HMS ved feltarbeid, tokt og gruppereise

Feltarbeid, tokt og gruppereise kan medføre økt risiko for skade på mennesker og/eller miljø.

Før avreise skal det gjennomføres en HMS-risikovurdering for kartlegge potensielle risikoforhold. Det samme anbefales å gjøre for annen gruppereise. Sjekklisten kan brukes for å identifisere hvilke risikoforhold som er aktuelle for det enkelte feltarbeid, tokt og gruppereise.

Når risikoforholdene er kartlagt og vurdert skal tiltak iverksettes for å redusere risikoforholdene.

Lokal beredskapsplan for det enkelte feltarbeidet, tokt, gruppereise samt varslingsrutiner skal utarbeides.

Dersom det oppstår uventede risikofylte arbeidsoppgaver under feltarbeid, tokt, gruppereise anbefales det å gjennomføre en Sikker jobb analyse (SJA).

• Sjekkliste til hjelp ved kartlegging av risikoforhold ved feltarbeid, tokt og gruppereise 
• HMS-risikovurdering
• Retningslinjer for risikovurdering knyttet til helse, miljø og sikkerhet (UiBs regelsamling)
• Folkehelseinstituttet (fhi.no)
• Bestill reise ved UiB 
• Registrering av reiseinformasjon hos Utenriksdepartementet (regjeringen.no)
• Utenriksdepartementet sine reiseinformasjon (regjeringen.no)
• Beredskapsplan for UiB (UiBs regelsamling)
• Beredskapsplan for ansatte i utlandet (UiBs regelsamling)
• Beredskapsplan for UiB studenter i utlandet (UiBs regelsamling)

Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder og skal, så langt praktisk mulig, bestilles gjennom reisebyråleverandør.

• Bestill reise ved UiB 
• Registrering av reiseinformasjon hos Utenriksdepartementet (regjeringen.no)

Ansatt/student:

• Bør delta i kartlegging og vurdering av risiko.
• Skal registrere pårørendeinformasjon og kontaktinformasjon i forkant av reisen.
  • Studenter: Registrerer pårørendeinformasjon og mobilnummer i CIM. Dersom du er usikker på hvordan dette gjøres, ta en titt i brukerveiledningen (EN).
  • Ansatte/Phd: Registrerer pårørendeinformasjon og mobilnummer i Selvbetjeningsportalen. Under "Arbeidsforhold" velger du "Mine opplysninger", "Legg til Familie/kontaktperson" og "Legg til nytt telefonnummer".
• Skal svare på digital informasjon som de mottar i forbindelse med reisen.
• Skal rette seg etter sikkerhetsrutiner og lokale tilpasninger som kreves for forsvarlig HMS-messig gjennomføring av feltarbeidet, toktet, gruppereisen
• Har et selvstendig ansvar for å vurdere sikkerheten i aktiviteten, utføre nødvendige justeringer og ev. å stoppe aktivitet av sikkerhetsmessige grunner.
• Har plikt til å informere Faglig ansvarlig ev. Reiseleder om helsemessige og andre forhold som kan ha betydning for sikkerheten ved gjennomføring av feltarbeid/tokt/gruppereise.
• Skal ved beredskapssituasjon varsle i tråd med lokal beredskapsplan.

• Forsikring under reise (Medarbeiderhåndboken) 
• Forsikringsordninger for studenter 
• NAV
• Norsk Studentunion (nsu.no)

Feltarbeid, tokt og gruppereise kan medføre økt risiko for skade på mennesker. Potensielle risikoforhold ved feltarbeid og tokt skal derfor kartlegges og risikovurderes før avreise. Det samme anbefales å gjøre for annen gruppereise. Dersom risikovurdering viser økt fare for sykdom eller skade, tilbyr UiB samtale med helsepersonell hos Bedriftshelsetjenesten. En slik samtale vil være med å kartlegge: 

• Behov for vaksinasjon
• Behov for helseattest (sjømannsattest, offshore attest, dykkerattest)
• Status for egen helse før feltarbeid (vurdering av deltakers totale helsebilde, fysisk og mental, der det kan forventes å være krevende forhold)
• Sykdom og allergier
• Nærhet og kvalitet på lokalt helsevesenet

• Folkehelseinstituttet - råd om reisevaksiner
• Særregler for den som har sitt arbeid om bord som er gravid, nylig har født og ammer (lovdata.no)

• Medarbeidere som skal arbeide i utlandet i mer enn én måned skal fylle ut "Tillegg til arbeidsavtale ved utenlandsopphold" før avreise, jf. arbeidsmiljøloven § 14 – 7. Gjelder ikke ved reiser til konferanser og seminarer i utlandet. 

Der ansatte med forskjellige arbeidsgivere eller studenter fra forskjellige læresteder deltar i felles feltarbeid/tokt/gruppereise, skal det avklares på forhånd hvilken arbeidsgiver/institusjon som er samordningsanvarlig (hovedbedrift) med ansvar for å samordne HMS-arbeidet for felles feltarbeid/tokt/gruppereise.

• Havforskningsinstituttet
• The University Centre in Svalbard (unis.no)
• HMS-samordningsavtaler 

For lokalt inngåtte HMS-samordningsavtaler, kontakt fakultet/avdeling/institutt.

• Retningslinjer for feltarbeid i staten (lovdata.no)
• Forskrift om arbeidsmiljø, sikkerhet og helse for de som har sitt arbeid om bord på skip (lovdata.no)
• Særregler for den som har sitt arbeid om bord som er gravid, nylig har født og ammer (lovdata.no)

• Avtale om feltarbeid for tilsatte ved UiB (Medarbeiderhåndboken)
• Særavtale vedrørende lønns- og arbeidsvilkår for kortvarige, tidsbegrensende engasjementer ved feltarbeid ved UiB (Medarbeiderhåndboken)
• Retningslinjer for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid, tokt, og gruppereise (UiBs regelsamling)
• Retningsline for risikovurdering knyttet til helse, miljø og sikkerhet (UiBs regelsamling)
• HMS-retningslinjer (UiBs regelsamling)

Reiseadministrator er oppnevnt administrativ støttefunksjon i CIM for Linjeleder/Faglig ansvarlig/Reiseleder, og er ansvarlig for registrering og oppfølging av feltarbeid, tokt og gruppereise i CIM. 

• CIM (uib-cim.no)
• E-læringskurs for Reiseadministrator i CIM (Mitt UiB)

Det er opprettet et Teams for Reiseadministratorer. Du kan melde deg inn ved å bruke koden: x9fy3ty