Retningslinjer for konflikter, mobbing, trakassering og seksuell trakassering som berører studenter ved Universitetet i Bergen

Studenter og ansatte har rett til et fullt forsvarlig lærings- og arbeidsmiljø. Det er Universitetets ansvar å sikre dette. Retningslinjene skal bidra til å:

• Oppfylle universitetets ansvar
• Løse konflikter
• Forebygge og håndtere mobbing, trakassering og seksuell trakassering
• Opprettholde og utvikle standarden for et godt lærings- og arbeidsmiljø

Retningslinjene gjelder både for partsrelasjonen ansatt/student og student/student. Rettslig forankring:

• Universitets- og høyskoleloven
• Arbeidsmiljøloven
• Likestillings- og diskrimineringsloven
• Forvaltningsloven

Konflikt
En konflikt er en situasjon der to personer, en person og en gruppe eller to grupper føler seg forhindret eller frustrert av den eller de andre.

Mobbing
Med mobbing menes handlinger, unnlatelser eller ytringer som er gjentagende, systematiske og vedvarende, og har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende. Det er også typisk for mobbing at den som blir rammet, har problemer med å forsvare seg, fordi hendelsesforløpet er preget av en faktisk eller opplevd ubalanse mellom partene (jf. Einarsen, Hoel, Zapf & Cooper, 2011; Olweus, 1993).

Trakassering og utilbørlig opptreden
Med trakassering og utilbørlig opptreden menes handlinger, unnlatelser eller ytringer som har til hensikt eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende.

Former for trakassering kan være:

• Enkeltstående eller gjentatte og systematiske handlinger, unnlatelser eller ytringer.
• Direkte (så som en aggressiv eller seksuelt ladet form) eller indirekte (så som sosial utestenging)
• Seksuell trakassering

Med seksuell trakassering menes enhver form for uønsket seksuell oppmerksomhet som har til hensikt eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom.

Diskriminering er alltid å regne som utilbørlig opptreden, jf. likestilings- og diskrimineringsloven. Det samme gjelder gjengjeldelse mot personer som har meldt fra etter disse retningslinjene. Alle referanser til mobbing og trakassering omfatter også utilbørlig opptreden.

Det er universitetets ansvar å sikre at alle som deltar i behandlingen av saker etter disse retningslinjene har nødvendig kompetanse.

Den ansattes fakultet eller avdeling er ansvarlig for å håndtere saken. Fakultetsdirektøren eller dekanen avgjør hvem som skal behandle den. For sentraladministrasjonen avgjør avdelingsdirektøren eller universitetsdirektøren hvem som skal behandle saken. Fakultetene og berørte fagavdelinger skal ved behov samarbeide om enkeltsaker.

Normalt skal det berørte fakultetet håndtere saker etter retningslinjene her. Dersom saken involverer studenter fra flere fakulteter, skal saken normalt behandles der den som melder fra, har sin hovedtilknytning. I den enkelte saken kan fakultetet delegere til en annen instans, for eksempel et institutt, å behandle saken, dersom det er forsvarlig og hensiktsmessig.

Alle saker skal behandles forsvarlig og så raskt som mulig. Forvaltningslovens kapittel I-III gjelder (habilitet, taushetsplikt, veiledningsplikt m.v.) gjelder alltid. Normalt vil også kap. IV (varsling, kontradiksjon og innsyn i opplysninger) også gjelde. I saker om enkeltvedtak gjelder fvl. kap. IV-VI alltid. Den ansvarlige lederen skal se til at alle saker blir behandlet i samsvar med retningslinjene her og andre relevante regler.

Ikke enhver uenighet er en konflikt, og retningslinjene skal ikke være til hinder for fri meningsutveksling. Alle har et ansvar for at skadelige konflikter blir forebygd, eller at de blir løst eller avhjulpet dersom de likevel oppstår.

Alle ansatte skal vise respekt overfor studenter de kommer i kontakt med. Dette gjelder både veiledere, undervisere, teknisk og administrativt ansatte og andre. Ansatte skal være særlig oppmerksomme på at det typisk er et skjevt maktforhold mellom ansatte og studenter.

Studenter skal vise respekt for ansatte og for andre studenter. Truende eller på andre måter upassende atferd rettet mot ansatte eller andre studenter, er ikke akseptabelt.

Enkel behandling vil normalt si:

• At saker behandles på lavest mulig nivå
• At formen er en relativt uformell dialog
• At målet er en minnelig løsning

Studenter som mener de har kommet i konflikt med en eller flere ansatte ved UiB, eller med andre studenter, blir oppfordret til å ta kontakt med de(n) det gjelder for å løse konflikten. Dersom dette ikke fører fram, eller studenten mener det ikke har noen hensikt, kan studenten i stedet melde fra i Si Fra-systemet, ta kontakt med en studieveileder, læringsmiljøkontakten på fakultetet, ledelsen ved instituttet/fakultetet, studenttillitsvalgte, Studentombudet eller andre.

Ansatte som mener de har kommet i konflikt med en eller flere studenter ved UiB, oppfordres også til å ta kontakt med de(n) det gjelder for å løse konflikten. Dersom det ikke fører fram, eller den ansatte mener det ikke har noen hensikt, bør den ansatte ta kontakt med sin nærmeste leder, som vil avgjøre hvordan saken skal behandles videre. Det er også anledning til å melde fra til, eller søke råd hos, HR-avdelingen, bedriftshelsetjenesten, verneombudet, tillitsvalgte eller andre.

Konflikter som ikke lar seg løse enkelt, må meldes til rette instans slik som beskrevet i del 2. I behandlingen skal målet primært være å søke en løsning på konflikten. Den ansvarlige enheten skal normalt samtale med begge/alle parter, og ellers sørge for at fakta kommer fram. Dersom det er nødvendig eller ønskelig, kan enheten be om bistand fra andre enheter ved universitetet. Alternativt kan det vises til hjelpetiltak utenfor universitetet, så som den psykiske helsetjenesten eller rådgivningstjenesten i Sammen, eller andre. Det er taushetsplikt om folks personlige forhold, jf. forvaltningslovens § 13.

Det er naturlig å starte med en kartlegging. Sakens natur avgjør hvordan denne skal skje. Dersom saken gir inntrykk av å være en enkel konflikt, kan for eksempel en kort samtale eller kontakt på telefon eller lignende være tilstrekkelig. Dersom det trengs ytterligere kartlegging, bør den involverte enheten ha samtaler med de involverte og eventuelle andre som kan opplyse saken.

Noen råd om samtalene:

• Informer de involverte om deres rett til å ha med tillitsvalgt/rådgiver i innkallingen. Opplys samtidig om hvem som vil være til stede fra den ansvarlige enheten.
• Begynn med å klargjøre formålet med og premissene for samtalen.
• Vær forberedt på at slike samtaler kan være følelsesmessig belastende.
• Ikke vær forutinntatt. Vær opptatt av å lytte. Unngå å bli farget av den første informasjonen du mottar. Ulike versjoner kan være like riktige eller gale.
• Lag notat fra samtalene. For å unngå eventuelle misforståelser, bør deltakerne få gjennomgå og eventuelt revidere notatene fra sine samtaler.
• Fortrolighet og konfidensialitet er særdeles viktig i slike sammenhenger. Ved videreformidling av meddelte opplysninger, unngå å referere til hvem som har sagt hva, men fokuser heller på det som ble formidlet.
• Lag en oppsummering av saken når samtalene er over.
• Vurder om fakta er godt nok klarlagt, eller om det trengs mer informasjon. Dette kan være ytterligere samtaler eller andre former for informasjon eller dokumentasjon.

Aktuelle tiltak kan være:

• Megling og forsoning: Partene har gjennom dialogen eller på annen måte fått bedre forståelse for hverandre, og innsikt i hvordan egen atferd påvirker andre. De er enige om å legge forholdene bak seg. Dette er ikke et tiltak som kan brukes i saker om mobbing eller trakassering.
• Klargjøring av plikter og ansvar: Den ansvarlige instansen gjør det klart overfor en eller begge/alle parter hvilke normer eller instrukser de har plikt til å rette seg etter, så som at uakseptabel atferd opphører.

Dersom slike eller lignende tiltak ikke virker, eller ikke virker godt nok, må den ansvarlige instansen vurdere ytterligere tiltak.

Dersom kartleggingen har vist at det er tale om mobbing eller trakassering, skal saken behandles videre i tråd med del 4 i retningslinjene her.

Mobbing og trakassering er ikke akseptert ved Universitetet i Bergen. Mobbing og trakassering av studenter utført av ansatte er brudd på tjenestepliktene. Mobbing og trakassering utført av studenter kan føre til advarsel, bortvisning eller utestenging av studenten(e). Dette gjelder både mobbing og trakassering som retter seg mot andre studenter, og mot ansatte.

Studenter som mener de har vært utsatt for mobbing eller trakassering fra ansatte eller andre studenter, kan melde dette i Si Fra-systemet. Det er også mulig å melde fra muntlig eller skriftlig til studieveileder, læringsmiljøkontakten på fakultetet, ledelsen ved instituttet eller fakultetet, eller andre.

Ansatte som får kjennskap til at andre ansatte har mobbet eller trakassert studenter, har plikt til å melde dette til sin ansvarlige leder.

Ansatte som mener de har vært utsatt for mobbing eller trakassering fra en eller flere studenter, skal primært melde dette til sin ansvarlige leder. Det er også anledning til å melde fra til bedriftshelsetjenesten, en kollega, verneombud eller tillitsvalgt.

Alle meldinger om påstått mobbing eller trakassering skal behandles forsvarlig og så raskt det lar seg gjøre. Normalt starter dette med en kartlegging, der den ansvarlige enheten har samtaler med de involverte og andre som kan kaste lys over saken. Dersom en eller flere parter er ansatt, bør den ansvarlige rådføre seg med bedriftshelsetjenesten eller HR-avdelingen.

Noen råd om samtalene:

• Informer de involverte om deres rett til å ha med tillitsvalgt/rådgiver i innkallingen. Opplys samtidig om hvem den ansvarlige har bedt om å være tilstede på møtet.
• Begynn samtalen med å klargjøre formålet med og premissene for den.
• Vær forberedt på at slike samtaler kan være følelsesmessig belastende.
• Ikke vær forutinntatt. Vær opptatt av å lytte. Unngå å bli farget av den første informasjonen du mottar. Ulike versjoner kan være like riktige/gale.
• Lag notat fra samtalene. For å unngå eventuelle misforståelser, bør deltakerne få gjennomgå og eventuelt revidere notatene fra sine samtaler.
• Fortrolighet og konfidensialitet er særdeles viktig i slike sammenhenger. Ved videreformidling av meddelte opplysninger, bør man unngå å referere til hvem som har sagt hva, men fokusere på det som ble formidlet.
• Etter samtalene: Lag en oppsummering av saken. Vurder om saken er godt nok opplyst, eller om det trengs mer informasjon, i form av ytterligere samtaler eller på andre måter. Når saken er så godt opplyst som mulig, må det bestemmes hvordan saken skal behandles videre, eller hva som nødvendig eller hensiktsmessig for å sikre et fullt forsvarlig arbeids- eller læringsmiljø. De involverte skal informeres om konklusjonen.

Formålet med tiltak er å gjenopprette et fullt forsvarlig lærings- og arbeidsmiljø for alle involverte. Den ansvarlige lederen må avgjøre hvilke tiltak som er nødvendig, herunder om det er grunnlag for formelle reaksjoner mot en eller flere involverte. I tillegg må det vurderes forebyggende tiltak, slik at forholdet ikke gjentar seg. Aktuelle tiltak kan være:

• Endrede rutiner for det systematiske læringsmiljø-/HMS-arbeidet
• Klargjøring av plikter og ansvar: Den ansvarlige instansen gjør det klart overfor en eller begge/alle parter hvilke normer eller instrukser de har plikt til å rette seg etter, så som at uakseptabel atferd opphører. Det kan etter forholdene være hensiktsmessig eller nødvendig å formalisere de nødvendige tiltakene, og eventuelt å sette opp framdriftsplaner eller lignende for å sikre at løsningen blir fulgt lojalt opp av alle involverte.
• Formelle reaksjoner: Dette er regulert i arbeidsmiljøloven og statsansatteloven (for ansatte) og i uhl. (for studenter). Dersom slike tiltak blir vurdert eller valgt, skal saksbehandlingen følge de relevante lovene. Saker om formelle reaksjoner mot ansatte skal behandles av HR-avdelingen.