Representasjonsutgifter er i henhold til Statens personalhåndbok utgifter til lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner etc. og der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning.
Det er personer som har budsjettdisponeringsmyndighet som avgjør om et arrangement er å anse som representasjon og om utgifter til arrangementet skal dekkes av UiB.
Det er fastsatt følgende maksimalsatser med virkning fra 1. januar 2025:
- Lunsj/middag: Inntil kr. 1 691,- pr person,
- Enklere lunsj/mottakelse: Inntil kr. 623,- pr person.
- Satsene kan økes med inntil 30% ved arrangement der utenlandske gjester er til stede.
- Person med delegert budsjettdisponeringsmyndighet avgjør når forhøyet sats kan benyttes. Dette må dokumenteres og legges ved faktura i Unit4.
Dersom det inngår kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, konsert eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder utgifter til blomster, garderobeavgift mm.
Før arrangementet finner sted må det dokumenteres i hvilken anledning arrangementet skal holdes, for hvilken gruppe eller personer. Dette må være på plass før betaling/refusjon av utlegg. Utgifter til alkohol kan dekkes av fakultet/enhet som del av regningen ved representasjon. Det er ved slike arrangement anledning til å dekke en moderat mengde alkohol.
Mer informasjon og regler knyttet til representasjon, se Statens personalhåndbok punkt 12.3. For representasjon i utlandet se Statens personalhåndbok punkt 12.3.4
NB: Det skal som hovedregel ikke utbetales tips for statens regning.
