Økonomi og administrasjon i driftsfasen (H2020)

H2020 er EUs rammeprogram for forskning og innovasjon, for perioden fra 1. januar 2014 til 31. desember 2020.

Ingen nye H2020 prosjekter skal opprettes.

Alle kostnader som som skal rapporteres til EU må oppfylle eligibility kriteriene som nevnt i Grant Agreement; reelle og ikke estimerte, påløpt i løpet av prosjektperioden og i forbindelse med prosjektet, nødvendig for implementeringen av prosjektet, indikert i budsjettet i Annex 2, regnskapsført hos partneren (beneficiary). Alle kjøp av varer og tjenester skal gjøres i henhold til "best value for money". Vær oppmerksom på kostnader knyttet til beregning av timepris, kjøp av utstyr, bruk av utstyr og infrastruktur og bruk av tredjeparter.

- Ansettelser må gjøres i henhold til reglene i Grant Agreement og interne regler ved UiB.
- Alle ansatte som betales av EU midlene skal i utgangspunktet ha en ansettelseskontrakt med UiB.
- Alle ansatte som betales av EU midlene må knyttes til prosjektet, og timelistene vil normalt dokumentere dette. Dersom en person opprinnelig er ansatt for å jobbe i et annet prosjekt, og dette nevnes i arbeidskontrakten, må det fylles ut et Vedlegg til arbeidsavtale.
- Kun for ERC prosjekt; Principal Investigator må kunne dokumentere krav til arbeidstid i EU eller assosiert medlemsland som gitt i arbeidsprogram/call (signert erklæring mellom PI og UiB).
- Alle ansatte som betales av EU midler skal også føre timelister, uavhengig om det gis fritak i Grant Agreement/Annotated Grant Agreement. Den ansatte skal føre det antall timer per dag som man jobber i prosjektet, inntil 7,5 timer dagen (de timene man er betalt for å jobbe, overtid kan føres om dette er i tråd med regler for overtid ved UiB). Timelister skal signeres av den ansatte og BDM månedlig (dette vil bli sjekket ved en revisjon).
 

Les mer om rapportering i H2020 prosjekt her.

Det er mulig å overføre midler mellom kostnadskategorier (for eksempel fra lønn til reiser, fra reiser til forbruksmateriell) samt mellom partnere i konsortiet, så lenge dette ikke fører til endringer i kontrakten eller det vitenskapelige arbeidet som beskrevet i Annex 1. Dersom omfordeling av budsjett medfører endring i arbeidspakkebeskrivelser, deliverables o.l. må koordinator og EU informeres, og en eventuell kontraktsendring iverksettes. Omfordeling av budsjett til tredjeparter som ikke er nevnt i Annex 1 bør forhåndsgodkjennes av EU.
 

Rapportering av kostnader til EU og innbetalinger til prosjektet fra EU (eller fra koordinator) vil bli gjort i Euro. Siden man rapporterer til, og mottar innbetaling fra EU på ulike tidspunkt, vil valutakursen variere. Dette kan skape et valutatap eller en valutagevinst for prosjektet. EU vil ikke dekke valutatap (på listen over "ineligible costs"), mens de lar institusjonene beholde en eventuell valutagevinst. Ved UiB er det prosjekteier (institutt/avdeling/senter) som har valutarisikoen, og som må dekke eventuelle valutatap men vil også beholde eventuelle valutagevinster. Det er viktig at prosjektene blir rebudsjettert i PA jevnlig for å ta hensyn til endring i valutakurs, og som et minimum etter hver rapporteringsperiode. 

- Fra EU: Utbetalinger fra EU skjer via koordinator. Rundt prosjektstart vil konsortiet få utbetalt en forskuddsbetaling (pre-financing), som normalt vil bli distribuert til den enkelte partner i forhold til totalt budsjett (med mindre annet er beskrevet i konsortieavtalen). 5% av pre-financingen blir satt av til Guarantee fund (blir refundert i forbindelse med sluttutbetalingen). Interimutbetalinger vil skje 90 dager etter at de periodiske rapportene er levert, så fremt rapportene godkjennes av EU uten behov for tilleggsinformasjon. EU vil kun utbetale 90% av budsjettet i pre-financing og interimutbetalinger, de resterende 10% vil bli utbetalt 90 dager etter at sluttrapporten er levert, så fremt rapportene godkjennes av EU uten behov for tilleggsinformasjon.
- Internt: Dersom UiB er koordinator vil utbetalinger fra EU bli overført til UiB sin Eurokonto. Midlene må viderefordeles til partnerne i konsortiet, inkludert midlene til UiB som må overføres til UiB sin driftskonto. Anviste utbetalingsbrev må sendes Seksjon for prosjektøkonomi. Dersom UiB er partner i prosjektet vil midlene bli overført til UiB sin driftskonto. I de tilfellene UiB er en partner og har en Linked third party i kontrakten, vil midlene bli overført til Eurokontoen (innført fra 2016). Administrativ kontakt lager til utbetalingsbrev og oversikt over hvor mye som skal overføres til hver av partnerne. Se utbetaling Eurokonto.
 

I løpet av driftsfasen kan det bli behov for å endre kontrakten (Grant Agreement). Dette kan gjelde både praktiske og formelle endringer som påvirker gjennomføringen av prosjektet, for eksempel tilføyelse av nye artikler i kontrakten, endringer i Annex 1 eller endring av de involverte partnerne i prosjektet. Det er Koordinators oppgave å be EU om kontraktsendringer på vegne av en eller flere partnere i konsortiet. Selve kontraktsendringen vil gjøres via prosjektets side i Participant portal.
 

EU har rett til å foreta revisjon av alle H2020 prosjekt gjennom Kommisjonens egne revisjoner, ECA eller OLAF. Kommisjonen kan foreta revisjoner inntil 2 år etter at sluttutbetalingen er foretatt. Det gis ingen revisjonsfrist for ECA eller OLAF, men all prosjektdokumentasjon må beholdes inntil 5 år etter at sluttutbetalingen er foretatt så det antas at revisjoner fra ECA og OLAF kan forekomme i dette tidsrommet.