Tjenesteportalen UiBhjelp

Du finner UiBhjelp på nettadressen https://hjelp.uib.no.

Hvordan bruker jeg UiBhjelp?

UiBhjelp selvbetjeningportal er tilgjengelig for alle som har brukerkonto på UiB.

Operatørdelen i UiBhjelp er for de som svarer på henvendelser eller gjør andre oppgaver "på innsiden" av systemet. For å komme inn i operatørdelen må du ha fått operatørkonto/-tilgang.

Opplæringsmateriell for operatører i UiBhjelp finnes i fillageret til teamet UiBhjelp. Vi arrangerer også jenvlig kurs for operatører. Følg med i teamet eller kalenderen på ansattsidene.

Vi anbefaler at alle operatører deltar i det åpne teamet UiBhjelp. I Generelt-kanalen her finner man informasjon, tips og tricks, meldinger om kurs osv. Det er også stedet for å stille spørsmål eller komme med ønsker og forslag.

Om innføring og utbygging av UiBhjelp

Bakgrunn

UiBhjelp bruker systemet TOPdesk, som UiB sammen med flere andre norske universiteter anskaffet i 2019. UiBhjelp ble lansert 11.11.2019 og har erstattet tidligere system for håndtering av henvendelser (Issue-tracker), men har også gitt mange nye muligheter til bedre og mer effektiv håndtering av henvendelser innen alle teknisk/administrative tjenester.

Systemet har funksjoner for arbeidsflyt- og prosessmodellering som gjør det mulig å forenkle og automatisere arbeidsprosesser. Dette kan både gi raskere service, mindre arbeid både for brukerne og fagavdelingene og mer effektivitet og bedre kvalitet i administrative prosesser.

Det at vi bruker samme system gir også gode muligheter for samhandling og samordning på tvers i organisasjonen.

Målene med innføring av UiBhjelp har vært:

• Én vei inn til administrative tjenester
• Informasjon og henvendelser på ett sted
• Ansatte og studenter skal få raskere hjelp til å løse sine behov
• Automatisering og økt selvbetjening
• Økt grad av flyt og samhandling om saker mellom avdelinger

Utbygging

UiBhjelp brukes i dag av alle avdelinger i fellesadministrasjonen og mange teknisk-/administrative funksjoner på fakulteter og institutter. Til sammen mottar og håndterer vi over 150 000 henvendelser årlig i UiBhjelp.

Ved innføringen har vi prioritert henvendelser som har med studier å gjøre. Kategoriene Utdanning, Studentopptak og rekruttering, Eksamen og vurdering, Studentmobilitet og Undervisnings og læringsstøtte utgjør nå til sammen omtrent halvparten av henvendelsene.

Men også på felt som IT, økonomi og lønn, bibliotekstjenester m.fl. er UiBhjelp en viktig kanal for informasjon og kommunikasjon med både interne og eksterne brukere.

Hva kan vi gjøre for deg?

Etter at prosjektfasen ble avsluttet, forvaltes UiBhjelp nå av en liten forvaltningsgruppe sammensatt fra IT-avdelingen og Studieavdelingen.

Vi tar stadig i bruk UiBhjelp på nye områder og måter. Kontakt oss om du trenger veiledning og hjelp til f.eks.:

• Informasjon til ansatte og studenter om tekniske eller administrative tjenester.
• Skjemaer eller andre måter for innmelding av spørsmål, forespørsler, bestillinger.
• Effektiv håndtering av henvendelser fra interne og eksterne brukere.
• Automatisering av administrative rutiner eller arbeidsflyter.