Informasjon til stipendiater ved IF

Det blir sett opp ein arbeidsplan for pliktarbeidet i samråd med forskingskonsulent Marit Skaatan, stipendiaten og fagkoordinatoren for faget. Arbeidsplanen skal gjerast ferdig det første semesteret av tilsetjinsperioden og godkjennast og signerast av administrasjonssjefen. Ved større endringar i arbeidsoppgåvene, skal arbeidsplanen reviderast.

Omtale av arbeidsplikten

Instituttet betalar for trykking av inntil 25 eksemplar av avhandlinga (inkludert eksemplara ein pliktar å levera inn). Det er viktig at stipendiaten følgjer reglane som gjeld for opptrykk av avhandlinga. Ta kontakt med Anne Hestnes for meir informasjon.

PhD-portalen ved UiB (gjeldende fra 8. april 2019)

Stipendiatar ved IF får inntil 3000 kroner i støtte til doktormiddag eller tilsvarande arrangement i regi av doktoranden. Pengane blir utbetalte når doktoranden har sendt inn personfaktura med kvittering. Ta kontakt med administrasjonssjef Arve Kjell Uthaug for meir informasjon.

Instituttet dekkjer følgjande måltid i samband med disputasen:

(1) Middag om kvelden etter prøveforelesinga. Her deltek komiteleiar og opponentane.

(2) Lunsj under disputasen, vanlegvis lagt til pausen mellom innlegga til første- og andreopponenten. Under denne lunsjen deltek kandidaten (ev. med 1-2 familiemedlemar), rettleiar(ane), opponentane, komiteleiar og disputasleiar. Kontakt Anne Hestnes, så bestiller ho lunsj frå Saman.

Stipendiatar ved IF får til saman 72 000 kroner i driftsmidlar. Dette blir gitt som tre årlege løyvingar.

Driftsmidlane kan brukast til ulike utgifter knytt til arbeidet med avhandlinga. Dette kan vera utgifter til feltarbeid og konferansar, bøker,  ekstra it-utstyr eller programvare, kursavgifter, mm. Driftsmidlane kan òg brukast til språkvask av avhandlinga dersom stipendiaten ønskjer det, eller til opptrykk av fleire avhandlingseksemplar enn dei 25 instituttet dekkjer.

Vanleg rekvisita blir derimot stilt til disposisjon av instituttet og skal ikkje belastast driftsmidlane til stipendiaten (skriveutstyr, papir, permar, minnepinnar, osb). Instituttet stiller dessutan ei datamaskin til disposisjon for stipendiaten (pc eller mac), og denne skal heller ikkje dekkast av driftsmidlane.

Driftsmidlane kan ikkje brukast til ”doktormiddag” eller tilsvarande markering ved disputas.

Driftsmidlane blir overførte frå år til år, men når tilsetjingsperioden er over, vert ubrukte midlar trekte inn av fakultetet.

Dei som har spørsmål om bruken av driftsmidlar, kan ta kontakt med administrasjonssjef Arve Kjell Uthaug.

Stipendiatar som leverer inn avhandlinga på normert tid eller raskare, får utbetalt ekstra lønsgodtgjersle.

Ta kontakt med administrasjonskonsulent Christine Bjørgo Bresil eller administrasjonssjef Arve Kjell Uthaug dersom du har spørsmål denne ekstra utbetalinga.

Stipendiatar kan etter vanlege reglar ta ut opptent ferie med løn, og eventuelt ferie utan løn. Ubrukte feriedagar kan overførast til neste år etter søknad og i tråd med vanlege reglar. 

Ferieavviklinga i det siste tilsetjingsåret reiser likevel nokre særskilte spørsmål for stipendiatar. På den eine sida har stipendiatane ei ganske fri stilling når det gjeld å halda oversyn med og organisera eiga arbeidstid. Samstundes vil mange oppleva at det er vanskeleg å ta ut ferie dei siste månadene av arbeidet med avhandlinga. Dette reiser spørsmålet om når instituttet skal forventa at stipediaten har teke ut opptent ferie, og når stipendiaten kan få utbetalt sluttoppgjer for ferie som ikkje er avvikla.

Instituttet har lagt spørsmålet om ferieavvikling i sisteåret fram for fakultetet, og følgjande praksis vert følgd frå og med 2011:

(1) Det er fullt mogleg å ta ut ferie tidleg i året. Instituttet kan likevel ikkje krevja at stipendiatar som sluttar før 30. juni, skal avvikla ferie. Derimot må dei som sluttar etter 31. juli ha avvikla minst tre veker. Dei som sluttar etter 1. oktober, må ha avvikla til saman minst fire veker. Og dei som sluttar etter 16. november, må ha avvikla til saman minst fem veker.

(2) Det er i prinsippet mogleg å søkja om overføring av ikkje-avvikla ferie også til siste tilsetjingsåret. I praksis er dette likevel ikkje så naturleg for stipendiatar, sidan det siste året ofte er ekstra travelt. Skulle nokon likevel ønskja å overføra ferieveker til siste tilsetjingsår, må dei søkja instituttet ved Victoria Jensen om dette. For at instituttet skal innvilga søknaden, må stipendiaten godgjera at ho eller han faktisk kjem til å ta ut den overførte ferien i tillegg til ordinær ferie.

Spørsmål om ferie kan takast opp med administrasjonskonsulenten.

Gyldig fråvær gjev rett til forlenging av stipendperioden. Dette gjeld òg for enkeltdagar eller kortare periodar. Fråværet må dokumenterast med sjukmelding frå lege, eigenmelding eller innvilga permisjon. Ein kan søkja om forlenging mot slutten av stipendperioden eller på slutten av kvart semester eller kalenderår. Søknaden skal sendast på e-post til Christine Bresil.  Berre dokumentert fråvær dannar grunnlag for forlenging, og det er derfor svært viktig at ein registrerer alt sjukefråvær, anten som eigenmelding eller ved at ein oppsøkjer lege og får sjukmelding.

Lokale forskarskular i samarbeid mellom LLE og IF

Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske fag (LLE) og Institutt for framandspråk (IF) har i fellesskap to lokale forskarskular:

• Forskarskulen i litteratur og kultur
• Forskarskulen i språkvitskap og filologi

Instituttet kan gje støtte til lengre forskingsopphald i utlandet, teknisk assistanse o.a. i samband med avhandlingsarbeidet. Søknader om slike midlar skal leverast til instituttet ved forskingskonsulent Marit Skaatan.

SØKNADSFRISTEN FOR STØTTE I 2019 ER 1. DESEMBER 2018. SØKNADSFRISTEN FOR 2020 ER 1. DESEMBER 2019.

Instituttet legg til grunn at ordinære driftsmidlar blir nytta til kortare reiser, seminar o.a. Dei som får særskilt instituttstøtte til lengre utanlandsopphald og teknisk assistanse må rekna med å supplera med vanlege driftsmidlar. 

Instituttet legg til grunn at stipendiatar som søkjer IF om støtte til utanlandsopphald, òg søkjer Meltzerfondet om støtte til same opphaldet. Støtta frå instituttet fell bort dersom stipendiaten får støtte frå Meltzerfondet eller andre instansar til same føremålet.

Det vert sendt ut nærare informasjon om støtteordninga kvar haust, og i god tid før søknadsfristen. Dei som har spørsmål om ordninga, kan ta kontakt med Arve Kjell Uthaug.

Instituttet stiller datamaskin til nye stipendiatar, og stipendiaten kan sjølv velja anten pc eller mac.

Instituttet rår til innkjøp av dokkingmaskin, som vil dekka behovet for både stasjonær og berbar maskin.

Dei som treng it-utstyr i tillegg til den maskina instituttet stiller til disposisjon, må normalt dekka dette av driftsmidlane.

Utstyret som blir kjøpt inn, er UiB sin eigedom. Dette gjeld òg når utstyret er finansiert av driftsmidlane til stipendiaten.

Stipendiatar som ønskjer å overta it-utstyr (berbar datmaskin, nettbrett el.a.) etter at stipendperioden er over, kan ta kontakt med Anne Hestnes. Dersom instituttet ikkje treng utstyret, kan stipendiaten få kjøpa det. I så fall er prisane desse:

-    Utstyr under 2 år blir selt til femti prosent av innkjøpsprisen
-    Utstyr som er mellom 2 og 4 år gamalt, blir selt til 30 prosent av innkjøpsprisen
-    Utstyr eldre enn 4 år kan overtakast gratis

Utgangspunktet er sjølvsagt at ein er fri til å ta opp spørsmål med dei ein sjølv finn det naturleg å kontakta. Lista nedanfor er ikkje meint som ei avgrensing av dette, men som ei hjelp til enklast mogleg å finna fram til dei personane som arbeider med det feltet stipendiaten ønskjer informasjon om:

FORSKARUTDANNING, PLIKTARBEID, FORSKARSKULAR, DISPUTAS: Forskingskonsulent Marit Skaatan hjelper med spørsmål om forskarutdanning, pliktarbeid, forskarskular, disputas og prøveforelesing, trykking av avhandlinga, støtte til "doktormiddag", søknad om midlar.

RETTLEIING: Forskingskoordinator er rette vedkomande dersom du vil ta opp saker som gjeld samarbeidet med rettleiar, byte av rettleiar, engasjement av siderettleiar og liknande.

PERSONAL, REISEREKNINGAR: Administrasjonskonsulent Christine Bjørgo Bresil hjelper med spørsmål om personalfeltet (m.a. sjukefråvær, permisjonar, ferie, hms, tilrettelegging av arbeidsplass) og spørsmål om reiserekningar, forskot og løn.

ØKONOMI, DRIFTSMIDLAR: Administrasjonssjef Arve Kjell Uthaug svarar på spørsmål om økonomi, bruken av driftsmidlar o.l.

Stipendiatar og postdoktorar med fireårig tilsetjing har deltaking i møte og styringsorgan som ein del av stillinga si. Stipenidatar utan pliktarbeid i stillinga får møtegodtgjersle for deltaking i fakultetsstyret, instituttrådet, undervisningsutvalet (UUI), forskingsutvalet og programstyre ved instituttet. 

Honoraret skal dekka både faktisk møtetid og førebuingstid. Dette kan ordnast på ein av følgjande to måtar:

1. Stipendiaten leverer inn ei liste som spesifiserer kor mange timar kvart møte har vart. Timetalet blir gonga med 2 for å gje utteljing for førebuingstida.

2. Doktorgradsstudenten leverer inn ei liste som berre viser datoane på møta. Instituttet legg då til grunn at kvart møte gjennomsnittleg varer i 1.5 time og gonger med 2 for å gje utteljing for førebuingstida.

Møtegodtgjersla blir betalt ut mot innlevert honorarkrav, og doktorgradsstudentar vert lønna i sitt vanlege lønnssteg. Kandidatane har sjølve ansvaret for å senda honorarkrav til instituttet ved administrasjonskonsulent Christine Bjørgo Bresil.

Stipendiaten kan bruka av eigne driftsmidlar til å betala for språkvask av avhandlinga. Instituttet gjev ikkje ekstra støtte til dette føremålet.

Alle ph.d. kandidatar ved IF har tilbod om å få eit sluttseminar (også kalla meisterklasse). Dette er eit seminar der ein invitert ekstern kommentator gir omfattande tilbakemelding på, og kritikk av, ei nesten ferdig avhandling. På IF er det forskarskulane som arrangerer slike seminar. Ta gjerne kontakt med ph.d.-koordinator Marit Skaatan for meir informasjon kring dette.  

Fakultetet har etablert ei eiga ordning som gjev utteljing for deltaking i det stipendiatinitierte utvalet STIP-HF. Deltaking i utvalet går inn i den administrative delen av pliktarbeidet for dei som har fireårig tilsetjing som stipendiat. Dei som derimot har treårig stipend, får forlenga tilsetjingsperioden tilsvarande timane dei brukar på STIP-HF. Stipendiaten må sjølv senda søknad til fakultetet om forlenging. I særskilte tilfelle og for kandidatar med ekstern arbeidsgjevar vil ein kunna betala honorar for deltakinga i STIP-HF. Ta kontakt med administrasjonssjef Arve Kjell Uthaug dersom du har spørsmål om utteljing for deltaking i STIP-HF.

I perioden mellom innlevert avhandling og disputas står doktorgradsstudentane på kvoteordninga utan finansiering. Instituttet kan gje økonomisk støtte til stipendiatane i denne "venteperioden", anten alternativ 1 eller alternativ 2 nedanfor:

1) "VENTESTIPEND": Instituttet kan gje ei månadleg støtte i denne venteperioden tilsvarande vanleg månadleg stipend frå Lånekassa. Instituttet kan gje slik støtte for maksimalt tre månader. Dersom studenten har ubrukte driftsmidlar att, går desse med til å delfinansiera støtta i venteperioden. Dersom stipendiaten har hatt inntekter utover grensa for frikort, må han eller ho skatta av ventestipendet.

2) EKSTRA REISESTØTTE: I nokre tilfelle kan det vera ei betre ordning at studenten reiser tilbake til heimlandet etter innlevert avhandling og kjem tilbake til Noreg for å disputera. I slike tilfelle kan instituttet gje støtte til den ekstra reisa i den grad det ikkje blir gitt støtte til den same reisa frå Lånekassen. Ei slik reisestøtte kan maksimalt tilsvara tre månaders stipend frå Lånekassa. Instituttet kan betala ut reiseforskot, men det må leverast inn reiserekning på vanleg måte etter reisa er gjennomført. Dersom studenten har ubrukte driftsmidlar att, går desse med til å delfinansiera den ekstra reisestøtta.

Dei kvotestipendiatane som treng ventestøtte eller ekstra reisestøtte, må senda søknad til instituttet ved administrasjonssjef Arve Kjell Uthaug.