Midtveisevaluering

Alle kandidater som er tatt opp ved Det medisinske fakultet skal ha midtveisevaluering. 

Midtveisevaluering en integrert del av kvalitetssikringen av forskerutdanningen og skal være en helhetlig, faglig gjennomgang av prosjektet, og bidra til at kandidaten fullfører prosjektet i tide og med høy kvalitet. Midtveisevalueringen er ikke en muntlig eksamen eller en dyp faglig diskusjon eller «minidisputas».

Midtveisevaluering skal være til hjelp for kandidat og veileder til å reflektere over hvor langt kandidaten er kommet i ph.d.-løpet og diskutere styrker og svakheter i prosjektet. Veileder kan reflektere over veiledningsforholdet og om det er behov for justeringer i veiledningsstrategien. Midtveiskomiteen oppfordres til å legge vekt på faglig dialog for å fremme progresjon for ferdigstillelse av doktorgraden innen normert tid. Komiteen kan hjelpe med å identifisere eventuelle utfordringer eller hindringer i prosjektet og foreslå alternative løsninger, eventuelt med nødvendige justeringer i prosjektbeskrivelsen. Komiteen kan også støtte veileder med tilbakemeldinger om veiledningssituasjonen og foreslå tiltak til forbedringer.

Midtveisevalueringer skal avholdes både høst og vår. Instituttene kan velge om de vil gjennomføre evalueringen samlet en gang i semesteret eller ved at kandidatene innkalles individuelt.
 

Alle kandidatene skal få en midtveiskomité oppnevnt av instituttet, bestående av minimum to medlemmer. Komiteen er et veiledende og rådgivende organ. Kandidatene skal ha varsel om dato og komitésammensetning minimum to måneder på forhånd.

Komitémedlemmene må ha ph.d.-grad, men trenger ikke å være ansatt i en fast vitenskapelig stilling. Minst ett av komitémedlemmene må være ansatt ved Det medisinske fakultet, men komitémedlemmene behøver ikke å være tilsatt ved det aktuelle instituttet.

Komiteen skal identifisere forhold som medfører risiko for at prosjektet stanser opp eller blir forsinket ved å vurdere følgende elementer:

• Progresjon

  • Antall publikasjoner

  • Gjennomføring av opplæringsdelen

• Vitenskapelig aktivitet og resultater

• Helhetlig plan for fullføring av doktorgraden

Komiteen kan også påpeke andre faktorer som må følges opp for å sikre fullføring, og foreslå nødvendige endringer i prosjektbeskrivelsen, hvis nødvendig.

Oppdraget ved midtveisevaluering er ikke honorert.

3.1 Tidsbruk for midtveisevaluering
Midtveisevaluering gjennomføres omtrent halvveis i ph.d.-løpet, men senest innen 2/3 av ph.d.-perioden. For kandidater med tre års normert tid, betyr dette at de skal kalles inn til midtveisevaluering senest når de har tre semester igjen av sin ph.d.-periode. Dersom kandidatene har arbeidsplikt eller jobber med doktorgraden på deltid, skal det justeres for dette når man bestemmer tidspunkt for midtveisevaluering. Tidspunkt kan også justeres dersom kandidaten har eller har hatt permisjon eller langvarig sykefravær. Ut over dette er det ikke mulighet for å få utsatt midtveisevaluering. 

Dersom hovedveileder ikke kan delta på midtveisevalueringen, enten på møtet eller digitalt, skal tidspunkt for midtveisevaluering justeres slik at den likevel gjennomføres innen 2/3 av ph.d.-perioden. Normalt innebærer dette at midtveisevalueringen må flyttes til ett semester tidligere.  

3.2    Rapport
Senest to uker før evalueringen skal kandidaten levere en kort skriftlig rapport der det redegjøres for progresjon og status for:

• Vitenskapelig aktivitet og resultat
• Publikasjoner
• Opplæringsdelen (utskrift fra studentweb legges ved)
• Plan for gjennomføring og planlagt tidspunkt for innlevering
• Etisk godkjenning. For prosjekter som krever slik godkjenning, skal dokumentasjon fra rett myndighet legges frem for komiteen.
• Eventuelle utfordringer/kommentarer

Rapporten skal være på minimum to sider, men instituttene står fritt til å bestemme et større omfang og om det skal kreves øvrig skriftlig dokumentasjon (prosjektskisse, manuskript, artikler e.l.). Fakultetet har utarbeidet en mal som kan benyttes dersom ønskelig. 

3.3    På dagen
Midtveisevalueringen begynner med at kandidaten holder en presentasjon på minimum 15 minutter med status for sitt doktorgradsarbeid for komiteen, med påfølgende spørsmål/diskusjon (ca. 10 min.) Hovedveileder skal være til stede, men instituttet kan gi tillatelse til digital deltakelse fra hovedveileder der dette er nødvendig for å kunne gjennomføre. Medveiledere bør også være til stede i den grad det er mulig. Rapporten utgjør grunnlaget for kandidatenes presentasjon, men hovedvekten skal ligge på metoder, status for oppnådde mål og vitenskapelige resultater. Instituttene kan selv definere hvorvidt presentasjonen skal være mer omfattende enn dette. 

Kandidatens presentasjon skal være åpen for publikum og bør holdes på engelsk. Diskusjonen etterpå kan holdes på det språket som avhandlingen skrives på. Fakultetet har utarbeidet en mal for presentasjonen som kan benyttes dersom ønskelig. 

Etter presentasjonen skal komité, veileder og kandidat gjennomgå oppsummeringen og eventuelle andre kommentarer fra komiteen i et lukket møte. Det skal også gjennomføres en avsluttende samtale mellom komité og kandidat uten at veilederne er til stede. Dersom komiteen eller veilederne ønsker det, kan det også holdes en kort samtale mellom komité og veileder(e). Merk at vesentlige faglige endringer i prosjektet skal søkes om til fakultet, mens mindre endringer godkjennes internt på instituttet.

Midtveisevalueringen avsluttes ved at komiteen fyller og signerer et eget evalueringsskjema, samt protokoll for midtveisevaluering. 

3.4    Registrering av gjennomført midtveisevaluering
Midtveisevaluering er obligatorisk for alle ph.d.-kandidater. Midtveisevaluering godkjennes dersom følgende to elementer er gjennomført:

1. Innsending av forhåndsrapport etter instituttets spesifikasjoner senest to uker før fastsatt dato for midtveisevaluering.
2. Gjennomføring av muntlig midtveispresentasjon (15 minutters presentasjon + 10 minutters diskusjon i plenum) og påfølgende møte med komiteen.

Ved godkjent presentasjon/midtveisevaluering får kandidaten ett (1) studiepoeng som inngår i opplæringsdelen. Instituttet har ansvar for å produsere protokoll og registrere studiepoeng på korrekt emnekode etter gjeldende studieadministrativ rutine. Godkjenningen er ikke avhengig av kandidatens progresjon i ph.d.-programmet.

De utfylte evalueringsskjemaene, vedlagt kandidatens rapport, samles inn, arkiveres i Ephorte og gjennomgås i ettertid av instituttet. Eventuelle problemer og forsinkelser som er avdekket i forbindelse med midtveisevalueringen skal tas opp med kandidat og/eller veileder, med tanke på å komme frem til tiltak som kan hjelpe kandidaten å komme i mål før utløpet av ph.d.-perioden. 

Administrasjonen kan melde videre hvilke kandidater som behøver oppfølging etter midtveisevaluering, men skal ikke ha ansvar for oppfølgingen. Ansvaret for oppfølging av kandidater med bekymringsfull progresjon tillegges visestyrer for forskning (forskningsleder) ved det institutt kandidaten er tilknyttet. Forskningsleder ved instituttet sørger for at oppfølgingsmøter med kandidat og veileder er gjennomført innen 1 måned etter midtveisevaluering.