Instituttets reglement

Instituttet skal ha:

1) leder

2) nestleder

3) undervisningsleder

4) forskningsledelse

5) instituttråd

6) programråd

7) ledergruppe

8) stabsmøte

Instituttleder velges blant ansatte i faste vitenskapelige stillinger og i tråd med valgreglementet for UiB.

Instituttleder
• har det overordnete ansvaret for instituttets samlede virksomhet, med de begrensinger som er gitt gjennom instituttrådets kompetanse
• har personalansvar for de ansatte ved instituttet, har innstillingsmyndighet ved ansettelser og skal legge til rette for og følge opp den enkelte ansattes rett til fordeling av tid til forskning og utdanning
• har ansvar for følge opp mål for utdanning, forskning, forskerutdanning og formidling, for å utforme planer og budsjett og for å sikre rasjonell drift og budsjettbalanse
• har ansvar for å utvikle et godt arbeidsmiljø, skape trivsel og motivasjon og legge forholdene til rette for faglig utvikling for den enkelte og for fagmiljøet som helhet
• skal sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og system for kvalitetssikring av instituttets virksomhet.

Nestleder velges blant ansatte i faste vitenskapelige stillinger og i tråd med valgreglementet for UiB. Nestleder har normalt rollen som undervisningsleder.

Nestleder skal fungere som leders stedfortreder

Undervisningsleder har ansvar for utdanningssaker ved instituttet.

Instituttet har to forskningsledere, en for informasjonsvitenskap og en for medievitenskap. Forskningsledere skal, i samråd med forskningsgruppeledere, rådgi instituttleder i spørsmål rundt hovedlinjene i instituttets forskningsaktivitet, prioriteringer ved stillingsutlysninger og utvikling av satsingsområder. Forskningslederne har tilsyn med doktorgradskandidatenes arbeidsforhold, innstiller til opptak på fakultetets doktorgradsprogram, og leder arbeidet med å utvikle disiplinenes forskningsaktivitet og forskningsstrategi. Forskningslederne skal også ha kontakt med andre fagmiljø, og arbeide for utvikling f eks av ph.d.-kurs og forskerskoler innen disiplinen. Forskningslederne arrangerer møter med vitenskapelig stab om disiplinenes forskningsaktiviteter og –planer. Møtet arrangeres normalt en gang per semester og referatføres. Forskningslederne gir råd til instituttleder med hensyn til nedlegging og/eller oppretting av forskningsgrupper. Videre skal forskningsleder uttale seg om planer for forskningstermin, fremme forslag til doktorgradskomiteer og tilrå overfor instituttleder om søknader om forskningsmidler innen fristene 1.september og 1.mars.

Forskningsleder levere en rapport til instituttleder om disiplinens forskningsaktiviteter og –planer innen 15.februar, sammen med forskningsgruppenes rapporter. 

Forskningslederne utpekes av instituttleder og har virketid tilsvarende valgperioden for styringsorganene ved UiB. Forskningslederne rapporter til instituttleder og deltar i ledergruppens møter ved behandling av saker av vesentlig betydning for forskningsaktiviteten ved instituttet. Forskningslederne møter i Forskerutdanningsforum ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet.

Instituttrådet skal arbeide for instituttets beste, representere ansatte og studenters interesser og synspunkter samt bidra til å dekke ansatte og studenters informasjonsbehov i saker av stor betydning for instituttet.

Instituttrådet skal behandle, fatte vedtak på vegne av instituttet, samt gi innstilling til fakultetet eller annet overordnet organ i saker som angår:
- Forskningsmelding, forskerutdanningsmelding, utdanningsmelding og andre strategi- og resultatdokument som utarbeides av instituttet
- Eventuelle omstillings- og omorganiseringsplaner
- Budsjettforslag, årsbudsjett og årsregnskap
- Vesentlige endringer i instituttets studietilbud

I tillegg skal rådet uttale seg om:
- utlysning av faste vitenskapelige stillinger
- reglementsendringer
- oppnevning av representanter til Forskningsutvalget
- Retningslinjer for arbeidsregnskapet
- HMS-handlingsplan og HMS-rapport

Utover dette velger rådet selv hvilke saker det behandler og uttaler seg om, men disse bør primært ha en prinsipiell karakter og/eller ha store ressursmessige konsekvenser

Funksjonstid, valg og sammensetning
Rådets funksjonstid følger valgperioden for styringsorganene ved UiB og valg til rådet og sammensetning av dette skal skje i henhold til valgreglement (for valg til instituttstyre) ved UiB.

Gruppe A skal ha 8 representanter, gruppe B og C, skal ha 2 representanter hver, mens gruppe D skal ha 3 representanter. Det bør være balansert representasjon fra henholdsvis informasjons- og medievitenskapsmiljøene. Verneombudet har møte- og talerett i rådet, og skal kalles inn på lik linje med andre medlemmer

Innkalling og referat
Rådet møtes minst én gang per semester.

Rådet skal kalles inn når
- rådsleder ser behov for dette.
- minst 3 av rådsmedlemmene skriftlig uttrykker ønske om dette.

Møteinnkalling og dagsorden skal utarbeides av administrasjonssjef eller rådsleder og være tilgjengelig for rådsmedlemmene minimum tre virkedager før møtet. Dagsorden gjøres kjent for staben.

Administrasjonssjef eller rådsleder skriver referat fra møtene. Referatet godkjennes på sirkulasjon, og skal etter godkjenning være tilgjengelig for studenter og ansatte på instituttet.

Forskningsaktiviteten ved instituttet er i hovedsak organisert i forskningsgrupper. Forskningsgruppene er et virkemiddel til å styrke forskningsaktiviteten ved instituttet.

Alle vitenskapelig ansatte bør tilhøre minst en forskningsgruppe. Normal størrelse bør være 5-10 forskere med felles faglige interesser. Hver gruppe må velge en leder. Leder har ansvar for å organisere gruppens arbeid, rapportere om gruppens aktiviteter og planer årlig innen 1.2. til forskningsleder, samt tilse at gruppens hjemmeside er oppdatert på norsk og engelsk.

En hovedoppgave for forskningsgruppene er å utvikle prosjekter som kan konkurrere om eksterne midler. Gruppene skal arrangere seminar og gjesteforelesninger. Slik skal de bidra til sirkulering av informasjon om aktiviteter og forskningsfelt internt på Instituttet. Doktorgradsstudenter skal tilhøre en forskningsgruppe og delta aktivt i dens arbeid. Masterstudenter bør også kunne inkluderes.

Forskningsgruppene har ikke egne budsjett, men søknader fra grupper prioriteres ved tildeling av strategiske midler. Gruppene kan foreslå oppretting av ph.d.-kurs og masteremner.

Søknad om oppretting eller nedlegging av forskningsgrupper behandles av forskningsutvalgene eller forskningsleder og legges frem for instituttleder.

Informasjonsvitenskap, medievitenskap, IKT, Kognitiv vitenskap og MCB program har hvert sitt programråd.

Programrådene er rådgivende og saksforberedende organ for Instituttleder i alle saker som har å gjøre med undervisning, pensum fagutvikling, evaluering, læringsmiljø og studiekvalitet. Programrådene har i samarbeid med studiekonsulenter ansvar for den rutinemessige avviklingen av undervisningen. Programrådene skal videre planlegge og evaluere undervisning og studietilbud. Programrådene skal ha minst to møter i semesteret, der studieplaner og undervisningsopplegg gjennomgås, bl.a. på bakgrunn av studentevalueringer og rapporter fra ekstern programsensor. Programrådene arrangerer stabsmøte for sine respektive grupper minst én gang pr semester.

Programrådet behandler prinsipielle saker knyttet til programmenes studietilbud. Dette kan være evaluering og utvikling av studietilbud og undervisningsformer, tiltak for å bedre gjennomstrømning, frafallsproblematikk og studiekvalitet. Programrådene har ansvar for informasjon om enhetens studietilbud, internt og eksternt. Programrådene skal også uttale seg om søknader om forskningstermin med henblikk på at undervisningsbehovet er forsvarlig dekket.

Studieplanendringer, utvikling av nye fagtilbud og andre saker som krever endringer i reglement eller omdisponeringer av ressurser, forberedes i programrådene og legges fram for instituttleder.

Sammensetning

Programrådene består av programrådsleder for programmet, to vitenskapelig ansatte fra gruppe A samt en representant for gruppe D. Undervisningsutvalg for MCB programmene består av faglig leder, tre programansvarlige samt representant for gruppe D. Gruppe D oppnevner selv sine rådsmedlem med vararepresentant, normalt for en periode på ett år. Studiekonsulent møter fast og er sekretær for programrådsutvalget. Administrasjonssjef og representant for teknisk avdeling har møterett med tale- og forslagsrett

Saksliste og sakspapirer skal sendes ut minimum 3 virkedager før møtet. Referatet skal belyse saken best mulig. Det skal fremgå av referatet hvilke råd som gis. Dersom det er uenighet i utvalget skal dette fremgå av referatet. Dagsorden og referat skal gjøres kjent for staben.

Undervisningsleder koordinerer utdanningssaker som skal til videre behandling hos SV-fakultetet.

Ledergruppen er et forum for diskusjon og innspill til belysning av saker som kommer opp i instituttets løpende drift. I ledergruppen fatter instituttleder beslutninger på grunnlag av diskusjonen i møtet.

Ledergruppen består av instituttleder, nestleder/undervisningsleder, programrådsleder Informasjonsvitenskap, programrådsleder Medievitenskap, faglig leder MCB, administrasjonssjef og leder for teknisk stab.

Instituttets ledergruppe møtes normalt 2-4 ganger i måneden for å koordinere ledelse av instituttets virksomhet.

Administrasjonssjef fungerer som sekretær i ledergruppens møter.

Stabsmøtet er et forum for informasjon og åpen drøfting for hele staben. Det holdes minst et møte i måneden. Saker av stor prinsipiell betydning for instituttet bør legges frem til diskusjon på stabsmøtet før det behandles i Instituttrådet.