Konsulenter for pre-award tjenester og opplæring ifm eksternfinansiering

Rammeavtalen forplikter til kjøp av tjenester fra ovennevnte firmaer, med mindre disse ikke kan dekke behovet eller ikke kan levere i det aktuelle tilfellet. Kjøp utenfor de definerte kategoriene A1-B5 faller ikke under rammeavtalen og følger reglene om enkelt kjøp av tjenester.

Innen en kategori må det bestilles fra et de firmaene vi har kontrakt med. Oppdrag skal i utgangspunktet fordeles jevnt på leverandørene i kategorien, med noe slingringsmonn. Det er derfor viktig at man vurderer hvilken leverandør som passer best til det enkelte oppdrag og ikke bare bestiller fra den man brukte sist.

Når et institutt/fakultet ønsker bistand, må man først finne ut hvilken kategori det gjelder. Velg deretter et av firmaene som har avtale innen denne kategorien. Bruk bestillingsskjema til å kort beskrive behovet (hva man ønsker å få utført). Oppgi en maksimumssum som er satt av til oppdraget. Kontakt firmaet og spør om de kan utføre oppdraget (send utfylt skjema og be dem fylle ut). Når man er blitt enige med firmaet om detaljene, kontakt innkjøper for å få opprettet en innkjøpsordre som etter godkjenning sendes til leverandør. 

Ved bruk av PES midler ta hensyn til merverdiavgift (mva). Dersom leverandøren ikke er norsk, opplys innkjøper om at rådgivningen er en fjernleverbar tjeneste slik at mva-kode settes til 3T i Unit4ERP. Undervisning er unntatt merverdiavgift. Opplys derfor innkjøper om hva bestillingen gjelder, slik at innkjøper kan sette mva-kode til 0 i innkjøpsordre som gjelder kurs/undervisning, og leverandør kan sende faktura uten mva. Bestillinger som gjelder både rådgivning og kurs, må deles opp ettersom bare kurs er unntatt mva. Mer informasjon om mva, finnes her (lenke: https://www.uib.no/foransatte/30634/merverdiavgift).

Merk: For rådgivning har hver leverandør gitt timepriser. For kurs og opplæring er det gitt priser per kurs.

Det er viktig at intensjonen i avtalen – behovsdekning og kvalitet i konsulentarbeidet – blir systematisk fulgt opp. Dersom man opplever at et oppdrag ikke er levert på en god måte, be først leverandøren om å rette dette opp. Dersom leverandøren ikke gjør dette på en tilfredsstillende måte, eller dersom det gjentar seg, meld fra til avtaleansvarlig. Dette kan gjøres i avtaleportalen under informasjon om avtalen (ANSK-0012-21). Klikk på «registrer avvik», fyll ut med konkret informasjon om hva som ikke oppfylte forventningene, og send inn.