Deltok på UiBs første skyggeuke

 Yves Aubert jobber som innovasjonsrådgiver på Forsknings- og innovasjonsavdelingen (FIA), og fikk sitt ønske oppfylt om å få skygge en ansatt på Universitetsmuseet. Han fikk tilbringe dagen med faggruppeleder Marit Kjeksrud Amundsen.

– Jeg kjenner strukturen i administrasjonen på fakultetene godt, men ikke så godt på Universitetmuseet. Det har derfor vært veldig interessant å snakke med ansatte her, og lære om hvilke oppgaver de har. Avdelingene våre har mange felles interesser innen innovasjon og forskningsformidling, som jeg kan bringe tilbake til FIA. Jeg hadde også en personlig motivasjon med å komme hit fordi jeg synes at Universitetsmuseet er en fantastisk plass, sier Aubert.

Ingen like dager

Skyggedagen har vært hektisk og begivenhetsrik, og begynte rett på et pressemøte på en benchmarkstudy om porøse medier. Aubert fikk også oppleve hva som er bak museets dører hvor kun de ansatte har tilgang, være med på møte med kommunikasjonsavdelingen, og se nye utstillinger som er under arbeid.

– Det er få dager på Universitetsmuseet som er like, og det tror jeg Yves har fått erfare. Vi har akkurat startet opp en ny avdeling for forskningskommunikasjon, og det er viktig for både oss og museet å vise frem hvordan UiB produserer kunnskap til samfunnet. Det var en del av grunnen til at jeg ønsket å bli med på skyggeuken, i tillegg til at jeg synes det er interessant å bli kjent med nye personer og fagfelter på UiB, sier Amundsen.

Terskelen for å ta kontakt med hverandre hvis det skulle dukke opp felles interesser videre er nå lav, og trolig skal også Amundsen få komme på besøk hos FIA senere.

Tok opp problemstillinger

Assisterende universitetsdirektør Tore Tungodden deltok selv på skyggeuken, og ønsket særlig å få følge en administrasjonssjef på et stort institutt. Han kontaktet derfor Ingvild Strømsnes Maden på Institutt for global helse og samfunnsmedisin.

– Rollen som administrasjonssjef er helt grunnleggende for å utvikle organisasjonen, og jeg ønsket å forstå den enda bedre, sier Tungodden.

Også Tungodden fikk en variert dag, hvor han blant annet fikk møte hele administrasjonen og være med på et ledermøte. I tillegg fikk han mer innsikt av Maden i arbeidshverdagen som administrasjonssjef.

– Jeg synes det var veldig kjekt å bli spurt om å bli skygget, og ser på det som en tillitserklæring. Det er også en fin mulighet til å løfte frem konkrete problemstillinger fra instituttet, sier Maden.

Hun tok blant annet opp det paradoksale ved at enhetene får effektiviseringskutt, samtidig som den administrative hverdagen på flere områder oppleves som mer krevende. Maden stilte også spørsmål ved at stadig flere prosesser skal ha administrasjonssjefen som knutepunkt eller godkjenner.

Fikk mange nye ideer og innspill

Tungodden syntes det var nyttig å få innsikt i hvordan beslutninger på sentralt nivå virker inn på administrasjonen, forskere og studenter på instituttet.

– Vi har en felles interesse av å forenkle hverdagen for studenter og ansatte, og finne smartere måter å jobbe på. Du kan ha møter og utveksle skriftlige dokumenter, men det er noe annet å være ute i et miljø og skjønne hva det betyr for de som jobber der, sier han.

Han tror at selv om de ansatte kun skygger i en dag, så har det verdi for dem og UiB.

– I dag har jeg notert ideer og innspill som jeg kanskje ellers aldri hadde fanget opp på andre måter. Jeg tror derfor at skyggeuken kan gi innsikt i hva som skal til for å styrke de administrative tjenestene inn mot kjernevirksomheten. Jeg håper også at en av effektene av den er å få mer mobilitet i organisasjonen, og at flere skal oppdage hvilke spennende arbeidsoppgaver og gode kollegaer som finnes i alle deler av UiB, sier Tungodden.

På det juridiske fakultetet fikk seniorrådgiver Åshild Nylund fra Kommunikasjonsavdelingen og FIA følge forskningsrådgiver Ingrid Birce Müftüoglu sin dag.

Selv om de kommer fra ulike deler av UiB, oppdaget de at de har mye til felles når det gjelder arbeidsfelt. Müftüoglu jobber for tiden med strategiprosessen på det juridiske fakultet, og Nylund fikk være med da hun presenterte dette for forskningsutvalget.

– Jeg jobber med strategisk kommunikasjon knyttet til eksternfinansierte forskningsprosjekter, så derfor var dette en god kobling. Vi forstår hverandre godt, og kan diskutere de strategiske problemstillingene, sier Nylund.

Kast deg ut i det

Müftüoglu forteller at hun syntes det var veldig nyttig å få en utenfra fakultetet inn i møtet.

– Åshild har gitt meg helt konkrete tilbakemeldinger som jeg kan ta med tilbake inn i strategiprosessen, blant annet hvordan vi kan koble på eksterne aktører i utviklingen av strategien, forteller Müftüoglu.

De har nå avtalt at Nylund skal følge arbeidet med strategiprosessen videre på fakultetet når de har kommet litt lengre. Hun mener at skyggedagen har vært veldig nyttig.

– Det er alltid spennende å lære mer, og bli kjent med nye mennesker. Det er bare å kaste seg ut i det. Hvis du tør, så får du belønning for det, sier Nylund.