Overgang til Elements
Høsten 2024 skal UiB fase ut gammel versjon av ephorte og ta i bruk Elements. Her kan du lese om hvordan overgangen vil foregå.
Hovedinnhold
UiB har siden 2006 benyttet ephorte, med brukergrensesnittet Elements tilgjengelig fra 2021. UiB har nå besluttet å oppgradere til nyeste versjon av Elements for alle ansatte fra høsten 2024. Hovedgrunnen for at systemet må oppgraderes, er at tidligere benyttet versjon av ephorte ikke lenger vedlikeholdes, noe som medfører en for stor sikkerhetsrisiko for UiB. Den nyeste versjonen av Elements har flere funksjoner og bruksområder enn de som har vært tilgjengelig i ephorte.
Opplæring i Elements
Opplæringen vil skje i faser der det finnes egne opplæringsmoduler for saksbehandlere, ledere, utvalgssekretærer etc. Det vil kjøres brukerrettet opplæring for alle fakulteter og avdelinger. I opplæringen vil det også etableres «superkollegaer». En superkollega er en kollega som kjenner Elements godt fra før. Det skal oppnevnes 1-3 superkollegaer per fakultet/avdeling. Disse vil få ekstra opplæring i forkant av overgangen og skal ha en rolle i overgangen og et stykke inn i driftsfasen som en nær støtte for saksbehandlere.
Tidsplan og opplæring ved overgang til Elements
Opplæringen vil bli gjennomført i løpet av september og overgangen til Elements vil etter planen skje torsdag 7. november.
Saksbehandleropplæringen vil bestå av kick-off møter for alle fakultet/avdelinger. Etter kick-off møtet vil alle få mulighet til å teste ut funksjonaliteten i Elements. Etter testperioden vil det holdes digitale møter der man kan logge seg inn og få hjelp. Det vil i tillegg være digitale ressurser tilgjengelig, og vi vil ha en intensiv brukerstøtteperiode for alle saksbehandlere i noen uker etter overgangen.
Ressurser
Vi vil fortløpende legge ut opplæringsressurser for Elements på denne siden.
Generelt
- uib.no/dok med
- veiledninger for saksbehandlere og ledere
- rutinesamling og arkivplan
- informasjon om brukerstøtten
- presentasjon fra oppstartsmøte for saksbehandlere 16. september
- presentasjon fra oppstartsmøte for ledere 18. september
- DFØs kurs i journalføring og arkivering
- DFØs kurs i innsyn og meroffentlighet
For dagens versjon av Elements
- e-læring fra leverandøren: klikk på «?»-symbolet øverst til høyre i Elements.
Foto/ill.:UiB - kunnskapsartikkelen «Kva er Elements?» om begrensninger i dagens versjon av Elements (ingen maler på nynorsk eller engelsk, vanskelig å fordele interne notater og kopier, ikke støtte for macOS)
For den nye versjonen av Elements
Vi jobber fortsatt med å få på plass tilgang til testmiljø for den nye versjonen. Vi sender ut informasjon når dette er klart.
Elementsspillet
Her kan du melde interesse for spillbasert trening i Elements basert på Elements-spillet. Mer om spillet her: https://www.sikri.no/tjenester/opplaering#spillsimulering
Vi har et begrenset antall lisenser som vi kan fordele ut etter hvert som Superkollegaer og dokumentasjonsforvaltere har serifisert seg ferdig. Førstemann til mølla-prinsippet gjelder.Merk at når du får tilgang, så er denne i utgangspunktet begrenset til to uker, så vi anbefaler at du setter av litt tid hver dag til å spille deg god i Elements.
Meld din interesse her: Elements-spillet (office.com)
Etterarkivering og ferdigstilling av saker i ephorte/Elements
Dette er arkivverdig
Det er tre hovedgrunner til at dokumentasjon som UiB skaper eller mottar, skal behandles som arkiv:
- Det har verdi som samfunnsdokumentasjon: Det vil si at det dokumenterer virksomhetens funksjoner og rolle i samfunnet eller inneholder informasjon om forhold i samfunnet og belyser samfunnsutviklingen.
- Det har verdi som rettighetsdokumentasjon: Det vil si at det dokumenterer personers og virksomheters rettigheter og plikter overfor andre. Noen kan ha behov for dokumentasjon for å gjøre sine rettigheter gjeldende eller bevise at en har oppfylt sine plikter.
- Det har verdi som institusjonell hukommelse: Det vil si at virksomheten har behov for eller nytte av å ta vare på materialet for sin egen del, på kort eller lang sikt.
Enkle veiledninger for ferdigstilling av saker
- Følge opp og avskrive restanser
- Ferdigstille saksmapper (eller fordele dem til noen andre)
- Fordele saksmapper, restanser og kopier
Kartlegging
Arkivering
- Arkivere dokumentasjon i ephorte (fra Outlook, Filutforsker med mer)
- Arkivere dokumentasjon i Elements (fra Outlook, Filutforsker med mer)
- Lage snarvei til mappe i Teams/SharePoint/prosjektportalen (for å arkivere filer fra Filutforsker)
- Hva skal behandles som arkiv?
- Hva er journalføringspliktig?
