Ekstern prosjektfinansiering - søknadsprosess ved MI

• I planleggingsfasen: Ta kontakt med instituttetledelsen

• 4 uker før søknadsfristen: Send inn dette skjemaet så snart du har plan om å søke om midler (senest 4 uker før søknadsfrist / planlagt innsendingsdato): MI Proposal Information Form
  • Søknaden vil deretter bli registrert i prosjektsøknadsmodulen og en prosjektøkonom vil bli tilordnet prosjektet. 
  • Budsjettet kan deretter utarbeides i samarbeid med prosjektøkonomen i tråd med TDI-modellen, se MIs retningslinjer for budsjettering i prosjektsøknader
  • Hvis aktuelt, gi tilgang til administrasjonssjef og prosjektøkonom i søknadsportalen (NFR, espresso, EU Funding and Tenders portal)
• 1 uke før frist: Ferdigstilt budsjett sendes til instituttledelsen (administrasjonssjef) for godkjenning.
• Siste uke før søknadsfrist: Ferdigstillelse av formalia ("Letters of intent", "-support" etc) kan først skje ETTER at budsjettet er godkjent.
• Ved innsending: Kopi av søknaden sendes administrasjonssjef. 
• Etter innsending: Gi beskjed til administrasjonssjef så snart du har fått tilbakemelding om prosjektet har eller ikke har fått tildeling.

Administrasjonen går ikke inn i det faglige innholdet, men vil kvalitetssikre søknader ettersom de binder instituttet økonomisk.

Kjære prosjektsøkere, diverse kutt og endringer i finansiering av UHR sektoren viser at instituttets økonomi har betydelig utfordringer og peker mot et stort økonomisk underskudd som er ikke enkelt å håndtere med det begrenset handlingsrom instituttet har.  

En av de viktigste inntektskildene til instituttet er vår eksternfinasierte aktivitet. Vi har allerede en omfattende og veldig god aktivitet på eksternfinansiering, men vi må gjøre mer for å bringe balanse mellom instituttets kostnader og inntekter. For å oppnå dette, trenger vi retningslinjer som styrer hvordan vi budsjetterer i eksterne prosjektsøknader. 

Vi har følgende rettningslinjer (krever innlogging Teams) for utforming av fremtidige søknader om forskningsprosjekter med ekstern finansiering. 

Når du søker på stillinger i kommende prosjektsøknader, må du ta hensyn til nasjonale retningslinjer og UiBs retningslinjer for bruk av stipendiater, postdoktorer og midlertidige vs fast ansatte forskerstillinger. 

Anbefaling om bruk av stillingskategoriene 

1. PhD - Prioritert bruk i eksternt finansierte prosjekter. 

• Grunnleggende rutine forblir uendret; eksternt finansierte doktorgrader er 3 år. 

• Når instituttet mangler personell til undervisningen, kan instituttlederen beslutte å legge til inntil ett ekstra år til undervisning oppgaver til eksternt finansierte stipendiatstillinger. Dette vil avhenge av hvordan kandidatenes kvalifikasjoner oppfyller den spesifikke avdelingsbehov for ekstra undervisningspersonell. 

2. Postdoktor - Brukes når det er behov for en erfaren forsker til prosjektet. 

Hovedregel: 

• Ansettelsesperioden må være minst 3 år, og alle kandidater må ha tilstrekkelig tid (opp til 1 år) for kvalifiserende aktiviteter (dvs.: undervisning, opplæring i overførbare ferdigheter, veiledning av  PhD og master studenter; bidrag til søknadsskriving og ledelse av eksternt finansierte prosjekter; bistand med organisering av konferanser, seminarer og andre arrangementer mv.). 

• For postdoktorer finansiert av NFR kan inntil 10% av stillingsmidlene brukes til kvalifiserende aktiviteter. 

• Hvis innvilget, må prosjektledere (sammen med instituttleder og Postdoc) utarbeide en karriereutviklingsplan for postdoc prosjektet, kort tid etter ansettelse. 

For å bli vurdert for forslaget ditt: 

• For NFR-prosjekter, søk på (minst) 36 måneders stilling, plus minst 3 måneders kvalifiseringstid i forslag. Den maksimale grensen for postdoc er 4 år (3 år plus maks 1 år kvalifiserende arbeid). 

• Husk å skissere en karriereutviklingsplan. Nevn planen i søknaden i referanse med den delen av budsjettet som er avsatt til kvalifisering.  

Forslag til tekst: 

«For å sikre gjennomføring av postdoc-kvalifisering i prosjektet, en karriereutviklingsplan som inkluderer veiledning- og kvalifiseringsaktiviteter som ..... utarbeides ved oppstart av ansettelsesperioden» 

I det elektroniske e-søknadsskjemaet under budsjettet: 

Oppgi informasjon som: «XX person måneder ansettelse for en postdoc, hvorav Y person måneder er dedikert til kvalifiserende aktiviteter som beskrevet i prosjektbeskrivelsen.» 

3. Forsker -

Brukes når en erfaren forsker er nødvendig for prosjektet og budsjettet ikke tillater en 3-årig postdoktorstilling. Denne kategorien bør også brukes til videre finansiering av våre fast ansatte forskere. Vær oppmerksom på at under nåværende stopp i rekruttering av nye stillinger, må MATNAT-fakultetet godkjenne eventuelle nye stillinger som våre nye prosjektsøknader budsjetterer med. Det er viktig at vi søker å bruke vårt nåværende forskningspersonale fullt ut før planlegging på nyrekrutteringer. 

Merk at forskerstillinger utover 2 år skal være faste. 

Forskerstillinger (som ikke involverer forskere som allerede er fast ansatt) med varighet inntil 2 år kan være midlertidig, men forskningsgruppen må gi begrunnelsen for hvorfor dette er nødvendig, og forespørselen vil være avventende før godkjenning fra HR i hvert enkelt tilfelle. 

Hvis du planlegger en ansettelse som en del av en søknad, eller hvis du er i tvil om noen av HR-retningslinjene ovenfor, vennligst ta kontakt med din administrasjonssjef i god tid for å vurdere eventuelle konsekvenser. 

Aktuelle og planlagte utlysninger blir publisert i Funding and tender portal Instituttet arbeider tett sammen med BOA-teamet som har særskilt kunnskap om EU sine store programmer.  For mer informasjon se: UiB Horizon Europe

Merk spesielt for EU prosjekter som MI ansatte deltar i gjelder:

• Registrer søknaden via Skjemaker (se over)
• Fyll ut Statement of participation
• Følg prosedyren som beskrevet her: 10 steps for EU applications at UiB (Login required)
• N.B. EU-søknader kvalifiserer for Prosjektetableringsstøtte (PES)
• For noen typer søknader kan innkjøp av konsulenttjenester være aktuelt.  Dette kan i noen tilfeller finansieres med PES-midler.  Se UiBs side med informasjon om konsultenttjenester for forskningssøknader for mer informasjon.

Kontaktperson MI: Lill Knudsen

Kontaktpersoner hos FIA: Hvem gjør hva? Local Contact Points og BOA Ekspertteam

Aktuelle og planlagte utlysninger blir publisert på Forskningsrådets nettside. Instituttet arbeider tett sammen med BOA-teamet som har særskilt kunnskap om NFR sine store programmer SFF, SFI og INFRASTRUKTUR.  For mer informasjon se: Forskningsrådets søknadstyper og program (UiB.no)  For alle andre programmer gjelder retningslinjene i instituttets generelle tidsplan for søknader, se over.

4 uker før søknadsfrist / innsending - Opprett e-søknad i søknadsportalen og:

• Del søknaden med administrasjonssjef og prosjektøkonom.  
• Fyll ut feltene for "Project Owner" og "Project administrator".

Økonomimedarbeiderne er tilsatt ved fakultetet og vil ha oppgaver både for fakultet og institutt.  De økonomene som har flest oppgaver ved instituttet deler kontortiden mellom fakultetssekretariatet og insituttet.

Økonomiseksjonen ved fakultetet har tatt i bruk Tjenesteportalen UiBhjelp som system for å ta imot, fordele og besvare spørsmål og andre henvendelser fra ansatte og studenter ved fakultetet her Kontaktskjema MN-økonomi.  Ved å melde inn saker via denne kanalen fremfor e-post til enkeltpersoner, sikres man at henvendelsene alltid vil bli håndtert innen rimelig tid uavhengig av ferier og annet fravær hos enkeltpersoner.

Fakultetets økonomioppgaver er fordelt mellom

• Driftsøkonomer med ansvar for fakturabehandling, refusjon av reisekostnader (reiseregning) og andre utlegg, variabel lønn (timelønn, honorar) og kontroll av bestillinger
• Prosjektøkonomer som yter støtte til prosjektleder knyttet til eksterne prosjekter i ulike faser:  søknads, kontrakts, drifts- og avslutningsfase.  Dette innebærer bla. finansiell rapportering, hjelp til søknadsbudsjett og fakturering.
• Controllere med ansvar for instituttets totaløkonomi, budsjett, prognose og regnskapsoppfølging.

Økonomimedarbeidere ved MI:

• Anna Gradomska, controller MI
• Dagfinn Høyberg, driftsøkonom MI
• Jelena Vlaski, prosjektøkonom MI
• Lise Clarke Capp-Isaksen, prosjektøkonom MI

HR-medarbeiderne er tilsatt ved fakultetet, og deler kontortiden mellom fakultetssekretariatet og instituttet, og vil ha arbeidsoppgaver både for fakultet og institutt.

Magnus Larsen

• Saksbehandling og veiledning innen rekruttering
• Generell saksbehandling innen HR
• Kontortid ved instituttet: onsdager 

Prosjektleder har tilgang til prosjektlederrapporten i rapporteringsverktøyet vårt Tableau, som gir en økonomisk oversikt over prosjektleders aktive prosjekter. Det skal likevel være en tett dialog mellom prosjektleder og prosjektøkonom ved oppfølgning av prosjekter. Prosjektøkonom er ansvarlig for gjennomgang av regnskap mot budsjett og rapportering av status og avvik til både prosjektleder og instituttleder. Dette innebærer kvalitetssikring av regnskap, avviksforklaring og vurdering av oppfølging. Her kan du finne en veiledning for bruk av prosjektlederrapprten (krever innligging i Teams)