– Arbeidet med UiB FRAMtid har vært en aha-opplevelse

– Vi ville delta som UiB FRAM-pilot fordi det var viktig for oss å identifisere hva som stjeler tid fra forskningen vår, redusere tidstyvene, og finne ut hvordan vi kan jobbe mer strukturert og strategisk, sier instituttleder ved HEMIL, Fungisai Gwanzura Ottemöller.

Hun forteller at resultatene av UiB FRAMtid så langt ser lovende ut, men at en god del arbeid gjenstår før instituttet når målene sine. 

– Arbeidet med UiB FRAMtid har vært som en aha-opplevelse. Prosessen har minnet oss på at forskning bør oppta halvparten av arbeidstiden vår. Men arbeidet for å komme dit pågår fortsatt. 

Verdifull støtte fra UiB Tjenesteutvikling

Sammen med ansatte ved UiB Tjenesteutvikling, og administrasjonssjef, undervisningsleder og andre kolleger ved HEMIL, har Ottemöller arbeidet med å kartlegge instituttets utfordringer, og utvikle tiltak som skal bidra til å skjerme og frigjøre sammenhengende forskningstid. 

Arbeidet startet høsten 2022. Da ble 11 HEMIL-ansatte intervjuet av Harald Engesæth og Gry Ane Vikanes Lavik fra UiB Tjenesteutvikling.

– Det har vært fint å diskutere utfordringer og få anerkjennelse av folk utenfor HEMIL. Intervjuene har vært svært nyttige, sier Ottemöller.

– Hvilke utfordringer kom fram gjennom intervjuene?

– Vi jobber veldig hardt uten nok administrativ støtte. De administrative ansatte ved HEMIL er ekstremt hardtarbeidende, men på grunn av hyppige endringer i IT-systemene får de stadig mer å gjøre, og vi som vitenskapelig ansatte har flere administrative oppgaver å utføre.

Skiftende systemlandskap

For å hjelpe de ansatte med å håndtere store mengder forespørsler i et stadig skiftende systemlandskap, ble lokal systemopplæring iverksatt som et av flere tiltak denne våren.

– Vi har hatt workshops om EPN, Leganto og Mitt UiB, samt opplæring i studiekvalitetssystemet med Studieavdelingen (SA), sier Ottemöller.

Vi har innsett at vi har fokusert for mye på undervisning og studenter, og vi trengte å finne en bedre balanse mellom studentfokus og forskning.

Hun legger til at de også har hatt workshop omkring bruk av Microsoft Teams. Denne applikasjonen bruker de nå oftere som alternativ til e-post. Store mengder e-post og manglende tid til å besvare disse har vært en sentral utfordring i lengre tid.

– Vi har lyktes med å begrense e-posttrafikk ved å bruke Teams mer, og ved å være tydeligere på at personer i kopifeltet ikke har noen forpliktelse til å svare, sier Ottemöller.

Møtefrie dager

HEMIL har også tenkt å implementere møtefrie dager for å frigjøre mer sammenhengende tid til forskning.

– Vi har satt som mål at tirsdager, torsdager og fredager skal være møtefrie dager. Men vi har ikke implementert dette helt enda. Undervisning vil havne på disse dagene, spesielt på tirsdager og torsdager, men ved å gjøre disse dagene møtefrie vil ansatte ha mulighet til å blokkere tid til forskning innimellom når de ikke har undervisning, sier Ottemöller. 

De møtefrie dagene skal etter planen markeres i Outlook. 

– Markering i Outlook-kalenderen vil synliggjøre overfor kolleger og andre at vi ikke ønsker å bli forstyrret disse dagene. Vi jobber med å etablere en kultur der det ikke forventes at noen leser eller svarer på epost i løpet av disse møtefrie forskningsdagene. Forhåpentligvis vil dette bidra til å skjerme forskningstiden vår, sier Ottemöller.

Mer strategisk bruk av tid

Studentkontakten prøver de også å få bedre kontroll over. 

– Vi har innsett at vi har fokusert for mye på undervisning og studenter, og vi trengte å finne en bedre balanse mellom studentfokus og forskning. Nå bruker vi Mitt UiB mer systematisk for å håndtere studentspørsmål. Vi skal også implementere spesifikke tidspunkter hvor vi er tilgjengelige for å bli kontaktet av studentene, sier Ottemöller.

For å oppmuntre de ansatte ytterligere til å prioritere forskning, arrangerer de nå jevnlige faglunsjer. 

– På faglunsjene presenterer vi forskning og andre forskningsrelaterte temaer for diskusjon på tvers av forskningsgrupper. Dette håper vi vil være inspirerende og nyttig.

Ottemöller forteller at de også skal se nærmere på hvilke utvalg de skal delta i framover.

– HEMIL-ansatte er svært dedikerte. Vi har et positivt arbeidsmiljø, de ansatte gjør mye, og de gjør det bra. Men framover skal vi være mer strategiske på hvilke utvalg og komiteer vi sier ja til å bli med i slik at vi får mer kapasitet til å fokusere på forskning og andre viktige oppgaver.

Åpner ny master til høsten

Fra august åpner et nytt masterprogram ved HEMIL. UiB FRAM-tiltakene blir dermed ekstra viktige i tiden framover.

• Les også: Ny master i barnevernsarbeid ved HEMIL

– Nå som antall masterprogram øker fra tre til fire, skal vi forsøke å jobbe mer strukturert og systematisk på tvers av masterstudiene for å unngå duplisering av oppgaver, sier Ottemöller.

UiB FRAM er et langsiktig utviklingsprosjekt. Ottemöller vil sørge for at UiB FRAMtid-arbeidet som nå gjøres skal kunne videreføres i fremtiden.

– Jeg håper vi kan jobbe med å utvikle en forskningsstrategi til høsten basert på UiB-strategien og det psykologiske fakultetets strategi slik at arbeidet som vi gjør nå fortsetter, og slik at de som tar ledelse på HEMIL i framtiden kan bygge videre på det vi har startet.