Rutiner ved ansettelse i vitenskapelige stillinger

Steg i prosessen

Ansvarlig

Utlysningstekst

Opprett ny sak i ePhorte. Skjemaet Anmodning om utlysning fylles ut, og legges i saken som N-notat med mottaker 1101 - Det humanistiske fakultet. Utkast til utlysningstekster, både på norsk og engelsk, skal følge N-notatet som vedlegg. 

Institutt

Maler for utlysningstekster ligger i teams-kanalen "Utlysningsmaler HF" i teamet HR og service, HF. Disse oppdateres jevnlig, og det oppfordres til å bruke malene aktivt. 

Når utlysningsteksten er godkjent av fakultetet og fagforeningene (tre virkedagers merknadsfrist), publiseres denne elektronisk i Jobbnorge. Stillingen offentliggjøres i NAV og Euraxess (gjelder utlysninger på engelsk). 

Fakultet

Dersom det er ønskelig å publisere stillingen i andre kanaler, kan instituttet be om dette i anmodningsskjemaet. Slike annonseutgifter dekkes av instituttet eller prosjektet. 

Institutt

Behandling av søknader

Søkerne sender søknad, CV, publikasjonsliste og vedlegg elektronisk via Jobbnorge.

Søkerne

Bekreftelse på mottatt søknad

Søkerne mottar automatisk en bekreftelse om at søknaden er mottatt.

Jobbnorge 

Søknad som trekkes før søknadsfristen er gått ut skal fjernes fra datasystemet. Trekk av søknad blir automatisk loggført i Jobbnorge. Dette skal også arkiveres i ePhorte. Institutt og fakultet holder hverandre oppdatert om eventuelle trekk.

Institutt/fakultet

Offentlig søkerliste

Instituttet sender ut offentlig søkerliste til søkerne etter søknadsfristens utløp. Søkerlisten sendes som vedlegg i et brev om videre saksgang. Brevet genereres i Jobbnorge, hvor passende maler for brevoppsett er tilgjengelig.

Institutt

Offentlig og utvidet søkerliste skal legges inn som X-notat i saken i ePhorte.

Merk at det finnes tre søkerlister i Jobbnorge:

1. Offentlig søkerliste

2. Utvidet søkerliste

3. Saksbehandlerliste

Søkerne kan i Jobbnorge be om å bli unntatt fra den offentlige søkerlisten. En slik forespørsel skal vurderes av instituttet. Det må foreligge tungtveiende grunner for et slikt unntak. Hovedregelen er at alle søkere er offentlige. I tvilstilfeller bør instituttet kontakte fakultetet.

Merk også at søkerne har partsrettigheter i henhold til forvaltningslovforskriften § 15, og kan derfor be om å få tilsendt kopi av den utvidede søkerlisten.

 Institutt

Instituttet er ansvarlig for at det foretas en habilitetsvurdering av komitemedlemmene, også av ev. spesialsakkyndige, ev. i samråd med fakultetet.

Bestemmelser om habilitet og tillitt, habilitetserklæring, samt offentlig søkerliste og utlysningstekster sendes de potensielle medlemmene som underskriver erklæringen og returnerer den til instituttet. 

Instituttet sender forslag til sammensetning av sakkyndig komité til fakultetet via ePhorte. Habilitetserklæringene legges inn som vedlegg.

 Institutt

Komiteens sammensetning er regulert i pkt. 6.2.1, 7.3 og 7.4 i følgende reglement: Reglement for ansettelse i vitenskapelige stillinger, og faglig/administrative lederstillinger. Dersom komitesammensetningen avviker fra retningslinjene, må dette begrunnes i forslaget som oversendes fakultetet.

Fakultetet oppnevner komiteen og sender orientering til komitémedlemmene med kopi til instituttet. Fakultetet gir komiteen tilgang til søknadene i Jobbnorge. Komiteen vil automatisk få tilsendt informasjon om tilgang og brukerveiledning i egen e-post.

Fakultet

Fakultetet sender orientering om oppnevning av komité til søkerne via Jobbnorge.

Fakultet

Uttalelse fra sakkyndig komité

Komiteen sender sin uttalelse til fakultetet med kopi til instituttet. Komitéleder og instituttleder har et fellesansvar for at søkerne får en så likeverdig omtale som mulig.

Komité

Fakultetet foretar en administrativ kvalitetssikring i forhold til åpenbare feil/mangler ved den sakkyndige uttalelsen, som f.eks at en søker er utelatt, pedagogisk kvalifikasjon ikke er omtalt eller lignende. Uttalelsen journalføres.

Uttalelsen sendes til søkerne via Jobbnorge med to ukers merknadsfrist. Eventuelle merknader fra søkerne sendes til komiteen for tilsvar. Komiteens tilsvar sendes til søkerne via Jobbnorge. Merknader og tilsvar skal legges i ePhorte.

Fakultetet og instituttet tar stilling til om eventuelle merknader fra søkerne og komiteens svar på disse kan påvirke komiteens konklusjoner i en slik grad at det blir nødvendig å be komiteen om en overordnet, endelig kommentar.

Fakultet

Prøveforelesning og intervju

Instituttet avgjør selv om de vil nedsette en felles komité for vurdering av intervju og eventuell prøveforelesning, eller om de ønsker å nedsette to komiteer.  Instituttleder og/eller nærmeste overordnet til stillingen skal delta ved intervju. Samme myndighetsperson skal delta i en eventuell prøveforelesning.

Institutt

Instituttet kaller inn til og gjennomfører intervju og prøveforelesning. Se Veiledende retningslinjer for prøveforelesning og intervju før ansettelse i vitenskapelige stillinger ved Det humanistiske fakultet. 

Institutt

Fakultetet dekker reise og opphold på rimeligste måte for dem som kalles inn til intervju.

Fakultet

Instituttets innstilling

Etter gjennomføring av intervju og eventuell prøveforelesning skriver instituttleder innstilling, som sendes til fakultetet for sluttbehandling i fakultetsstyret eller tilsettingsrådet. Faste vitenskapelige stillinger skal behandles av fakultetsstyret. Ansettelser i midlertidige vitenskapelige stillinger behandles av tilsettingsrådet på fullmakt fra fakultetsstyret.

Innstillingen utarbeides på grunnlag av utlysningsteksten, den sakkyndige rapporten og eventuelle merknader fra søkerne, samt uttalelsene fra prøveforelesningskomiteen og intervjukomiteen. Ved krav om pedagogiske kvalifikasjoner omtales disse særskilt i innstillingen. Dersom det er søkere av begge kjønn skal det vurderes om søkerne er tilnærmet likt kvalifisert, jf. regler om moderat kjønnskvotering pkt. 6.3.1 i ansettelsesreglementet.

Vanligvis innstilles minst tre rangerte søkere forutsatt at det er så mange kvalifiserte søkere. 

Merk: På forespørsel kan alle søkerne få tilsendtden rangerte innstillingen, jf. forvaltningslovsforskriften § 19.

For å få en mest mulig effektiv saksgang frem mot ansettelse, må instituttet ved ansettelser i faste vitenskapelige stillinger orientere seg om gjeldende innleveringsfrister for saker til fakultetsstyremøter. Se Innleveringsfrister for institutt/senter nederst på følgende side: Fakultetsstyret ved Det humanistiske fakultet | Det humanistiske fakultet | UiB.

Institutt

Ansettelse i stillingen

Fakultetet sender ut tilbudsbrev når vedtaket er fattet i det aktuelle rådet. Ansettelse må være formelt godkjent og arbeidsavtale må være signert før innstilte kandidater kan starte i stillingen. 

Fakultet

Instituttet, i samarbeid med fakultetet, gjør nødvendige forberedelser for å ta i mot den nyansatte arbeidstakeren. Fakultetet orienterer utenlandske arbeidstakere om at skattekort og oppholdstillatelse må være på plass før lønn kan utbetales.

Internasjonalt senter UiB gir praktisk informasjon og råd knyttet til mottak og oppfølging av utenlandske arbeidstakere. 

Institutt og fakultet

Oppstartsdato avtales mellom institutt, fakultet og den nyansatte. 

Institutt/fakultet

Fakultetet sender ut arbeidsavtale når tilbudet er akseptert og oppstartsdato er fastsatt. 

Fakultet

Fakultetet avslutter saken i Jobbnorge. 

Fakultet

Denne rutinen er i samsvar med UiBs ansettelsesreglement og HF sine hjemmesider.