Møtefrie dager og tidsrom

Er møtefrie dager en god idé?

De fleste kan kjenne seg igjen i at møter spiser mye tid. Å samle møter til enkelte dager eller i enkelte tidsrom kan gi mer sammenhengende tid til forskning og være mer effektivt enn å fordele møter jevnt utover alle ukens dager. Dette er relativt enkle tiltak som et institutt kan gjennomføre uten veldig omstendelige prosesser.

Ulike varianter

Flere av pilotinstituttene i delprosjektet «FRAMtid» har testet ut ulike varianter av dette.

Ved Institutt for samfunnspsykologi (ISP) har de bestemt seg for at onsdag skal være «møtedagen» på instituttet. Det betyr ikke at for eksempel forskergrupper ikke har «lov» til å møtes på andre dager dersom de ønsker det. Men møter som administrasjonen og instituttledelsen kaller inn til, forsøker de systematisk å samle til onsdager. Effekten av å samle disse møtene til onsdagene er at staben får mer sammenhengende tid til andre oppgaver andre dager.

Institutt for helse, miljø og likeverd (HEMIL) har en tilsvarende løsning. De har blitt enige om at tirsdager, torsdager og fredager i utgangspunktet er møtefrie dager. Møter i instituttets regi, der det forventes at hele eller større deler av staben deltar, legges som hovedregel til onsdager.

Ved Institutt for sosialantropologi har de valgt en annen løsning. Her har de ikke innført møtefrie dager, men heller blitt enige om at som hovedregel skal møter legges til etter kl. 13 (uavhengig av hvilken dag det er snakk om). Mange konsentrerer seg bedre om morgenen. De vitenskapelig ansatte ved instituttet ønsker å utnytte tiden før lunsj til å forske og skrive uforstyrret, heller enn å samle møter til enkelte dager.

Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier (LLE) har også valgt en litt annen løsning. De har ikke forsøkt å samle møter til enkelte dager eller bestemte tidsrom for hele instituttet. For et stort institutt som består av mange små og ganske ulike fagmiljøer, ville en slik tilnærming by på utfordringer. Det vil være lite fleksibelt og kanskje ikke en spesielt hensiktsmessig måte å organisere møtevirksomheten deres på. I stedet har instituttledelsen kommunisert ut tydelig at de ønsker at de vitenskapelig ansatte skal bruke fleksibiliteten i arbeidstiden aktivt, slik at de i uttrykkelig avtale med fagmiljøet setter av deler av arbeidsdager, hele arbeidsdager eller arbeidsuker til forskning. De lar det med andre ord være opp til det enkelte fagmiljø å bestemme hvilke dager eller tidsrom de setter av til forskning, men er samtidig opptatt av å utvikle en kultur der det oppfattes som legitimt å sette av større flater med sammenhengende tid til forskning.

Også andre institutter og enheter ved UiB har ordninger for møtefrie dager. Institutt for klinisk psykologi har for eksempel mandag og fredag som møtefrie dager.

Møtefrie uker?

Antakelig er det flere fagmiljøer ved UiB som i større eller mindre grad blir enige om enkelte uker i løpet av året der de forsøker å unngå møter, for eksempel i starten eller slutten av semestrene. Men er det mulig og hensiktsmessig å gjøre dette mer systematisk?

For en del år siden beskrev en artikkel i Khrono erfaringene fra Massachusetts General Hospital, hvor en rekke forskningsgrupper hadde innført møtefrie uker. De pekte seg ut fire uker i året, én hvert kvartal, som skal være blottet for møter. Opplegget ble først beskrevet i et innlegg i tidsskriftet Nature i 2020, der den amerikanske forskeren Heidi Rehm fortalte om de positive erfaringene med møtefrie uker, som ble stadig mer populært og rullet ut i andre deler av organisasjonen.

Tips og råd

Her er fem gode grep hvis dere vurderer å innføre møtefrie dager eller tidsrom:

1. Institutter og fagmiljøer er forskjellige og har forskjellige behov. Finn et system som fungerer for dere og hold fast på det.
2. Møtefrie dager og tidsrom kan ikke ordnes på individnivå, men må samkjøres med resten av arbeidsplassen. Systemet må diskuteres og forankres i det kollegiale fellesskapet. Det er mye arbeid å lage møtefrie dager eller tidsrom hvis ikke alle er om bord.
3. Blokker kalenderen så tidlig som mulig og finn nye datoer eller avlys det som allerede er der.
4. Gi tydelige signaler om at systemet skal respekteres.
5. Husk å evaluere når dere har prøvd ut opplegget en stund.