Ansvarlig internasjonalt samarbeid og forskningssikkerhet

Ansvarlighet i internasjonalt kunnskapssamarbeid betyr å ivareta akademiske verdier og nasjonale interesser i internasjonalt samarbeid innenfor forskning, høyere utdanning og innovasjon. «Akademiske verdier» refererer blant annet til akademisk frihet og forskningsetikk. «Nasjonale interesser» referer til å etterleve internasjonale avtaler og norsk lovverk, og til nasjonal sikkerhet. Er du interessert i bakgrunnen for retningslinjene? Se egen side om prosessen bak utarbeidelsen og hvordan arbeidet med retningslinjene har vært organisert.

HK-dir har egne nettsider med retningslinjer og verktøy for ansvarlig internasjonalt kunnskapssamarbeid, se også lenkesamling.

Forskning er åpen og internasjonal i sin natur. Samarbeid på tvers av landegrenser er grunnleggende for vitenskapelig virksomhet og gir tilgang til kompetanse og ressurser som løfter kvaliteten på forskningen. Samtidig befinner norske forskningsorganisasjoner seg i et mer krevende sikkerhetspolitisk landskap enn før. Forskningsprosjekter og -miljøer kan være attraktive mål for aktører som ønsker å hente ut informasjon og teknologi, påvirke forskningsresultater, eller undergrave akademisk frihet. Å ivareta sikkerhetshensyn er viktig for vår egen virksomhet og ansatte, men også for å verne om våre samarbeidspartnere. EU har definert forskningssikkerhet på følgende måte:

Forskningssikkerhet handler om å forutse og håndtere risiko knyttet til:

• uønsket overføring av kunnskap og teknologi
• uønsket påvirkning på forskning og innovasjon
• brudd på forskningsetikk der kunnskap brukes til å undergrave sentrale samfunnsverdier

Les mer på hos NFR.

UiB har to sentrale funksjoner som støtter ansatte, ledere og administrasjon i arbeidet med forskningssikkerhet og ansvarlig internasjonalt samarbeid.

Sikkerhetsgruppen er UiBs operative funksjon for sikkerhets- og beredskapsarbeid, og dekker et bredt spekter av områder – fra samfunns- og nasjonal sikkerhet til informasjonssikkerhet og forskningssikkerhet. Hit kan alle ansatte henvende seg med konkrete saker og spørsmål, enten det gjelder besøk, tilganger, hendelser eller andre sikkerhetsmessige forhold. Gruppen kan ved behov koble deg til rette myndigheter.

AIS-teamet (Ansvarlig Internasjonalt Samarbeid) er et kompetansenettverk bestående av utvalgte fagpersoner sentralt ved UiB, med særlig kompetanse på forskningssikkerhet og ansvarlig internasjonalt samarbeid.

Begge funksjonene er forankret i nasjonale føringer, og arbeider i tråd med nasjonale retningslinjer og føringer, se lenkesamlingen.

Når kan du ta kontakt? 

Ta kontakt når du har problemstillinger du ønsker å diskutere, og spesielt hvis du for eksempel: 

• Planlegger forskningssamarbeid med partnere i land høy trusselvurdering eller som du av andre grunner er usikker på andre
• Er usikker på noe i forbindelse med et internasjonalt samarbeid eller partnerskap?
• Er usikker på risiko ved teknologioverføring, datadeling, eksportkontroll, sanksjonsregler eller bruk av UiB-utstyr på utenlandsreise/arbeid i utlandet.  
• Lurer på hvordan du skal håndtere reiser, ansettelser eller kontrakter i en sikkerhetsmessig krevende kontekst 
• Har spørsmål om forskningssikkerhet og sensitive teknologier 

Du trenger ikke vite om noe er "riktig" eller "galt" – ofte holder det å være i tvil. Støtteapparatet bistår både med enkle avklaringer og mer komplekse vurderinger. 

Hvordan ta kontakt? 

For å komme i kontakt med AIS-gruppen – send en epost til Helge Gismarvik Høvik helge.hovik@uib.no.  

For å komme i kontakt med Sikkerhetsgruppen, kan du ta kontakt med:

Roar Nese (leder)

Jimmy Tvedt Thomsen (nestleder)

Heidi Anette Espedal (HR, personellsikkerhet, eksportkontroll og sanksjoner)

Monica Nilsen Øen (IT-sikkerhet)

Kristin Svartveit (Internasjonale forhold)

Helge Gismarvik Høvik (eksportkontroll, AIS)

Noen ansatte ved UiB kan stå i situasjoner med krysspress, interessekonflikter eller lojalitetsutfordringer – for eksempel knyttet til internasjonalt samarbeid, eksportkontroll eller forventninger fra eksterne aktører. Etter ønske fra ulike fagmiljøer er det utarbeidet en rutine for sårbarhetssamtaler der det vurderes som aktuelt å gjennomføre dette. Formålet er ikke kontroll, men støtte: samtalene skal gi ansatte informasjon, øke bevisstheten om mulige risikoer og åpne for dialog om utfordringer den ansatte kan stå i.

Hva er en sårbarhetssamtale?

En sårbarhetssamtale er et individuelt møte mellom en ansatt og nærmeste leder, som skal legge til rette for tillit og åpenhet. I samtalen får den ansatte informasjon om relevante risiko-områder – som for eksempel interessekonflikter, informasjonssikkerhet, eksportkontroll og reisesikkerhet – og det gis rom for å ta opp spørsmål eller dilemmaer den ansatte opplever. Det legges vekt på å unngå enhver form for mistenkeliggjøring.

Når gjennomføres slike samtaler?

Sårbarhetssamtaler kan gjennomføres som del av onboarding av nyansatte, og ellers ved behov – for eksempel før oppstart av prosjekter med særskilt risikoprofil, eller dersom en ansatt selv ønsker det.

Hvem har ansvar?

Instituttleder, eller den som har personalansvaret, har ansvar for å vurdere behov for og gjennomføre sårbarhetssamtaler. Gjennomføring kan delegeres til relevante lederfunksjoner. Har du spørsmål om hva samtalen innebærer, ta gjerne kontakt med din nærmeste leder eller sikkerhetsgruppa på forhånd.

Kontakt: Heidi Annette Espedal

Rutine: https://cp.compendia.no/universitetet-i-bergen/lederhandbok/1274584

Internasjonale gjester, delegasjoner og gjesteforskere er en sentral del av UiBs internasjonale virksomhet. God planlegging av slike besøk og opphold handler om å legge til rette for et trygt og ryddig samarbeid – og i noen tilfeller om å håndtere risiko knyttet til tilgang til sensitiv informasjon, teknologi eller infrastruktur. UiB ønsker å gjøre dette så enkelt og forutsigbart som mulig. Denne siden gir deg konkrete råd for god planlegging, og hjelper deg å identifisere de få situasjonene der det er grunn til å være ekstra oppmerksom.

Nasjonale trusselvurderinger fra PST peker på at enkelte land kan være forbundet med økt risiko for uønsket påvirkning eller press. Dette betyr ikke at gjester fra eller med tilknytning til disse landene skal møtes med mistillit, men at vi som institusjon bør være ekstra bevisste på sårbarheter og tilganger. Formålet er å beskytte både gjesten og UiB.

Generelle råd

Uavhengig av om det er et kortvarig besøk, en delegasjon eller et lengre gjesteopphold, bør du alltid:

• Begrense tilganger – fysisk og digitalt – til det som er nødvendig og avtalt
• Avklare hvem på instituttet eller fakultetet som skal informeres
• Ikke gi tilgang til forskningsinfrastruktur eller data uten forhåndsavtale, samt vurder behov og eventuell risiko.
• Ta kontakt med støtteapparatet i Fellesadministrasjonen hvis du er usikker

Særskilt for korte besøk og delegasjoner

De fleste besøk og lignende krever ingen særskilte tiltak. Du bør likevel gjøre en nærmere vurdering – og involvere institutt- eller fakultetsledelsen – hvis besøket for eksempel innebærer:

• tilgang til laboratorier, datasentre eller annen sensitiv infrastruktur
• diskusjon av teknologi eller forskningsdata som kan være av betydning for nasjonal sikkerhet, eksportkontroll/sanksjonsregler eller sensitive forskningsfelt
• tilknytning til land som omtales i nasjonale trusselvurderinger
• usikkerhet knyttet til finansiering, bindinger eller gjestens bakgrunn

Hvis du har vurdert at besøket krever nærmere oppfølging, anbefaler vi at du dokumenterer og avklarer følgende:

Om besøket:

• Er dette en del av et etablert prosjekt, eller et nytt initiativ?
• Hvem har invitert gjesten(e), og hva er det faglige programmet?
• Hvem har vertsansvar på UiB – og hvem har det faglige eierskapet?
• Skal gjesten(e) holde presentasjoner eller motta informasjon i forkant?

Om tilganger og tiltak:

• Skal gjesten(e) inn i laboratorier, datasentre eller IKT-rom?
• Er det planlagt å diskutere teknologi, forskningsresultater eller dele datagrunnlag?
• Begrens tilgang til bestemte bygg eller nettverk (husk å oppdatere lånekort)
• Følg besøkende til og fra møterom dersom særlige forhold tilsier det
• Dersom særskilt behov; vurdere om besøket skal gjennomføres i møtelokaler i Læringsarena, NG5
• Se informasjon om utstyr og lokaler på sikresiden.no

Gjesteforskere

For gjesteforskere gjelder de samme anbefalingene som for besøk.

• Følg UiB sine rutiner for mottak av gjesteforskere Arbeidsstøtte gjesteforskere
• Gjør deg kjent med HK-dir sine råde om invitasjon og ivaretakelse av gjesteforskere. Les mer hos HK-dir.

En enkel risikovurdering bør gjennomføres dersom (se nederst):

• gjesteforskeren skal ha tilgang til laboratorier, spesielt utstyr eller sensitive datasett
• fagområdet er høyteknologisk, eksportkontroll- eller sanksjonsrelevant eller politisk sensitivt
• det er usikkerhet knyttet til finansiering, bindinger eller gjestens bakgrunn

Er du usikker?

Ta kontakt med sikkerhetsgruppa så tidlig som mulig. Vi bistår med vurdering av eventuelt sikkerhetsmessige forhold – med vekt på dialog og beslutningsstøtte.

Her finner du informasjon om hva eksportkontroll er, hvordan du skal forholde deg til regelverket, og hvor du kan søke råd.

Eksportkontroll innebærer at visse varer, teknologi, tjenester samt kunnskap ikke kan eksporteres fra Norge uten lisens utstedt av Direktorat for eksportkontroll og sanksjoner (DEKSA). Eksportkontroll i UH-sektoren handler i hovedsak om å kartlegge og ha oversikt over relevante verdier der søknad om lisens kan bli aktuelt, for eksempel i forbindelse med gjesteforskere, besøk eller andre aktiviteter

Hva er eksportkontroll?

Kontroll av varer, teknologi og tjenester med militært potensial er sentralt i norsk sikkerhetspolitikk, særlig på grunn av rask teknologisk utvikling og uklare grenser mellom sivil og militær sektor. Eksportkontroll skal sikre at eksport av blant annet teknologi er i tråd med norsk sikkerhets- og forsvarspolitikk, og at det ikke bidrar til spredning av masseødeleggelsesvåpen og leveringsmidler for slike våpen. Tilgang til teknologi gjør det mulig å produsere ubegrensede kopier, mens tilgang til selve varen bare gir begrenset produksjonsmulighet. Teknologioverføring kan skje både fysisk og digitalt, og eksport av immateriell teknologi er vanskelig å reversere. UiB-ansatte må i lys av dette være oppmerksomme på at eksportkontrollregelverket kan komme til anvendelse ved forskningssamarbeid og deling av informasjon med kollegaer utenfor UiB. Det er verdt å merke seg at deling av kunnskap om teknologi underlagt eksportkontroll i ytterste konsekvens kan være ulovlig og straffbart.

Denne siden gir deg innsikt i hvorfor og hvordan UiB sikrer at denne typen teknologier, utstyr og kunnskap ikke kommer på avveie og brukes i strid med norsk eksportkontrollregelverk. Du får også vite hvordan du skal gå frem for å søke om såkalt eksportlisens (e-lisens) - ved behov. Du kan også lese om ulike unntak som gjelder for lisensplikten.

Til tross for den frie forskningens fokus på internasjonalisering og åpenhet, inneholder altså eksportkontrollregelverket restriksjoner som i bestemte tilfeller begrenser forskeres mulighet til å dele kunnskap med personer i eller fra andre land.

Hva er omfattet av eksportkontroll?

Det er viktig å understreke at eksportkontrollregelverket ikke rammer all forskning som involverer avansert utstyr eller teknologi. Det er forskjell på å forske på en teknologi og å bruke den som et verktøy i ordinær forskning. Lisensplikt kan være aktuelt når selve forskningen handler om å utvikle, modifisere eller overføre teknologi som står på eksportkontrollens varelister (se nedenfor) – ikke når slikt utstyr brukes som et vanlig hjelpemiddel i et forskningsprosjekt. En forsker som bruker et avansert mikroskop eller en høyytelsesserver i sitt daglige arbeid, er med andre ord ikke automatisk underlagt eksportkontrollregelverket. Er du usikker på om din forskning berører regelverket, ta kontakt med sikkerhetsgruppa for avklaring.

Varelister

Eksportkontroll i Norge bygger på tre sentrale varelister som definerer hvilke varer, teknologier og tjenester som kan kreve lisens. Disse listene er vedlegg til eksportkontrollforskriften og utgjør kjernen i det norske kontrollsystemet. Varelistene inneholder typisk en detaljert beskrivelse av forskjellige typer varer og teknologier. Dette kan inkludere, men er ikke begrenset til, avansert elektronikk, dataprogramvare, telekommunikasjonsutstyr, bioteknologiske materialer, kjemikalier, og militære eller dual-use varer (dvs. varer som har både sivil og militær anvendelse).

Vareliste I omfatter forsvarsmateriell, inkludert våpen, ammunisjon, militært treningsutstyr og komponenter til militære systemer. Denne listen har lav relevans for UH-sektoren.

Vareliste II gjelder flerbruksvarer – produkter som i utgangspunktet har sivile bruksområder, men som også kan brukes militært. Denne listen er strukturert i 10 hovedkategorier (0–9), som igjen er delt inn i fem underkategorier (A–E). Eksempler på slike varer er sensorer, lasere, datamaskiner og navigasjonssystemer. Klassifiseringen følger et format som 6A001 eller 7A003d, der tall og bokstaver angir kategori, underkategori og varenummer.

Vareliste III ble innført 1. november 2024 og omfatter såkalte brytningsteknologier – fremvoksende og kritiske teknologier som ikke er dekket av Liste II, men som Norge har valgt å kontrollere nasjonalt. Dette inkluderer blant annet teknologi for produksjon av avanserte databrikker og kvantedatamaskiner. Listen forventes å utvides, og flere europeiske land har innført tilsvarende kontrolltiltak.

Verdikartlegging

Verdikartlegging er en systematisk gjennomgang av UiBs beskyttelsesverdige verdier – dvs. utstyr/instrumenter osv. som fanges opp av varelistene – for å identifisere områder der eksportkontrollregelverket kan komme til anvendelse. Formålet er å legge til rette for at vi effektivt kan vurdere om prosjekter, samarbeid eller teknologioverføring vil kunne kreve lisens fra myndighetene. Kartlegging omfatter vurdering opp mot vareliste II om flerbruksvarer og vareliste III - nasjonal liste for fremvoksende teknologier.  Verdikartleggingen kan også omfatte aktiviteter som kan innebære deling av teknologi, for eksempel undervisning, forskningssamarbeid og bruk av digitale plattformer. Dette arbeidet er en del av UiBs helhetlige sikkerhetsstyring og skal bidra til å forebygge uønsket spredning av kunnskap og teknologi. Ansvaret for å det utarbeides og oppdateres en slik oversikt påligger den enkelte instituttleder.

Er det noen land man bør være særskilt oppmerksom på?

Det finnes ingen offisiell liste over land som krever særskilt oppmerksomhet i relasjon til norsk eksportkontroll. UiB tar derfor utgangspunkt i lisenskontrollert utstyr/teknologi når vi vurderer om det er nødvendig å søke lisens, og ikke personers statsborgerskap/bakgrunn. Dette sikrer at vurderingene våre bygger på faglig skjønn opp mot regelverket, og at alle behandles likt uavhengig av nasjonal bakgrunn. Målet er å legge til rette for internasjonalt samarbeid samtidig som vi oppfyller kravene i eksportkontrollregelverket.

Norge har imidlertid sanksjoner mot enkelte land og noen land defineres av nasjonale sikkerhetsmyndigheter som bekymringsverdige selv om de ikke er sanksjonerte. Hvilke land dette gjelder avhenger av hvordan det politiske verdensbildet er til enhver tid. Eksempler på sanksjonerte land er Russland, Iran og Nord-Korea. Land av bekymring er eksempelvis Kina. Ellers finnes oppdatert informasjon i den til enhver tid gjeldende nasjonale trusselvurdering (PST).

Når er det aktuelt å vurdere eksportkontroll?
Behov for å søke lisens skal i utgangspunktet vurderes ved

• ansettelser
• gjesteforskerbesøk
• ved nyetablering eller endringer i forskningssamarbeid relevant for eksportkontroll
• delegasjonsbesøk og lignende

Unntak

Det finnes en del unntak for lisensplikten. De mest sentrale er:

Offentlig tilgjengelig informasjon

Teknologi/kunnskap om utstyr/instrumenter som allerede er offentlig tilgjengelig, for eksempel gjennom publiserte vitenskapelige artikler, åpent på internett eller allment tilgjengelige konferansepresentasjoner, er unntatt fra lisensplikt. Eksportkontroll og lisensplikt er i hovedsak aktuelt fra doktorgradsnivå og høyere. Mastergradsarbeid, klasseromsundervisning og lignende vil typisk regnes som offentlig tilgjengelig informasjon.

Grunnforskning

Det er innført et eksplisitt unntak for grunnforskning. Dette gjelder universiteter, høyskoler, helseforetak og statlig finansierte forskningsinstitutter når teknologien deles som ledd i grunnforskning. Dette unntaket gjelder som hovedregel kun for de laveste TRL-nivåene. (Teknologimodenhet måles ofte på en såkalt TRL-skala. Denne skalaen sier noe om hvor langt man har kommet i utviklingsprosessen, samt hvilken dokumentasjon som finnes for teknologiens ytelse, og på hvilken skala.) Les mer om relevans og betydningen av TRL-skalaen i UD sin veileder for eksport av teknologi.

Teknologioverføring i Norge til borgere fra EØS- og NATO-land

Eksportkontrollforskriften presiserer at lisensplikten ikke gjelder når teknologi (med bakgrunn i utstyr som fanges opp i vedlegg II og III) overføres i Norge til personer som er statsborgere i EØS- eller NATO-land. Dette unntaket er ment å redusere administrative byrder i lavrisikosituasjoner

Særlig om vitenskapelig publisering og offentlige arrangementer

Vitenskapelige publikasjoner kan inneholde teknologi som er lisenspliktig dersom ingen av unntakene i forskriften kan brukes. Dette er eksempelvis tilfelle dersom teknologien som publiseres ikke allerede er offentlig kjent. Den som publiserer må derfor vurdere om publikasjonen inneholder teknologi som faller inn under regelverket. Dersom dette er tilfelle, må det søkes om lisens for publikasjonen. UD og DEKSA legger til grunn i sin veileder at dette kun vil være aktuelt for et svært begrenset antall saker. Vitenskapelig publisering vil altså i de fleste tilfeller ikke anses som lisenspliktig. Deling av den samme informasjonen i forbindelse med offentlige arrangementer vurderes på lik linje med vitenskapelig publisering.

Rutine/arbeidsbeskrivelse for søknad om eksportlisens i tilsettingsprosesser 

En viktig del av eksportkontrollen er å sikre at vi har nødvendige lisenser på plass før vi ansetter personer som skal jobbe med teknologi underlagt eksportkontroll. Vi har derfor etablert en rutine som beskriver hvordan søknadsprosessen skal gjennomføres. Rutinen kan tilpasses lokale forhold, for eksempel knyttet til (delegerte) ansvar og roller.

Merk forskjellen på UD/DEKSA og UDI

Eksportkontrollregelverket forvaltes av Utenriksdepartementet (UD), mens det operative ansvaret er delegert til DEKSA. Utlendingsdirektoratet (UDI) har ansvar for behandling av søknader fra utlendinger som vil besøke eller bo i Norge. Innvilgelse av arbeids- og oppholdstillatelse fra UDI reguleres av annet lovverk, som er ikke en del av eksportkontrollregelverkets virkeområde.

Det betyr at en utenlandsk person kan få innvilget arbeids- og oppholdstillatelse på bakgrunn av signert arbeidsavtale med UiB, eller på bakgrunn av et invitasjonsbrev, men at e-lisens eller forhåndstillatelse som kan være nødvendig for å utføre arbeid kan avslås av DEKSA. Derfor må et jobbtilbud/en arbeidsavtale inneholde et forbehold om innvilgelse av e-lisens der dette er nødvendig.

Særskilt om opptak av studenter

Eksportkontrollregelverket gjelder kun for ph.d.-nivå og oppover. Det gjelder altså ikke for studenter på bachelor eller masternivå.

Hva er E-lisens?

En innvilget eksportlisens er en godkjenning fra DEKSA om eksport av varer, tjenester, teknologi og kunnskap på de vilkår oppgitt i søknad og innvilget i lisens.

E-lisens portalen er DEKSA sin nettbaserte portal for innsending av søknader, rapporter og henvendelser relatert til eksportkontroll.

Institusjonelle retningslinjer for eksportkontroll ved UiB
Det er vedtatt institusjonelle retningslinjer som gir en overordnet ramme for hvordan eksportkontroll skal håndteres ved UiB.

Lenker

Direktoratet for eksportkontroll og sanksjoner (DEKSA)

Som arrangør av internasjonale konferanser, seminarer og så videre kan du opplevehenvendelser fra aktører som forsøker å bruke akademiske arrangementer som påskudd for visumsøknader. Dette kan innebære misbruk av invitasjonsbrev og falske påmeldinger. Her finner du råd og retningslinjer for hvordan arrangører ved UiB kan håndtere slike henvendelser på en trygg og profesjonell måte.

Hva er utfordringen?

Det finnes et marked av små aktører som tilbyr å ordne Schengen visum og reiser til Europa ved å bruke reelle universiteter som dekke. De ber gjerne om invitasjonsbrev fra universiteter, som senere brukes som dokumentasjon i visumsøknader – ofte uten at personene faktisk har tenkt å delta eller komme til Norge. I enkelte tilfeller er det påvist at slike aktører tar betalt i hjemlandet for å «skaffe invitasjon til et EU-land», eller at de forfalsker og redigerer ekte brevmaler fra universiteter.

Noen kjennetegn på slike henvendelser

Det finnes enkelte aktører som forsøker å bruke akademiske arrangementer som påskudd for visumsøknader. Slike henvendelser kan være vanskelige å oppdage, men noen trekk går igjen: Avsenderen kan ha uklar eller manglende tilknytning til en forskningsinstitusjon, eller fremstå som en agent eller firma uten tydelig faglig rolle. Begrunnelsen for deltakelse er ofte svært generell eller lite relevant for konferansens tema. Det kan også forekomme feil eller mangelfull informasjon om arrangementet, som dato, sted eller navn, eller at flere påmeldinger har nesten identiske e-postadresser eller uoverensstemmelser mellom navn og kontaktinformasjon. Ett enkelt trekk betyr ikke nødvendigvis svindel, men dersom flere slike tegn opptrer samtidig, kan det være grunn til å undersøke nærmere. Merk at dette er ikke et lokalt eller tilfeldig fenomen – lignende saker rapporteres i Europa, og norske utenriksstasjoner gjenkjenner mønsteret.

Hva arrangører på UiB kan gjøre?

1. Bruk automatisert bekreftelse på påmelding. Dette skal være tilstrekkelig for flertallet av de påmeldte. Ta med informasjon om at deltakere selv må finansiere reise/opphold.
2. Bruk en standardtekst i svarene:

«Takk for interessen. Deltakelse ved [navn på konferanse] skjer kun via påmeldingsskjemaet på våre nettsider. Universitetet utsteder ikke individuelle invitasjonsbrev til firmaer eller tredjepartsagenter. Alle visumspørsmål behandles av UDI/ambassaden.»

3. Vurder om deltaker i første omgang skal få en bekreftelse med forbehold. Da kan man unngå «første mann til mølla» og heller prioritere blant de påmeldte (f.eks. foredragsholdere og samarbeidspartnere først). Endelig bekreftelse kan sendes ut etter dette
4. Vurder nøye når et invitasjonsbrev skal sendes (foredragsholdere, spesielle samarbeidspartnere der de indikerer et behov for dette og lignende)
5. Når det sendes invitasjonsbrev: lås dokumentet slik at det ikke lett kan endres. Se: Dokumentasjonsforvaltning ved UiB, eller be om hjelp via UiBhjelp.
6. Informer sikkerhetsgruppa hvis dere ser et mønster eller gjentatte forsøk.

Vurder å publisere en kort «advarsel» på konferansens nettside, for å avskrekke useriøse aktører. Forslag til tekst som kan brukes:

Norsk
Om misbruk av invitasjonsbrev

Invitasjonsbrev utstedes kun når det er nødvendig og til deltakere med behov, for eksempel foredragsholdere. Universitetet utsteder ikke invitasjonsbrev til tredjepartsagenter eller firmaer. Ved mistanke om svindel, kanselleres påmeldingen og forholdet rapporteres til visummyndighetene. Alle visumrelaterte spørsmål må rettes til UDI eller ambassaden.

Engelsk
About misuse of invitation letters

Invitation letters are only issued when genuinely needed and to participants who require them, such as speakers. The university does not issue letters to third-party agents or companies. If fraud is suspected, the registration will be cancelled and the case reported to the relevant visa authorities. All visa-related questions must be directed to UDI or the relevant embassy.

Følgende kan være til god hjelp når du skal gjøre vurderinger:

• HK-dir sine retningslinjer for ansvarlig internasjonalt samarbeid
• NFR sine sider om forskningssikkerhet
• Sikresiden.no
• Eksportkontrollforskriften og tilhørende veiledere
• Nasjonale trusselvurderinger (PST, E-tjenesten og NSM)
• Styringsdokument for arbeidet med sikkerhet og beredskap i Kunnskapdepartementets sektor
• Policy for informasjonssikkerhet og personvern i høyere utdanning og forskning
• UiBs styringssystemer for informasjonssikkert, personvern og sikkerhet etter sikkerhetsloven
• UiBs personvernportal