Kontrakt

All ekstern finansiering klassifiseres for å sikre korrekt utforming av kontrakt, korrekt regnskapsføring og rapportering.

I søknadfasen må Forskningsrådgivere ved institutt og fakultet påse at kontrakt utformes på en måte som gjør det enkelt å identifisere og etterfølge gjeldende lover og regler for regnskapsføring og rapportering. Det er derfor svært viktig at prosjektet er riktig klassifiert før søknad sendes, for å unngå uklarheter når kontrakter inngås.Når innvilgede prosjekter opprettes i prosjektmodulen, skal prosjektøkonom og BDM sikre at prosjektet opprettes ihht gjeldende regelverk i forhold til klassifisering. 

Følgende klassifieringer skal foretas for eksterne midler.

1. Hvor skal midler plasseres i UiB økonomien:BOA (Bidrag el. Oppdrag), Bevilgning eller Salg?
2. Avgiftspliktig?
3. Finansieringskilde?
4. BOA lover og regler

Søknaden er innvilget, justeringer må eventuelt gjøres i budsjettet. (Roller, rutiner, verktøy).

Prosjektleder har fått tilslag på søknaden og budsjettet gås igjennom med prosjektøkonom. Er det endringer i fht søknaden så må budsjettet justeres og forankres med instituttledelsen. Er det store komplekse prosjekter som ØKA-rådgiver har kvalitetssikret i utgangspunktet, så skal det reviderte budsjettet også det nå.

• Justering av budsjett i kontrakt
• Forankring med instituttledelse
• Kvalitetsikring

Roller 

• Prosjektleder
• Instituttleder
• Prosjektøkonom
• Rådgiver ØKA

I forskningssamarbeid mellom UiB og eksterne parter skal det avtalefestes eierskap til resultater og hvordan resultatene skal publiseres.

Sammen med grunnenhetene/instituttene/fakultetene sikrer kontraktsgruppen ved FA at forskningssamarbeid som UiB er involvert i er i tråd med universitetets retningslinjer. Alle forpliktendene forskningssamarbeid ved UiB skal være basert på skriftlige kontrakter.

Dette gjør Forsknings- og innovasjonsavdelingen (FIA):

• Bistår med utarbeidelse av forskningskontrakter
• Kvalitetssikrer kontraktsutkast
• Bistår med forhandlinger i kontraktsinngåelsesfasen
• Juridisk rådgivning
• Etter at instituttet/grunnenheten har parafert kontrakten, er det FIA som bistår med å få kontrakten signert. Det er FIA som har delegert signaturmyndighet ved UiB for forskningskontrakter.

Hvem kan kontakte oss:

• Alle ansatte ved UiB som ønsker juridisk bistand i forbindelse med ekstern finansiering av forskningsprosjekt.

For å kunne bistå og kvalitetssikre kontrakten trenger FIA at fakultet og institutt/grunnenhet bidrar med følgende:

• Kort beskrivelse av prosjektet
• Prosjektbeskrivelse (vedlegg til kontrakten)
• Oppdatert og kvalitetssikret budsjett
• Informasjon om kontaktinformasjon til samarbeidsparter
• Før FIA signerer kontrakten skal instituttleder parafere. På denne måten godkjenner instituttet at prosjektet er økonomisk forankret, samtidig som det er en bekreftelse på at instituttet har vurdert prosjektets faglige interesse i det enkelte prosjekt.

Informasjon kommer. 

Avtaleutkast er basert på bruk av standard maler eller individuelle kontrakter.

Alle sluttforhandlede kontrakter skal alltid paraferes av instituttleder, og signeres av avdelingsdirektør i Forskningsadministrativ avdeling. Ved større prosjekter skal også fakultetet godkjenne dersom det binder opp ressurser ut over instituttet.

Roller

• Forskningsrådgiver inst/fak
• Instituttleder
• Juridisk rådgiver FA
• Forskningsdirektør

Lenker

• NFRs maler for samarbeidsavtaler
• DESCA-malen