Registrer ny behandling i Draftit

Personopplysninger er all informasjon som kan knyttes til en enkeltperson. Eksempler kan være navn, adresse, telefonnummer, IP-adresse, bilnummer, fingeravtrykk, fødselsnummer. Behandling brukes som fellesbetegnelse på innsamling, lagring, sammenstilling og prosessering av data.

I Draftit kan du gjøre følgende:

• Opprette en personvernkonsekvensvurdering (DPIA)
• Registrere og oppdatere en behandling av personopplysninger 

Systemeiere har ansvar for å registrere behandlingene som skjer i sine systemer. Oppgaven med å registrere behandlinger i Draftit kan delegeres.

Alternativ 1: Har du allerede har en bruker i Draftit, kan du logge inn via Draftit sin hjemmeside. Ønsker du å få opprettet en bruker, meld inn en sak via UiBhjelp til operatørgruppen: "UDIR- Personvern i adm. behandlinger (Draftit)".

Alternativ 2: De fleste brukere ved UiB vil møte Draftit ved at man blir bedt om å gjøre en registrering (opprette eller oppdatere en behandlingsaktivitet eller DPIA). Man mottar da en e-post med lenke til registreringen. Er du ny bruker sendes også en aktiveringse-post til deg for din nye brukerkonto. Du kan da opprette passord og logge inn i Records-modulen (for behandlinger) eller Privacy DPIA-modulen (for DPIA).

Alternativ 1: Hvis du har mottatt en forespørsel per e-post, der du blir bedt om å registrere en behandling av personopplysninger, klikk på lenken i e-posten og følg stegene derfra. Har du ikke fått e-post, be om å få tilgang til en ny registrering ved å melde en sak via UiBhjelp. 

Alternativ 2: Logg på Draftit og gå inn i Records-modulen. NB! Standardbrukere kan ikke opprette nye registreringer og må følge alternativ 1. Skjemaadministratorer kan velge "Ny registrering" i venstremenyen. Alle kan redigere ev. eksisterende registreringer. Velg "Oversikt" i venstremenyen og klikk inn på aktuell registrering. Merk at du må gjennom to steg for å redigere. Velg først "Vis og rediger" (se bilde 1) og deretter tannhjulet og "Rediger" (se bilde 2).

Bilde 1:

Foto/ill.:

Draftit

Bilde 2:

Foto/ill.:

Draftit

Som standardbruker kan man gjøre følgende:

• Logge inn i Records
• Se forespurte registreringer
• Redigere egne registreringer
• Se en oversikt over registreringene man er ansvarlig for
• Skrive ut rapport på de registreringene man er ansvarlig for

De som har et operativt ansvar ved enhetene for å registrere og oppdatere behandlinger får tilgang som skjemaadministrator. Da kan man i tillegg se alle registreringer som er gjort ved UiB.

Alternativ 1: Hvis du har mottatt en forespørsel per e-post, der du blir bedt om å registrere en behandling av personopplysninger, klikk på lenken i e-posten og følg stegene derfra.

Alternativ 2: Logg på Draftit, gå inn i Privacy DPIA-modulen og velg "Liste over vurderinger" i venstremenyen. For å redigere eksisterende registreringer, klikk inn på aktuell DPIA i tabellen under.

Draftit hjelper deg å avgjøre hvorvidt det er nødvendig å utføre en vurdering av personvernkonsekvenser, og den hjelper deg å utføre en vurdering når det er nødvendig. Resultatet av disse vurderingene blir dokumentert, i tilfelle de må forevises myndighetene.

En vurdering av personvernkonsekvenser gjennomføres i fire steg: start, forhåndsvurdering, beskrivelse og risikoanalyse.

Se denne veiledningen for hvordan man oppretter rapporter.