BOA-team: Bedre administrativ støtte til eksternt finansiert virksomhet

I tråd med anbefalingene fra Ou 2 og Ou 3, har Universitetsledelsen valgt å prioritere etableringen av en tverrfaglig gruppe med spisskompetansen innen Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA).

Arne S. Svindland er engasjert som prosjektleder for å koordinere planarbeidet, som skjer i nært samarbeid med ledelsen ved Forskningsadministrativ avdeling, Økonomiavdelingen, Personal- og organisasjonsavdelingen og Kommunikasjonsavdelingen. Universitetsbiblioteket og Senter for vitenskapsteori vil også ha viktige oppgaver i teamet.

Planleggingsarbeidet er godt i gang, og intensjonen er at BOA-teamet skal være etablert i løpet av juni 2015 og operativt i løpet av høsten 2015.

Hvilke tjenester skal så være integrert i BOA-teamet, og hvilke oppgaver skal gruppen jobbe med?

«BOA teamet skal gi støtte i alle faser av bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet; planlegging, søknad, oppstart, gjennomføring og avslutning. Dette skal primært være oppfølging innen forsknings-, økonomi- og personaladministrasjon, med gode bidrag fra kommunikasjonsavdelingen, universitetsbiblioteket og Senter for vitenskapsteori i enkelte prosjektfaser.»

Fakultets- og institutt administrasjonene vil være «kundene», mens forskeren selv er «sluttbruker» av BOA-teamets tjenester, understreker Svindland.

BOA-teamets rolle

BOA-teamet skal arbeide for å utvide, systematisere og videreutvikle de tjenestene som finnes i sentraladministrasjonen, fakultetene og instituttene knyttet til eksternt finansiert forskningsvirksomhet, understreker Svindland. Tjenestene skal få en bedre samordning på tvers av avdelingsgrensene.

«Målet for arbeidet er å lage et effektivt og kompetent støtteapparat som gjør det mulig for forskerne å konsentrere seg om forskningen, og som motiverer dem til å søke nye prosjekter.»

«Jeg håper dessuten at teamets arbeid også kan bidra til at organisasjonen får et mer helhetlig syn på hvilken sentral rolle den eksternt finansierte forskningen har, og at den blir sett på som det den er: en integrert del av UiBs totale forskningsvirksomhet.»

Fakultetene er også ulikt rustet i forhold til administrative oppgaver knyttet til ekstern finansiering, og BOA-teamet må derfor forholde seg til ulike forventninger og behov ved de ulike fakultetene.

Fakultetene vil først og fremst merke BOA-teamets eksistens ved et bedre utbygd og tilgjengelig system for oppgaver og tjenester knyttet til ekstern finansiert virksomhet, presiserer Svindland. Vi begynner ganske raskt med å samle relevant dokumentasjon og gjøre denne tilgjengelig for de ansatte, og vi håper å ha så mye som mulig av denne dokumentasjonen klar høsten 2015.

BOA?

I følge Svindland er det ikke avgjort at den nye tjenesten skal kalles BOA-team.

«Nei, en av oppgavene i planleggingsfasen er å finne et passende navn på disse tjenestene, som også er selvforklarende for brukerne. BOA-navnet er ikke et godt innarbeidet eller allment kjent begrep i hele organisasjonen, så vi må jobbe litt med å få på plass et nytt navn før sommeren.»