HMS ved feltarbeid, tokt og gruppereise

Reiseadministrator er utpekt som administrativ støtte for Linjeleder/Faglig ansvarlig/Reiseleder, og har ansvar for registrering og oppfølging av feltarbeid, tokt og gruppereiser.

Før utreise skal feltarbeid, tokt og gruppereiser registreres for å holde oversikt over planlagte og pågående reiser.

Dette inkluderer informasjon om Faglig ansvarlig/Reiseleder og oppdaterte deltakerlister med kontakt- og pårørendeinformasjon, for å muliggjøre kommunikasjon med de som er på reise ved behov.

Inntil et nytt system er på plass, ivaretas reise- og pårørendeoversikten lokalt.

Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av nærmeste leder og skal, så langt praktisk mulig, bestilles gjennom reisebyråleverandør ved UiB.  

Både ansatte og studenter:

• Bør sørge for at Reiseadministrator ved deres enhet er informert om at de reiser. 
• Skal registrere pårørendeinformasjon og kontaktinformasjon i forkant av reisen. 
  • Studenter: Pårørendeinformasjon må registreres i Studentweb. 
  • Ansatte: Registrerer pårørendeinformasjon og mobilnummer i Selvbetjeningsportalen. Under "Arbeidsforhold" velger du "Mine opplysninger", "Legg til Familie/kontaktperson" og "Legg til nytt telefonnummer".
• Skal svare på digital informasjon som de mottar i forbindelse med reisen.
• Bør delta i kartlegging og vurdering av HMS-risiko.
• Skal rette seg etter sikkerhetsrutiner, og lokale tilpasninger som kreves for forsvarlig HMS-messig gjennomføring av feltarbeid, tokt og gruppereise.
• Har et selvstendig ansvar for å vurdere sikkerheten i aktiviteten, utføre nødvendige justeringer og ev. å stoppe aktivitet av sikkerhetsmessige grunner.
• Har plikt til å informere Faglig ansvarlig evt. Reiseleder om helsemessige og andre forhold som kan ha betydning for sikkerheten ved gjennomføring av feltarbeid/tokt/gruppereise.
• Skal ved beredskapssituasjon varsle i tråd med lokal beredskapsplan, som skal utarbeides før avreise.

Ansatte på reise er dekket av forsikring gjennom statlige særavtaler eller kredittkortselskap. Les mer om forsikring ved reise for ansatte på UiBs sider. 

Studenter har ikke egen forsikringsordning gjennom UiB fordi statlige utdanningsinstitusjoner ikke har lov til å tegne forsikringer på vegne av studentene. Staten er såkalt selvassurandør.

Dersom studenter ønsker å ha samme forsikringsdekning som de ansatte ved universitetet, må de tegne egen reise- og personskadeforsikring. Les mer om forsikringsordninger for studenter på UiBs sider. 

Risikovurdering og beredskap

Feltarbeid, tokt og gruppereise kan medføre økt risiko for skade på mennesker. Faglig ansvarlig (eller reiseleder) skal sørge for at det før avreise gjennomføres en HMS-risikovurdering for å kartlegge potensielle risikoforhold. Det samme anbefales å gjøre for annen gruppereise.

I HMS-risikovurderingen skal man identifisere aktiviteter som kan medføre risiko for skade på mennesker, miljø og materiell:

• På vei til og fra feltarbeid/tokt/gruppereise
• Mens feltarbeid/tokt/gruppereise pågår
• I forbindelse med avslutning av feltarbeid/tokt/gruppereise

Denne sjekklisten kan brukes for å identifisere hvilke risikoforhold som er aktuelle for det enkelte feltarbeid, tokt og gruppereise.

Når risikoforholdene er kartlagt og vurdert skal tiltak iverksettes for å redusere risikoforholdene.

Lokal beredskapsplan for det enkelte feltarbeidet, tokt, gruppereise samt varslingsrutiner skal utarbeides før avreise.

Dersom det oppstår uventede, mulige risikofylte arbeidsoppgaver under feltarbeid, tokt, gruppereise anbefales det å gjennomføre en Sikker jobb analyse (SJA).

Helsetjenester

Dersom HMS-risikovurdering viser økt fare for sykdom eller skade, tilbyr UiB samtale med helsepersonell hos Bedriftshelsetjenesten.

En slik samtale vil være med på å kartlegge: 

• Behov for vaksinasjon
• Behov for helseattest (sjømannsattest, offshoreattest, dykkerattest)
• Status for egen helse før feltarbeid (vurdering av deltakers totale helsebilde, fysisk og mental, der det kan forventes å være krevende forhold)
• Sykdom og allergier
• Nærhet og kvalitet på lokalt helsevesenet

Bedriftshelsetjenesten har også informasjon om ergonomi ved feltarbeid og tokt på sine sider. 

Kontakt bedriftshelsetjenesten på bht@uib.no (merk: Ikke send konfidensielle personopplysninger per epost.)

HMS-samarbeid og samordningsavtaler

Der ansatte med forskjellige arbeidsgivere eller studenter fra forskjellige læresteder deltar i felles feltarbeid/tokt/gruppereise, skal det avklares på forhånd hvilken arbeidsgiver/institusjon som er samordningsanvarlig (hovedbedrift) med ansvar for å samordne HMS-arbeidet for felles feltarbeid, tokt og gruppereise. Hver virksomhet har fortsatt ansvar for egen aktivitet og egen HMS.  

For lokalt inngåtte HMS-samordningsavtaler, kontakt fakultet/avdeling/institutt.

Verneombud

Enhetens valgte verneombud fungerer også som verneombud for deltakerne på feltarbeid/tokt/gruppereise dersom det ikke er valgt stedlig verneombud.

Utenriksdepartementet (UD)

Hos UD reiseinformasjon finner du informasjon om land Norge har diplomatiske forbindelser med og en oversikt over hvilke tjenester og hvilke typer bistand norske borgere på reise kan forvente av utenrikstjenesten.

Reiseregistrering.no er et tilbud til reisende om å registrere kontaktopplysninger hos Utenriksdepartementet. Dersom det skjer en alvorlig hendelse, har UD mulighet til å sende deg informasjon på SMS eller e-post. Merk: Denne registreringen hos UD er frivillig og gir ekstra sikkerhet, men du må fortsatt registrere reisen hos UiB via Reiseadministrator før avreise. Dette er nødvendig for at UiB skal kunne ivareta HMS og beredskap for deg som ansatt eller student.

Folkehelseinstituttet (FHI)

FHI sin nettside Smittevern ved reiser gir råd om å forebygge infeksjoner og sykdom før, under og etter reise. Her kan du finne oversikt over smittevernråd og aktuelle vaksiner for ulike reisemål.

Sikresiden

Sikresiden.no har lettfattelig sikkerhets- og beredskapsinformasjon for ansatte og studenter om hva man kan tenke på før man reiser og hva man kan gjøre om noe skjer på reisen.