Avhandling, innlevering og disputas

Avhandlingen skal være et selvstendig vitenskapelig arbeid av internasjonal standard og på et høyt faglig nivå når det gjelder problemformuleringer, begrepsmessig presisering, metodisk, teoretisk og empirisk grunnlag, dokumentasjon og framstillingsform. Avhandlingen kan være en monografi eller basert på flere delarbeid (artikler). 

Artikler som produseres i ph.d.-perioden, skal krediteres UiB. Dette gjelder også dersom UiB ikke er arbeidsgiver. Se Rapporteringsinstruksen (NVI) kapittel 2.2 for mer informasjon og Veiledende retningslinjer for kreditering av vitenskapelige publikasjoner til institusjoner (UHR 2011)

Mal for avhandlinger som skal leveres ved UiB, finnes på UiBs sider om trykking og publisering.

Fakultetet har utarbeidet en veiledning for avhandlinger. 

Sammendraget/kappen til alle ph.d.-arbeider skal kjøres gjennom et tekstgjenkjenningssystem (Ouriginal) før innlevering av avhandlingen. Med sammendraget menes introduksjonen til de publiserte artiklene. Dersom kandidaten har skrevet en monografi, skal hele avhandlingen kjøres gjennom programmet. Sjekken kan ta opptil noen dager, som regel mindre. Teksten som skal sjekkes sendes som tekstfil (ikke pdf) på e-post til ph.d.-koordinator ved instituttet, som vil kjøre teksten gjennom programmet.

Programmet er til hjelp for å finne tekstlikhet, slik at man blant annet kan sjekke om sitater er tilstrekkelig referert. Ouriginalrapporten skal gjennomgås av veileder før søknad om innlevering sendes videre til fakultetet. Ouriginalsjekken vil ikke nødvendigvis fange opp alle kilder, og erstatter ikke kandidatens selvstendige ansvar for god kildebruk.

Innlevering av avhandlingen skjer i to ledd.

• Kandidaten leverer sin avhandling via elektronisk skjema. Merk at selve avhandlingen skal leveres som én pdf-fil der både introduksjonen ("kappen") og delarbeidene er med. Kandidaten også bli bedt om å laste opp REK-godkjenningen for prosjektet. Dette skjemaet vil gå direkte til fakultetet. Merk at i skjemaet vil man også bli bedt å skrive tre setninger om hva man har forsket på/interessante funn i avhandlingen (på norsk). Dette vil bli lest opp av dekan på doktorpromosjonen.
• Veileder leverer et separat skjema med forslag til bedømmelseskomité og medforfatterskapserklæring. Dette skjemaet går til instituttet som kvalitetssikrer og formelt fremmer forslag til fakultetet. 

Merk at komitémedlemmene ikke kan ha publikasjonssamarbeid eller publikasjoner gjennom de siste fem år med hverandre, kandidat eller veiledere for å regnes som habil (jfr. Forvaltningslovens §§ 6-10). Det skal være en opponent av hvert kjønn. Dersom dette ikke er mulig skal det begrunnes, og det skal vises til navn på minst 3 forespurte personer av det underrepresenterte kjønn.

Redegjørelse for flerforfatterskap dersom avhandlingen består av artikler der flere enn kandidaten har bidratt. 
Redegjørelsen skal tydelig beskrive kandidatens bidrag til den enkelte delstudie/artikkel, og skal skrives på samme språk som avhandlingen, da den skal følge avhandlingen. Redegjørelsen signeres av hovedveileder.  
 
Alle skjema er tilgjengelig på denne siden.

Avhandlingen vil også bli gjort digitalt tilgjengelig i begrenset omfang i Nasjonalbibliotekets digitale samlinger. Denne tilgangen er hjemlet i Åndsverkloven og gjelder for alt allment tilgjengelig materiale i Norge. Det vil si at dersom doktoravhandlingen er gjort allment tilgjengelig, så omfattes den av denne loven.

Det er den versjonen av avhandlingen som blir trykket til disputas, som i digitalt format blir oversendt Nasjonalbiblioteket for arkivering og en begrenset tilgjengeliggjøring.

Alle vitenskapelig ansatte i norsk universitets- og høgskolesektor kan i Nasjonalbibliotekets samling få tilgang til avhandlingen din ved å logge seg inn med Feide, og fire samtidige brukere vil ha tilgang til en spesifikk publikasjon. For alle andre må man søke om tilgang til Nasjonalbiblioteket sine digitale samlinger for 8 timer om gangen, via sitt folke- eller fagbibliotek. To slike brukere vil samtidig kunne ha tilgang til en spesifikk publikasjon. Tilgangen til Nasjonalbibliotekets pliktavleverte materiale er kun for forsknings- og dokumentasjonsformål. Brukerne kan ikke ta digital kopi.

Oppnevning av bedømmelseskomité

Fakultetet oppnevner bedømmelseskomiteen etter forslag fra instituttet. Instituttet må sikre at de som foreslås er forespurt. Fakultetet sender avhandlingen med relevante vedlegg til komiteens medlemmer per e-post. Kandidat og veiledere får kopi av denne eposten. 

Innen en måned skal komiteen ha foreslått en dato for prøveforelesning og disputas. Komiteens leder tar kontakt med fakultetet, som bestiller auditorium. Merk at komiteen har inntil tre måneder på seg til å bedømme avhandlingen. Dato for disputas kan ikke planlegges mindre enn ti uker etter at både avhandling og komitéforslag er mottatt ved fakultetet. Disputas kan ikke avholdes f.o.m. uke 26 t.o.m. uke 33 eller f.o.m. 20. desember t.o.m. 5. januar, eller i påskeuken. Dato for disputas kan måtte flyttes dersom det er mange disputaser samme dag, eller instituttet har arrangement som vanskeliggjør disputasavvikling. 

Innstilling

• Innstillingen skal leveres til fakultetet innen tre måneder etter at avhandlingen er levert til komiteen (men likevel aldri senere enn fire uker før disputasdato). Fakultetet videresender innstillingen til kandidaten, som har en frist på 10 arbeidsdager til å fremme skriftlige merknader til den.
• Dersom innstillingen er positiv: Fakultetet godkjenner innstillingen og oppnevner opponenter. Instituttet skaffer disputasleder (custos), og underretter fakultetet om dette. Fakultetet underretter komiteen, veiledere og doktoranden om at avhandlingen er godkjent til forsvar for doktorgraden. Kopi sendes instituttet og custos.
   
• Dersom komiteen anbefaler mindre omarbeiding: I noen tilfeller vil komiteen be kandidaten gjøre mindre omarbeidinger av avhandlingen før den skriver en endelig innstilling. Komiteen skal da gi en konkret oversikt over hva kandidaten må omarbeide. Fristen for omarbeidingen skal ikke være lengre enn tre måneder. Fakultetet underretter doktoranden og veiledere om dette med en frist for innlevering av omarbeidet avhandling.
   
• Dersom komiteen anbefaler at avhandlingen underkjennes, skal melding om dette gis fakultetet seinest en måned før tidspunkt for planlagt disputas. Fakultetet underretter veileder, som overbringer meldingen til kandidaten snarest mulig.
   

Trykking av avhandling

• Kandidaten bestiller selv formatkopiering og trykking. Se informasjon på https://www.uib.no/phd/110755/trykking-og-publisering 
• Avhandlingen skal være offentlig tilgjengelig minimum to uker før disputasen og kandidaten er ansvarlig for at det finnes avhandlinger i auditoriet under disputasen

Pressemelding og annonsering

• Kandidaten må innen 14 dager før prøveforelesningen levere doktorgradspressemelding via Avhandlingsportalen: https://avhandling.uib.no/
• Bilde kan tas hos Fotoseksjonen på fakultetet. Ring Jørgen Barth (55 58 65 45) og avtal time direkte. Bilde kan også tas gjennom rammeavtalen til UiB. Private bilder kan brukes, pass på at det er tatt med en lys bakgrunn, har tilstrekkelig oppløsning for trykking og oppgi alltid fotograf slik at vedkommende kan krediteres.  
   
• For eksempler på pressemeldinger, se kommunikasjonsavdelingens pressesenter.
   
• Fakultetet sender ut oppslag om prøveforelesning og disputas ca. 14 dager før disputasen. Instituttet legger ut informasjon på UiB sine hjemmesider. 
   

• Dersom formelle feil skal rettes i avhandlingen, må man søke om dette. Merk at frist for å søke om errata er en uke etter mottatt innstilling.
• Informasjon om og skjema for errata finnes i avhandlingsportalen.  
• Send skannet og signert (din signatur) søknad til phd@med.uib.no sammen med en bekreftelse på at de forespurte endringene er formelle feil og ikke endrer innholdet i avhandlingen. Errata kan kun sendes inn en gang.
• Dersom søknaden blir godkjent, kan feilene rettes i den versjonen av avhandlingen som skal offentliggjøres. Liste over rettingene (errataliste) skal følge den trykte avhandlingen og kan trykkes bakerst i avhandlingen eller legges som innstikk.
• Feil som er av substansiell art eller som kan ha betydning for hvorvidt avhandlingen kan godkjennes, kan ikke rettes. Formelle feil inkluderer retting av skrivefeil og rene språkfeil, manglende tegnsetting, korrigering av referanser, sidelayout, tekstformat o.l. Retting av formelle feil innebærer at teksten kan gjøres mer meningsbærende eller språklig korrekt, meningsinnholdet i teksten kan ikke presiseres eller endres. Endringer i tabeller godkjennes ikke som errata.
• Merk at man ikke kan bruke errata til å bytte ut et manuskript med den publiserte artikkelen, men man kan i forordet til avhandlingen som trykkes opp til disputasen, referere til den endelige tidsskriftsartikkelen. 

• Instituttet har ansvar for den praktiske gjennomføringen av prøveforelesning og disputas, med hjelp fra PC-vakter (auditoriestøtte). 
   
• Det marsjeres inn og ut av auditoriet i rekkefølge custos, doktorand, leder av bedømmelseskomiteen, annenopponent, førsteopponent. 
   
• Komiteen sender oppgitt emne til fakultetet som formidler det til doktoranden 10 virkedager før prøveforelesningen. Prøveforelesningens varighet er 45 minutter, med etterfølgende spørsmål og diskusjon (ca. 15 minutter). 
   
• På disputasen gjør doktoranden innledningsvis rede for hensikten med og resultatene av sitt arbeide. Innledningen skal ikke overstige 30 minutter. Førsteopponenten har ved en ordinær disputas en tidsramme på 1-2 timer, og andreopponenten 45-60 minutter. Det er mulighet for opposisjon ex auditorio. 
   
• Bedømmelseskomiteen forlater rommet for kort rådslaging før resultat av prøveforelesning og disputas meddeles publikum.
   

Tildeling av grad

• Kandidaten får en bekreftelse fra fakultetet på gjennomført disputas.
   
• Doktorpromosjon med utdeling av diplom finner sted tre ganger i året i Universitetets Aula (januar, april og august). Invitasjon til promosjonen blir sendt ut fra Universitetsdirektørens kontor, og det er derfor viktig at doktoranden melder fra om ny adresse dersom man flytter mellom disputasen og promosjonen.