Styrking av eksternt finansiert virksomhet

Status for  oppfølging  av Ou 1, Ou 2 og Ou 3:

De tre delprosjektene gir anbefalinger for å styrke bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA-virksomhet) gjennom strategiske tiltak, styrket søknadsstøtte og bedre driftsoppfølging. 

Ou-1 vektlegger tiltak for å styrke satsing på tematisk og tverrfaglig samarbeid mellom disipliner og et mer strategisk samarbeid med randsoneselskapene. Universitetsledelsen vurderte tiltakene som meget sentrale. Ledelsens arbeid for å tilrettelegge for mer tverrfaglig samarbeid ble styrket gjennom utnevning av en ny viserektor for tverrfaglige satsninger, Robert Bjerknes. I sak 6/16 vedtok universitetsstyret prinsippene for organisering av universitetets tverrfaglige satsinger og Det medisinsk- odontologiske fakultet fikk ansvar for å koordinere satsingsområdet Globale samfunnsutfordringer med en bred deltakelse fra universitetets fagmiljøer. Arbeidet med organisering av satsingene fortsetter, og styret vil få forelagt saker om Marin forskning og Klima- og energiomstilling i løpet av 2016.

Universitetet har et utstrakt samarbeid med Uni Research om eksternt finansiert virksomhet, og det pågår et utredningsarbeid for å utrede ulike modeller for samhandling, jfr. styresak 17/16, om arbeidet med eierstyring. En arbeidsgruppe vil legge fram sine anbefalinger for styret i august 2016.

BOA team

Oppfølgingen av delprosjektene Ou-2 «Søknader med konkurransekraft» og Ou-3 «Profesjonell prosjektoppfølging» omfatter en rekke forbedringstiltak som er fulgt opp av Forskningsadministrativ avdeling og Økonomiavdelingen, i samarbeid med HR-avdelingen og Kommunikasjonsavdelingen innenfor det nye BOA-teamet. BOA-teamet omfatter de sentraladministrative tjenestene som er innrettet mot eksternt finansiert virksomhet. Teamet er organisert som en matrise med Forskningsadministrativ avdeling som organisatorisk hjem. Arbeidet skal sikre at forskere som søker prosjekter, får rådgivning og tjenester som er godt koordinert med relevant administrativ kompetanse gjennom hele søknadsprosessen. Teamet fungerer slik at deloppgaver fordeles til undergrupper etter kompetanse og ansvarsfelt.  Avdelingene som bidrar med ressurser i teamet har opprettet en styringsgruppe blant avdelingsdirektørene for å sikre tett dialog om videreutvikling, arbeidsformer og kapasitet i teamet.

Som del av BOA-teamets oppfølging er det ferdigstilt en rekke tiltak, og arbeidet med tjenester fortsetter gjennom 2016. I det følgende gis det en omtale av status i arbeidet.

• En sentral anbefaling var at reglementet for eksternt finansiert virksomhet burde revideres. Styret vedtok i sak 12/16 nye retningslinjer knyttet til Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer.

• Det er utviklet nye kurs som tilbys fakultetene for å styrke kompetanse på forholdet mellom grunnbevilgningsøkonomi og BOA-økonomi. Økonomirapporter er bedre tilpasset prosjektledernes behov og for fagmiljøenes oppfølging av BOA-økonomien.

• Maler er ferdigstilt som kan benyttes av instituttene for å forenkle avslutning av prosjekter og det arbeides med maler som kan bidra til å effektivisere oppstarten av større prosjekter.

• Det er utviklet nye web-sider for forskningsstøtte, og sidene skal forbedres for å tydeliggjøre informasjon om utlysninger og om tjenester til støtte for søknadsutvikling og prosjektoppfølging.

• En felles issue-tracker for å kanalisere henvendelser til teamet ble etablert i forbindelse med SFF-prosessen i 2015.

Systematisk oppfølging av programmer og utlysninger

Etter anbefalinger fra styringsgruppen har Forskningsadministrativ avdeling organisert rådgiverne ved avdelingen etter programmer eller såkalte Local Contact Points. Det sikrer en mer systematisk oppfølging av programmer og utlysninger i NFR og EU, og øker spesialistkompetansen med tydelige kontaktpunkter med Forskningsrådets National Contact Points og mot EUs rammeprogrammer. En lignende modell er under etablering ved Økonomiavdelingen.

Forskningsadministrativ avdeling har også satt i gang en analysegruppe for å bygge kunnskap om H2020-porteføljen og den eksterne porteføljen generelt for å sikre at institusjonen og fagmiljøene får relevant styringsinformasjon. Analysene danner grunnlag for jevnlig status til styret om den ekstern finansierte virksomheten, og vil utgjøre et viktig grunnlag i arbeidet med handlingsplan for H2020.

For å styrke universitetets arbeid med rekruttering av forskere på internasjonalt høyt nivå arbeider HR-avdelingen for at UiB skal ivareta EU-Kommisjonens modellavtale for Horisont 2020, en såkalt «Charter and Code»-sertifisering for akademiske institusjoner. Sertifiseringen omfatter ansvar og forpliktelser for forskere, arbeidsgiver og finansierer når det gjelder arbeidsvilkår, kunnskapsutvikling, karriereplanlegging og forskermobilitet. Arbeidet skal fullføres til årsskiftet 2016/2017.

Kommunikasjonsavdelingens arbeid i BOA-teamet omfatter særlig rådgivning for å systematisere og beskrive egnede kommunikasjonsvirkemidler i søknadene, og bistår i arbeid med medieplaner som en del av søknadene

BOA-teamet har presentert sitt arbeid for samtlige fakulteter i februar, og status for arbeidet er blitt godt mottatt. Arbeidet fremover vil være særlig konsentrert om en systematisk prosesskartlegging der arbeidsdelingen mellom nivåene vil stå meget sentralt.