Nye økonomikurs og rapporter innen prosjektadministrasjon
Et av delprosjektene i organisasjonsutviklingsprosjektet foreslo ulike tiltak med mål om å styrke UiBs service og tjenester knyttet til forvaltning av eksternt finansiert virksomhet (BOA).
Hovedinnhold
Kunnskapsdeling og kompetanseheving
Økonomiavdelingen er i gang med å gjennomføre de foreslåtte tiltakene knyttet til Ou 3 profesjonell prosjektstøtte. Dette gjelder blant annet to nye kurs, hvor det ene handler om sammenhengen mellom den bevilgningsbaserte og den eksternfinansierte økonomien. Det andre er tilbud om workshops knyttet til prosjektavslutning. Økonomiavdelingen drar da ut til instituttene og avslutter prosjektene sammen med instituttenes egne økonomer og administrasjonssjefer.
Kontorsjef ved økonomiavdelingen, Kari Eidsheim, understreker at UiB har en kompleks økonomi og at det ikke er helt enkelt å ha oversikt over hvordan bidragsprosjekter som ikke er fullfinansiert påvirker økonomien til UiB.
- Dette har i tillegg til en bidragsside, også en kostnadsside som vi må være klar over. Det er en del usikkerhet i miljøene knyttet til dette og den beste måten å angripe det på er ved kunnskapsdeling og kompetanseheving, sier Eidsheim.
Økonomiavdelingen er også i gang med å utarbeide en ny økonomirapport som er bedre tilpasset prosjektlederes behov. Denne er utviklet i samarbeid med prosjektledere og er foreløpig under testing. Rapporten vil bli lansert i slutten av oktober 2015, og fakultetene vil få melding når rapporten er klar.
Løse oppgavene sammen med instituttene
Workshopene knyttet til prosjektavslutning er et tilbud som har oppstått fordi fagmiljøene ønsker bedre oversikt over prosjektøkonomien. Grunnlaget er en mest mulig oppdatert prosjektdatabase i prosjektmodulen PA. Dette gir bedre økonomi- og prosjektstyring.
- I og med at prosjektavslutningsrutinene innebærer oppgaver knyttet til både instituttene og økonomiavdelingen, så setter vi oss sammen og har en arbeidsdugnad. Vi løser oppgavene sammen, kjapt og effektivt, sier Eidsheim.
Workshopene vil bli holdt flere ganger frem til jul, mens økonomikurset er foreløpig tilbudt en gang høsten 2015, og det blir nye kurs i 2016. Begge kursene har administrasjonssjefer og økonomer på fakultet og institutt som målgruppe.
Mer informasjon om kursene ligger i kurskalenderen på ansattsidene https://www.uib.no/foransatte/kalender.
