Eiendomsavdelingens ansvar og organisering

Eiendomsavdelingen er ansvarlig for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av alle universitetets bygninger, tekniske anlegg og utearealet, samt planlegging og gjennomføring av nye byggeprosjekt ved UiB.

Eiendomsavdelingen utfører i tillegg en rekke servicetjenester overfor UiBs studenter, ansatte og publikum – f.eks. post- og transporttjenester, administrasjon av adgangskort, utleie av lokaler, utleie av velferdshytter, parkering mm.

• Eiendomsavdelingen er en del av sentraladministrasjonen ved UiB

• Eiendomsavdelingen er ledet av eiendomsdirektøren og er organisert i Drift, Prosjekt, Fagstøtte & Stab, Større satsinger.

• Avdelingen har ca. 100 ansatte i hel og deltidsstillinger (ca. 95 årsverk)

• Avdelingen har kompetente medarbeidere innen en rekke fagområder og disse har sin arbeidsplass spredt rundt på universitetsområdet

• Avdelingens administrasjon holder til i Nygårdsgate 5, 5.et., mens de enkelte driftsenhetene er lokalisert innenfor sine driftsområder

• Eiendomsavdelingen forvalter UiBs egen bygningsmasse, men også en del innleide arealer

Eiendomsavdelingen er organisert i Drift, Prosjekt, Fagstøtte & Stab og Større satsinger. Seksjonene er videre inndelt i flere enheter.

Eiendomsdirektøren

• Eiendomsdirektør

Drift

• Driftsområde Nord (1)
• Driftsområde Nord (2)
• Driftsområde 3
• Driftsområde 4
• Driftsområde 5 (andre bygg)
• Transport- og parkseksjonen (post, materiellenhet og parkenhet)
• Renhold
• Kortsenteret

Prosjekt

• Areal
• Bygg
• Interiør

Fagstøtte & Stab

• Fagstøtte
• Stab

Større satsinger

Drift

• Planlegger og utfører drift og nærmere definert vedlikehold av bygninger og utomhusareal, samt drift, vedlikehold og fornyelse av tekniske installasjoner for å skape best mulig fysisk arbeidsmiljø, (Tele, data og AV-utstyr er IT-avdelingens ansvar.)
• Den samlede bygningsmassen er inndelt i 4 geografiske driftsområder. Driftsområde 1-3 er lokalisert på Nygårdshøyden og område 4 på Årstadvollen/Haukelandsområdet. Driftsområdene blir ledet av en eiendomsforvalter som rapporterer til Seksjonssjef Drift. I hvert driftsområde er det vedlikeholdsleder og driftsleder som rapporterer til eiendomsforvalteren.
• Ansvar for etablering, oppsigelse og forvaltning av rammeavtale med leverandør av renholdstjenester. Oppfølging av operative avvik fra leverandør og interne renholdere.
• Intern og ekstern postbehandling
• Flytteoppdrag ved UiB, samt mindre materielloppdrag som montering av hyller mm.
• Drift og vedlikehold av UiBs utomhusareal
• Ansvar for UiBs brann- og sikkerhetsarbeid
• Ansvar for adgangskontrollering av bygg og adgangskort til ansatte og studenter
• Teknisk koordinator når Statsbygg er byggherre/prosjektleder

Prosjekt

• Planlegger og leder areal- og eiendomsforvaltning i samsvar med de styringsvedtak som blir fattet av Universitetsstyret eller Universitetsdirektøren.
• Brukerkontakt i større ombyggings- og vedlikeholdsprosjekter, samt flytteprosesser.
• Planlegger og har det prosjektadministrative ansvaret ved modernisering, ombygging, rehabilitering og utbedring av bygninger, utearealer og tekniske installasjoner, nærmere definert vedlikehold av bygninger
• Planlegging av interiør, møbler, og større utstyrskjøp i UiB sine bygg og leide lokaler
• Medvirkning i prosjekter hvor Statsbygg bygger / administrerer

Fagstøtte & Stab

Fagstøtte

• Vedlikehold, utvikling og oppdatering av FDV (Forvaltning, drift, & vedlikehold-systemet LYDIA)
• Tegningsdatabase (LYDIA) - teknisk tegning, utvikling BIM/3D
• Vedlikehold - tilstandskartlegging, vedlikeholdsplanlegging, -oppfølging, -støtte til driftsområdene, noe prosjektgjennomføring
• ENØK-ingeniør - initierer og koordinerer ENØK-tiltak ved avdelingen og UiB, veiledning drift/prosjekt, rapportering
• Miljøkoordinator ved avdelingen
• Kulturminneansvarlig - forvaltningsplaner for fredede/vernede bygg, vøl og vern i tiltak, støtte til prosjektledere
• Koordinerer innkjøps- og avtalearbeidet ved avdelingen

Stab

• Ekspedisjon, postbehandling og arkivet ved avdelingen
• Utleie av hytter, kantiner, undervisningsrom, garasjeplasser
• Intern økonomiforvaltning
• Intern oppfølging av HR-saker
• Tilrettelegger for internt HMS-arbeid
• Informasjon- og kommunikasjonsarbeid

Større satsinger

• Koordinerer UiBs største byggeprosjekter i egen regi
• Utvikling av bygningsmessige tiltak knyttet til klyngesatsingene til UiB
• Masterplan for eiendom