljø 
• uønsket hendelse med kjemikalier/gass, biologiske faktorer og strålekilder 
• vold og trusler fra tredjepart (studenter skal melde fra om dette i Si-fra-systemet)
• forhold som reduserer brannsikkerheten 
• brudd på «Styringssystem for sikring av bygg og verdier» 
• innbrudd og uvedkommende i/ved bygg 
• større bygningsmessige skader  
• skade/tap av fysiske verdier som følge av brann, tyveri, hærverk, lekkasjer eller inneklima 

Ved personskader med risiko for smitte og alvorlige personskader skal du melde fra til lokal linjeleder eller infosenter ved fakultet umiddelbart, slik at strakstiltak kan iverksettes. Deretter skal vanlig melderutine følges.

Fordi personvern og taushetsplikt skal ivaretas på forsvarlig måte, er det noen forhold som ikke skal meldes som HMS-avvik.

Følgende forhold må meldes og følges opp etter gjeldende retningslinjer:

• Konflikter mellom ansatte skal håndteres iht. Retningslinjer for Konflikthåndtering
• Mobbing og trakassering skal håndteres iht. Retningslinjer for forebygging og håndtering av mobbing og trakassering
• Kritikkverdige forhold skal håndteres iht. Retningslinjer for varsling ved Universitetet i Bergen
• Konflikter, mobbing og utilbørlig opptreden som berører studenter skal håndteres iht. Retningslinjer for konflikter, mobbing, trakassering og seksuell trakassering som berører studenter ved Universitetet i Bergen
• Klager og bekymringer fra studenter som gjelder studentmiljøet skal meldes i "Si fra! systemet".

Bygningsdrift og reparasjoner: Behovsmelding til EiA i Lydia 

Saker knyttet til bygningsdrift og reparasjoner på materiell/bygg meldes som behovsmelding til Eiendomsavdelingen i Lydia.

Større skader på materiell og bygg, og systemsvikt meldes som HMS-avvik.

HMS-avvik registreres i meldeskjema "Meldeskjema for HMS-avvik" i UiBhjelp.

• Velg skjemaet "Meldeskjema for HMS-avvik" i UiBhjelp og fyll ut feltene.
• Obligatoriske felt i meldeskjemaet er merket med *.
• Det finnes hjelpeinformasjon knyttet til hvert felt.
• Du får bekreftelse på e-post når HMS-avviket er registrert og når det ferdigstilles. Du kan også underveis gi mer informasjon knyttet til HMS-avviket og være i dialog med operatøren i UiBhjelp.
• Under knappen "Mine henvendelser" i UiBhjelp finner du saken din.

Ved personskader som medførte medisinsk behandling og *arbeidsrelatert sykdom skal det fylles ut et eget meldeskjema. Disse opplysningene regnes som sensitiv informasjon.

• Velg skjemaet "Meldeskjema for personskade/arbeidsrelatert sykdom" i UiBhjelp.
• Obligatoriske felt i meldeskjemaet er merket med *.
• Det finnes hjelpeinformasjon knyttet til hvert felt.
• Når skjemaet er sendt inn får du en forvaltningsmelding med saksnummer i ePhorte på e-post.
• Saken din vil bli fulgt opp av en operatør i UiBhjelp.
• Under knappen "Mine henvendelser" i UiBhjelp finner du saken din.

Melding til NAV/Statens pensjonskasse

• Arbeidsgiver fyller ut skjema sammen med innmelder om yrkesskade/yrkessykdom til NAV. Melding bør meldes snarest og senest innen ett år. NAV-skjema kan så lagres i ePhorte-saken.
• Arbeidsgiver fyller ut skjema sammen med innmelder ved yrkesskade/yrkessykdom som kan gi rett til erstatning til Statens pensjonskasse for ansatte som er innmeldt der.

*Arbeidsrelatert sykdom, eksempler:

• Sykdom forårsaket av forgiftning eller annen kjemisk påvirkning
• Allergiske og idiosynkratiske hud- og lungesykdommer
• Sykdom som skyldes strålingsenergi
• Nedsatt hørsel forårsaket av støy
• Lungesykdommer forårsaket av finfordelte stoffer
• Hånd- arm- vibrasjonssyndrom (HAVS)
• Sykdommer som skyldes smitte
• Klimasykdommer og epidemiske sykdommer
• Annen arbeidsrelatert sykdom

Studenter kan søke Sammen helsefond om refusjon av utgifter til psykolog, tannskade som følge av en ulykke.

Eksterne kan ikke melde i UiBhjelp selv, fordi det krever innlogging med brukernavn og passord.

Hvis du melder om et HMS-avvik på vegne av andre, for eksempel besøkende eller gjesteforskere, må du spesifisere dette i avviksmeldingen.

NB: Personskade som medførte medisinsk behandling/arbeidsrelatert sykdom må meldes av den enkelte ansatte eller student selv.

Det er din leder og operatør i UiBhjelp som mottar HMS-avviket og er ansvarlig for oppfølging og iverksetting av tiltak.

• Innmelder.
• Operatør ved innmelders enhet.
• Person(er) innmelder velger å dele HMS-avviket med.
• Bedriftshelsetjenesten blir orientert om og har innsyn i alle HMS-avvik som omfatter personskade som medførte medisinsk behandling og arbeidsrelatert sykdom

Overordnet nivå:

• Ledere, hovedverneombud og verneombud har tilgang til en overordnet rapport over innmeldte HMS-avvik ved UiB, men kan ikke se detaljene.
• Trenger du tilgang til rapporten, må kontaktpersonen for operatørgruppen i HMS-avvik ved ditt fakultet sende en bestilling om dette til Faggruppe for HMS, beredskap og bærekraft. Hvis du ikke vet hvem kontaktpersonen er, kan du kontakte Faggruppe for HMS, beredskap og bærekraft for informasjon om dette.
• Universitetets hovedverneombud har tilgang til alle HMS-avvik.

Systemansvar:

• HR-avdelingen har systemansvar og tilgang til alle HMS-avvik.
• Eiendomsavdelingen har tilgang til alle HMS-avvik.

For endring av operatører i operatørgruppen kan dette meldes via eget skjema i UiB-hjelp.