Behov for enkeltkjøp
Ved behov for en vare eller tjeneste som ikke kan dekkes av en eksisterende rammeavtale, foretar man et enkeltkjøp.
Hovedinnhold
Fremgangsmåten for enkeltkjøp avhenger av prisen på varen eller tjenesten, og differensieres i første omgang av en beløpsgrense på 100.000 NOK ekskl. mva. Det er ikke lov å dele opp en anskaffelse med det formål å komme under 100.000 NOK. Dersom estimert pris er rett under beløpsgrensen, bør man følge prosedyren for kjøp over 100.000 NOK.
Hvordan anslå hva noe vil koste?
Estimering av pris kan gjøres på bakgrunn av tidligere kjøp, eller ved å undersøke priser i markedet. Det å hente inn priser i denne fasen, er ikke det samme som å gjennomføre en konkurranse. Dersom man kontakter leverandører direkte, må det gå klart frem at man ber om et foreløpig prisanslag som forberedelse til en konkurranse. Dette kalles markedsundersøkelse. I epost til leverandører, kan man for eksempel skrive:
<Enhet> har behov for en …. (beskriv kort behovet og hva det skal brukes til)
Før vi gjennomfører konkurranse om dette kjøpet, ønsker vi mer informasjon om hvilke produkter som er tilgjengelige i markedet og omtrent hva det vil koste. Vi har derfor kontaktet deres firma og ber om at dere sender oss en oversikt over aktuelle produkter som kan dekke vårt behov. Vi ber også om prisestimat eks. mva. som inkluderer levering (DDP) og 3 års garanti.
Enkeltkjøp under 100.000
Ved enkeltkjøp under 100.000 NOK ekskl. mva. skal kjøpet som hovedregel gjennomføres uten at man trenger rådgivende tjenester fra Seksjon for innkjøp. Det er likevel viktig å gjøre gode kjøp med tanke på både pris og kvalitet, og det er derfor ofte lurt å vurdere flere tilbud før man bestemmer seg. Trykk her for hjelpsomme tips.
Enkeltkjøp over 100.000
Ved enkeltkjøp over 100.000 NOK ekskl. mva. skal man alltid kontakte Seksjon for innkjøp. Dette gjøres enten ved å opprette en sak til Innkjøp på UiBHjelp, eller ved å kontakte en ansatt som jobber med det aktuelle anskaffelsesområdet direkte. De ulike anskaffelsesområdene er administrative og eiendomsrelaterte anskaffelser, akademiske anskaffelser og IKT-anskaffelser.
Kontakt Seksjon for innkjøp med følgende informasjon:
- Kort spesifikasjon av varen eller tjenesten man ønsker å kjøpe
- Behov for levering, installering, opplæring, garanti, service og support, software, opsjoner osv.
- Prisanslag
- Tidsplan
- Potensielle leverandører
- Bekreftelse på godkjenning fra leder (BDM)
Hvor lang tid prosessen vil ta, avhenger av anskaffelsens størrelse, omfang og kompleksitet. Som hovedregel skal det innhentes flere tilbud for å gjennomføre konkurranse. For mer informasjon om anskaffelsesprosessen for enkeltkjøp over 100.000 NOK, trykk her.
Enkeltkjøp med søkte forskningsmidler
Ta kontakt med oss på innkjøp så snart dere har fått tilslag på en søknad om finansiering av infrastruktur. Det går vanligvis noen uker mellom tilslag og kontraktsignering, og vi kan da forberede anskaffelsen slik at kunngjøring kan skje med en gang kontrakt er signert. En anskaffelsesprosess tar vanligvis 3-6 måneder, alt etter kompleksitet. Når dere forbereder ny søknad om infrastruktur, husk å søke om tilstrekkelige midler til å dekke merverdiavgift og prisstigning i perioden fra søknad til tildeling, samt mulige uforutsette ekstrakostnader eller tillegg.
