Internkontroll
Internkontroll handler om styring. God internkontroll er en nødvendig forutsetning for at Universitetet i Bergen skal sikre kvalitet og effektivitet i alt vi driver med.
Hovedinnhold
Internkontroll er systematiske aktiviteter som sikrer at universitetet ivaretar måloppnåelse innenfor:
- overholdelse av lover og regler
- målrettet og effektiv drift
- pålitelig rapportering og forvaltning
- gjennomføring av vedtak og tiltak
Ansvar
Universitetsdirektøren har det overordnede ansvaret for internkontroll ved UiB. Ansvaret er videredelegert til lederne ved enhetene: fakultetene/ Universitetsmuseet / Universitetsbiblioteket, insituttene / sentrene og fellesadministrasjonen (førstelinje).
De fellesadministrative avdelingene har i tillegg ansvar for å rådgi, støtte og påse internkontrollen innenfor sine fagområder/hovedprosesser (andrelinje).
Universitetsdirektøren har oppnevnt et internkontroll-team som støtter opp om det praktiske arbeidet rundt internkontroll.
Det er utarbeidet rammer for internkontrollarbeidet ved UiB som inkluderer et årshjul for internkontroll som gir et grunnlag for aktiviteter.
Årshjul
Årshjulet omfatter aktiviteter for foregående, inneværende og kommende år. Årshjul for 2024 er publisert på internt fillager. Nedenfor er vist revidert årshjul for samordnet internkontroll gjeldende fra høsten 2024.
Oktober, november, desember 2024
- Gjennomgang for å få oversikt over gjennomførte og planlagte aktiviteter i inneværende år.
Ledelsen ved enhetene foretar en overordnet gjennomgang av internkontrollaktivitetene som er gjennomført i inneværende år.
- Plan og prioriteringer for kommende år.
Koordingerinsgruppen utarbeider innspill til universitetsdirektøren for prioriteringer som danner grunnlag til helhetlig internkontroll kommende år. - Samlet og koordinert informasjon om internkontrollaktiviteter for kommende år.
Universitetsdirektøren utarbeider Brev om aktiviteter og rapportering som skal gjennomføres neste år. Brevet sendes tjenestevei til enhetene, som fordeler til underliggende enheter, om aktiviteter som skal gjennomføres neste år. Dette gjelder:- Helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring?)
- IKT
- HMS
- Sikkerhet etter sikkerhetsloven
- Bygg og verdier
Januar, februar, mars 2025
Januar
- Lokal årsrapportering for foregående år
Ledelsen ved enhetene gjennomfører nødvendig årsrapportering i tråd med universitetsdirektørens brev om aktiviteter og rapportering for det foregående året.
- Lokale oppstartsaktiviteter og plan for gjennomføring av helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring) for inneværende år.
Ledelsen ved enhetene gjennomfører egenevaluering basert på rapportering, strategi, tildelingsbrev og annet. Dette for å sikre forståelse for aktuelle risikoer og prioriteringer. Ledelsen ved enhetene beslutter satsningsområdet/risikopunkt for året, og utarbeider tiltak og oppfølgingspunkter/plan.
Februar og mars
- Arbeid med årsrapportering foregående år.
Fakultet/Universitetsmuseet: Sammenstiller en overordnet rapport basert på årsrapporteringen fra de underliggende enhetene, og styrebehandler denne. Denne dokumenteres i ePhorte.
Fellesadministrasjon og Universitetsbiblioteket: Årsrapport for gjennomført internkontroll (helhetlig internkontroll, IKT, HMS, Sikkerhet, Bygg og verdier) gjennomgås i møte mellom UDIR/admin., direktører/UB-direktør. Frist for å legge ut i prosjekt.uib.no (Sharepoint) er 1.mai, denne dokumenteres i ePhorte.
- Plan og tiltak inneværende år.
Alle enhetene jobber med å konkretisere satsningsområdet/risikopunkt, utarbeider tiltak og oppfølgingspunkter/plan.
April, mai, juni 2025
- Universitetsstyrets behandling for foregående år.
Årsrapport som omhandler status for de ulike internkontrollregimene (IKT, HMS, Sikkerhet, Bygg og verdier) styrebehandles. - Ledelsenes gjennomgang for foregående år
Universitetsdirektøren gjennomfører en felles "Ledelsens gjennomgang" for IKT, HMS, Sikkerhet, Bygg og verdier per fakultet/Universitetsmuseet/Universitetsbiblioteket/Fellesadministrasjonen.
- Gjennomføring av tiltak for inneværende år.
Alle enhetene jobber med oppfølging av plan og tiltak.
August, september 2025
- Påminnelse til alle enheter om helhetlig internkontroll
Universitetsdirektøren gir lederne en påminnelse om gjennomføring av helhetlig interkontroll ved UiB.
- Gjennomføring av tiltak for inneværende år.
Alle enhetene jobber med oppfølging av plan og tiltak.