Internkontroll
Internkontroll handler om styring. God internkontroll er en nødvendig forutsetning for at Universitetet i Bergen skal sikre kvalitet og effektivitet i alt vi driver med.
Hovedinnhold
Internkontroll er systematiske aktiviteter som sikrer at universitetet ivaretar måloppnåelse innenfor:
- overholdelse av lover og regler
- målrettet og effektiv drift
- pålitelig rapportering og forvaltning
- gjennomføring av vedtak og tiltak
Ansvar
Universitetsdirektøren har det overordnede ansvaret for internkontroll ved UiB. Ansvaret er videredelegert til linjelederne ved grunnenhetene (fakultetene, avdelingene og instituttene/sentrene (Dette har benevningen 1. linje).
De fellesadministrative avdelingene har i tillegg ansvar for å rådgi, støtte og påse internkontrollen innenfor sine fagområder/hovedprosesser (Dette har benevningen 2. linje).
Universitetsdirektøren har oppnevnt et internkontroll-team som støtter opp om det praktiske arbeidet rundt internkontroll.
Helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring)
UiB arbeider for en mer helhetlig og systematisk tilnærming til gjennomføring av internkontrollaktivitetene.
Det er utarbeidet rammer for internkontrollarbeidet ved UiB som inkluderer et Årshjul for internkontroll som gir et grunnlag for aktiviteter.
Årshjul
Årshjulet omfatter aktiviteter for foregående, inneværende og kommende år.
Oktober, november, desember 2024
- Gjennomgang for å få oversikt over gjennomførte og planlagte aktiviteter i inneværende år.
Linjeledelsen ved enhetene (1. linjen) foretar en overordnet gjennomgang av internkontrollaktivitetene som er gjennomført i inneværende år. - Plan og prioriteringer for kommende år.
Internkontontroll-teamet (2. linjen) utarbeider innspill til universitetsdirektøren for prioriteringer som danner grunnlag til helhetlig internkontroll kommende år. - Samlet og koordinert informasjon om internkontrollaktiviteter for kommende år.
Universitetsdirektøren utarbeider Brev om årlige internkontrollaktiviteter og rapportering som skal gjennomføres neste år. Brevet «Internkontroll ved UiB – Årlige aktiviteter og rapportering» (saksnr 2020/12742) sendes tjenestevei til enhetene, som fordeler til underliggende enheter (1. linjen).
Januar, februar, mars 2025
Januar
Lokal årsrapportering for foregående år
Linjeledelsen ved alle enhetene (1. linjen) gjennomfører nødvendig årsrapportering for det foregående året i tråd med universitetsdirektørens Brev «Internkontroll ved UiB – Årlige aktiviteter og rapportering» (saksnr 2020/12742).
Årsrapportering for 2024 er innen følgende internkontrollområder:
(klikk på lenkene for detaljer rundt rutine for årsrapportering og oppfølging innenfor hvert internkontrollområde)
Lokale oppstartsaktiviteter og plan for gjennomføring av helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring) for inneværende år.
Ledelsen ved fakultet/avdeling (1. linjen) gjennomfører egenevaluering basert på årsrapportering, strategi, tildelingsbrev, og annet. Dette for å sikre forståelse for aktuelle risikoer og prioriteringer.
Ledelsen ved fakultet/avdeling (1. linjen) beslutter satsningsområdet/risikopunkt for året, og utarbeider tiltak og oppfølgingspunkter/plan.
Februar og mars
Arbeid med årsrapportering foregående år.
Fakultet/Universitetsmuseet/Universitetsbiblioteket (1. linjen) utarbeider en samlet rapport som inkluderer status og vurdering for hvert internkontrollområde, basert på underliggende enheters rapporter. Resultater, utfordringer og forbedringsområder trekkes frem. Rapporten utarbeides sammen med relevante aktører (f.eks. hovedverneombud, ol.), behandles i de respektive styrer og oversendes universitetsdirektøren (via UiBs arkiv).
Plan og tiltak inneværende år.
Alle enhetene (1. linje) jobber med å konkretisere satsningsområdet/risikopunkt, utarbeider tiltak og oppfølgingspunkter/plan.
Fakultet/Universitetsmuseet/Universitetsbiblioteket (1. linje) Utforming av planer, tiltak og risikovurderinger, samt rapportering på Helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring) gjennomføres på fakultets/avdelingsnivå i prosjektportalen (prosjekt.uib.no). Hvert fakultet/avdeling har et eget tilgjengelig område her.
Fellesadministrasjon (1. linje) Utforming av planer, tiltak og risikovurderinger, samt rapportering på Helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring) til universitetsdirektøren gjennomføres på avdelingsnivå i prosjektportalen (prosjekt.uib.no). Hver avdeling har et eget tilgjengelig område her.
April, mai, juni 2025
Universitetsstyrets behandling for foregående år.
Universitetsdirektøren utarbeider UiB-årsrapporter for hvert internkontrollområde. Disse behandles i relevante fora, som arbeidsmiljøutvalget, og deretter i universitetsstyret.
Ledelsenes gjennomgang for foregående år
Universitetsdirektøren gjennomfører en felles "Ledelsens gjennomgang" – et årlig møte for internkontrollområdene per fakultet/Universitetsmuseet/Universitetsbiblioteket/Fellesadministrasjonen.
Gjennomføring av tiltak for inneværende år.
Alle enhetene (1. linje) jobber med oppfølging av plan og tiltak.
August, september 2025
Påminnelse til alle enheter om helhetlig internkontroll
Universitetsdirektøren gir lederne ved fakultet/avdeling en påminnelse om gjennomføring av helhetlig interkontroll ved UiB.
Gjennomføring av tiltak for inneværende år.
Alle enhetene (1. linje) jobber med oppfølging av plan og tiltak.
Fellesadministrasjon (2. linje) Oppdatering av tiltak og risikovurderinger, samt rapportering på Helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring) til universitetsdirektøren gjennomføres på avdelingsnivå i prosjektportalen (prosjekt.uib.no).
Grunnleggende forutsetninger
Følgende grunnleggende forutsetninger må være til stede for å sikre god internkontroll:
- Ledelsesforankring: Vilje og evne fra ledelsen til å formidle forventning videre i linjen om at internkontrollaktiviteter skal gjennomføres. Dette vil igjen bidra til vilje og evne i organisasjonen til å gjennomføre internkontroll som en del av virksomhetens aktiviteter.
- Felles forståelse i organisasjonen for hva arbeidet med internkontroll innebærer: En slik forståelse vil kunne skapes gjennom tydelige styringssignaler og også gjennom god tilrettelegging som for eksempel opplæring og tilgjengeliggjøring av veiledninger og nødvendig verktøy. Et grunnleggende prinsipp er forståelse for rolle og ansvar og tydelig beskrivelse av internkontrollansvaret innenfor den enkelte prosess/område.