Planlegg ditt forskningsopphold i utlandet

Det skal opprettes en avtale mellom deg og UiB dersom du skal på et forskningsopphold som varer over én måned. 
Klikk her for mal for avtalen.

Du fyller selv ut innholdet i avtalen og sender den til administrasjonen på ditt institutt. Administrasjonen vil lagre denne i tilsettingssaken din i arkivsystemet på UiB.

Avtal med administrasjonen hvem som sender kopi av denne avtalen til seksjon for lønn for å informere om at du oppholder deg utenfor Norge.

Du kan selv ta kontakt med vertsinstitusjon i utlandet. I noen tilfeller kan du benytte deg av avtaler UiB har med andre universiteter i utlandet. 

Når du blir invitert må du be om å få Letter of invitation.

Invitasjonsbrev er en formell invitasjon og må inneholde en beskrivelse av formålet for oppholdet, hvilken institusjon du skal besøke og lengden på oppholdet.

Invitasjonsbrevet kan også brukes som vedlegg til søknader om stipend,  til søknad om postdoktorstillinger og som vedlegg til Skatteetaten ved eventuell søknad om skattenedsettelse.

Visum

Søknad om visum kan ta lang tid. Sjekk om du trenger visum for å oppholde deg i landet du skal til. Mange land har visum for "visiting scholars/researchers". I noen tilfeller kan ph.d.-kandidater bli bedt om å søke studentvisum. Det kan være lurt å kontakte "Global Office" eller tilsvarende tjeneste som Internasjonalt senter ved vertsinstitusjonen din for å høre om hvilket visum de anbefaler deg å søke. 

Se også informasjon om visumfritak for norske borgere.

Pass

Sjekk om passet ditt har lang nok gyldighet. For å få visum til enkelte land kreves det at passet har gyldighet i en periode etter oppholdet er avsluttet.

Oppholdstillatelse for arbeid i Norge

Ikke-norske borgere med oppholdstillatelse for arbeid i Norge må undersøke potensielle konsekvenser ved å oppholde seg utenfor Norge i forbindelse med forskningsopphold. Vær oppmerksom gyldigheten dersom du bør fornye før avreise, og sjekk kravene for antall dager du har lov å oppholde deg utenfor Norge.

Hva er medlemskap i folketrygden?

Medlemskap i folketrygden er nøkkelen til rettigheter (for eksempel foreldrepenger, sykepenger, barnetrygd) fra NAV. 

Må jeg søke?

EU/EEA statsborger

Som norsk statsborger eller EU-borger og ansatt i den norske stat vil du være pliktig medlem i folketrygden når du oppholder deg utenfor Norge. Det kan allikevel være nødvendig å få en bekreftelse på at du er medlem av andre årsaker. Dette kan være fordi oppholdet går over en periode på 12 måneder, eller du skal motta ytelser fra NAV under oppholdet, eller fordi vertsinstitusjonen ber om det. 

Ikke-EU/EØS statsborger

Dersom du ikke er norsk statsborger eller EU-borger må du søke om bekreftelse for medlemskapet når du skal jobbe for UiB utenfor Norge. 

Hvilket skjema skal jeg bruke? 

Skal du oppholde deg i EU/EØS bruker du A1 skjema (skjema er digitalt og kan fylles ut på nett). Administrasjonssjef ved instituttet kan signere og fylle ut "arbeidsgiversskjema (02-08.08 skjema)". Du kan også sende det inn i papirformat. 

Skal du oppholde deg utenfor EU/EØS bruker du 02-08.05 skjema.

Når må jeg søke?

NAV har lang saksbehandlingstid på søknader. Send inn søknaden helst fire måneder før du drar. 

Vaksiner

Sjekk folkehelseinstituttet for hvilke vaksiner som anbefales for det området du skal reise til. Samt sjekk med vertsinstitusjon om de har krav til vaksiner utover det FHI anbefaler. Du kan få en oversikt over tidligere vaksiner du har tatt i Norge på helsenorge.no.

Kontakt bedriftshelsetjenesten ved UiB for å høre hvilke vaksiner de kan tilby.

Helserettigheter for reiser i EU/EØS

Mindre en 90 dager

EU/EØS borgere: Bestill Europeisk helsetrygdekort. Dette gir deg samme rettigheter til medisinsk hjelp som landets egne borgere. 

Ikke-EU/EØS borgere: Du har ikke rett til europeisk helsetrygdkort. Du kan likevel ha rett til helsetjenester i EU/EØS. Kontakt HELFO for mer informasjon. 

Lengre enn 90 dager

Søk om S1 rettighetsblankett (tidligere E106) fra HELFO. 

Når du mottar bekreftelsen må dette leveres inn til trygdemyndigheter i vertslandet for at den skal være gyldig. 
Dette vil gi deg samme rettigheter som et europeisk helsetrygdekort.

Helserettigheter for reiser utenfor EU/EØS

Les mer hva HELFO sier om helserettigheter når du er utsendt fra en norsk arbeidsgiver og oppholder deg i utlandet.

Reiseforsikring

Reiseforsikring dekker andre utgifter enn HELFOs dekning av helserettigheter i utlandet.

Vilkårene til vanlig reiseforsikring dekker normalt ikke opphold utenfor hjemmet som varer over 90 dager, eller reiser for jobben. Det er derfor anbefalt å tegne egen forsikring for forskningsopphold. Ta kontakt med internasjonalt senter for mer informasjon om gode reiseforsikringer.

Pålagt lokal helseforsikring

Dersom visumsøknaden eller vertsinstitusjonen pålegger deg å kjøpe lokal helseforsikring, må du kontakte ditt fakultet/enhet i forbindelse med kostnadsrefusjon.

Ansvarsforsikringbevis

UiB kan som arbeidsgiver bli erstatningsansvarlig for ansattes handlinger etter erstatningsrettslige regler. Staten er selvassurandør og kan ikke utstede noen form for forsikringsbevis. 

I henhold til loven må du registrere flytting om du skal bo i et annet land i seks måneder eller lengre. Dette gjøres gjennom  Skatteetaten. Skal du flytte til et nordisk land, melder du om flytting i landet du flytter til. 

Hva skjer når du melder om adresseendring?

Skatteetaten vil avgjøre om du skal registreres som utflyttet fra Norge eller ikke. Hvis du planlegger å returnere til Norge vil du vanligvis ikke bli registrert som utflyttet.

Blir du derimot registrert som utflyttet kan du kontakte Skatteetaten og klage på vedtaket. Husk å lese vedtaket fra Skatteetaten nøye. Klagefrist er normalt sett tre uker. En godkjent flyttemelding medfører blant annet at du mister fastlegen din i Norge. Du vil få tildelt ny fastlege når du melder om flytting tilbake til Norge, men du har ikke rett på din tidligere fastlege.

Ved opphold i land som har særlige fordeler for forskere kan det være aktuelt å ta kontakt med Skatteetaten for å endre skattekortet. Dette gjelder spesielt ved forskningsopphold i USA. Se økonomiske forberedelser for mer informasjon om skatteavtalen mellom Norge og USA.

Det kan være behov for dokumentasjon på ulike forhold. Noen viktige dokumenter kan være nødvendig å ha med i engelsk utgave:

• Arbeidsavtale (med beskrivelse av inntekt). 
• Vigselsattest 
• Helsekort (vaksiner)
• Fødselsattest til barn (Bestill attest på engelsk)
• Europeisk helsetrygdkort
• Rettighetsblankett fra HELFO

Reiser du med barn i barnehage eller skolealder kan det være lurt å ha med

• Uttalelse fra skole eller barnehage
• Vaksinasjonskort

Undersøk med forsikringsselskapet ditt om du må endre forsikringen din i forbindelse med utleie. 
Dersom du mottar stipend for å dekke kostander til bolig i utlandet ved forskningsopphold kan stipendet blir skattepliktig dersom du leier ut boligen din i Norge.  

UiB har et indre marked for utleie av bolig for ansatte. Ta kontakt med bolig@uib.no dersom du ikke har tilgang til å legge ut boligen din på indre marked. 

Informasjon fra skatteetaten om skattefradrag ved utleie.

Ansatte ved UiB er anbefalt å bruke Berg-Hansen reisebyrå for tjenestereiser og UiB Eurocard til å betale. Se bestille reiser og kredittkort for mer informasjon.