RETTE - UiBs prosjektoversikt

All behandling av personopplysninger i forsknings- og studentprosjekter ved UiB skal være registrert i UiBs forskningsprosjektoversikt RETTE, i samsvar med kravet i personvernforordningen artikkel 30 (krav om protokoll). 

Dette gjelder all behandling av personopplysninger i forskningsprosjekter, studentoppgaver på alle nivå (metodeoppgaver, bacheloroppgaver, masteroppgaver, kvalitetssikringsprosjekter og prosjekter i forbindelse med læringsanalyseformål. Kravet gjelder også når behandlingsansvaret deles med andre behandlingsansvarlige (samarbeidsprosjekter).  

RETTE vil gi en løpende oversikt og kontroll med behandling av personopplysninger i prosjektet.  

De aller fleste forsknings- og studentprosjekter kan registreres direkte i RETTE. Helseforskningsprosjekter som trenger forskningsetisk godkjenning fra REK må først søke REK, og deretter blir prosjektene importert til RETTE.

Prosjekter som inkluderer deltakere direkte i studier, herunder at prosjektet gjennomføres i tråd med forskningsetiske normer og retningslinjene, og hensynet til deltakere er ivaretatt gjennom et forskningsetisk samtykke, og UiBs retningslinjer for behandling av data følges, kan vanligvis registreres direkte i RETTE. Det er institusjonens ansvar å vurdere om formål, metode, inklusjon av deltakere og hensynet til deres personvern, herunder informasjon og samtykke, er i tråd med anerkjente forskningsetiske normer og retningslinjer.

Enkelte prosjekter, der selve behandlingen av personopplysninger medfører høyere personvernrisiko, har rådføringsplikt med personvernombudet (personopplysningsloven §§  & 10). Dette er typisk prosjekter som omfatter sekundærbruk av personopplysninger, der behandlingen etter personvernregelverket anses å innebære høyere risiko for den enkeltes rettigheter og friheter. Det presiseres at rådføringen kun gjelder behandlingen av personopplysninger, og ikke vurderinger som omfattes av den forskningsetiske vurderingen - se avsnittet over. Prosjekter som har rådføringsplikt må rådføre seg med insitusjonens personvernombud før behandlingen kan starte. Ved rådføringen må det vurderes om det er nødvendig å gjennomføre en personvernkonsekvensvurdering (DPIA). 

• Prosjekter som kvalifiserer for rådføringsplikt med personvernombud, kontakter UiBs personvern ombud direkte. 
• Helseforskningsprosjekter må først søke REK. Godkjente helseforskningsprosjekter hentes så inn i RETTE, og forsker vil få beskjed om å gi supplerende informasjon i RETTE.
• Prosjekter som trenger dispensasjon fra taushetsplikten må først søke REK, og følge fremgangsmåten i RETTE. 
• Ikke-rådføringspliktige student- og forskningsprosjekter går videre til en innloggingsside for RETTE, oppretter prosjektet og registrerer prosjektinformasjonen.
• Elektroniske spørreskjemaundersøkelser som gjennomføres anonymt omfattes ikke av personvernregelverket og trenger ikke registreres i RETTE (les mer vilkårene for anonym løsning her). Registreres det derimot personopplysninger med kontaktinformasjon for trekning av svarpremie (ikke koblet til spørreskjemasvarene), eller for tilbakemelding om resultat av prosjektet, registreres prosjektet i RETTE med disse opplysningene.

Helseforskningsprosjekter med godkjenning fra REK
Alle godkjente helseforskningsprosjekter hentes inn i RETTE fra Rekportalen, og du vil få beskjed om å supplere med opplysninger for å oppfylle kravene om dokumentasjon etter personvernregelverket

Alle som behandler personopplysninger for formål knyttet til forskning, utdanning, undervisning og kvalitetssikring, enten du er forsker under forskerutdanning, student eller ansatt. Plikten til å ha oversikt og kontroll med alle behandlingsaktiviteter av personopplysninger følger av GDPR artikkel 30.  

Forskningsprosjekter som behandler særlige kategorier personopplysninger har som hovedregel rådføringsplikt med personvernombud (personopplysningsloven § 9 og § 10). Merk at rådføringsplikten gjelder både ved samtykkebasert forskning og ikke-samtykkebaserte forskningsprosjekter. 

Ikke-samtykkebaserte prosjekter må avklares med UiBs personvernombud for å vurdere om prosjektet trenger en personvernkonsekvensvurdering (DPIA). En DPIA er pålagt for forskningsprosjekter som behandler særlige kategorier personopplysninger uten samtykke, med mindre det allerede er utført en DPIA tidligere for samme formål eller i forbindelse med etablering av lovhjemmel, for eksempel opprettelse av helseregister.  

Noen prosjekter vil kunne registreres direkte i RETTE uten forutgående rådføring med personvernombud, under visse forutsetninger. Dette vil blant annet være forskningsprosjekter som behandler alminnelige personopplysninger som ikke involverer sårbare grupper (barn har spesielt krav til personvern) og følgende prosjekttyper som ikke defineres som forskning: prosjekter/studentoppgaver som gjennomføres som del av metodeundervisning, kvalitetssikringsprosjekter. Forutsetning er at studenter har gjennomgått undervisning om forskningsetikk og personvern som del av metodeundervisningen, og at behandlingen skjer under ansvar av veileder/kursansvarlig.  

Helseforskningsprosjekter som har etisk forhåndsgodkjenning fra REK er unntatt fra rådføringsplikt med personvernombud (helseforskningsloven § 33 tredje ledd). Behandling av personopplysninger i helseforskningsprosjekter reguleres av personvernforordningen og behandlingen av personopplysninger må ha rettslig grunnlag i GDPR artikkel 6 og artikkel 9. Dette får du hjelp til i RETTE, samt dokumentasjon av andre krav, som ivaretakelse av informasjonssikkerhet. I tillegg er det et generelt krav å vurdere risikoen for personvernet og søke råd hos institusjonens personvernombud om prosjektet trenger en personvernkonsekvensvurdering (DPIA). Les mer om kravet til DPIA her.  

Meldeplikten og konsesjonsplikten etter tidligere regelverk er nå opphevet med GDPR. I stedet er det rådføringsplikt for behandling av særlige kategorier personopplysninger (tidligere kalt ‘sensitive’ personopplysninger) i forskning. 

Medisinsk og helsefaglig forskning som omfattes av helseforskningsloven trenger etisk forhåndsgodkjenning fra REK. Behandler du helseopplysninger uten samtykke trenger du vedtak om unntak fra taushetsplikten fra REK. Behandler du andre taushetsbelagte opplysninger uten samtykke trenger du vedtak om unntak fra taushetsplikt fra for eksempel Rådet fra taushetsplikt eller behandlingsansvarlig institusjon. 

Gjennomføring av personvernkonsekvensvurderinger (DPIA) i forskning ved UiB

Korrekt registrering i RETTE er avhengig av at du oppgir riktig informasjon om hvilke personopplysninger du skal behandle, og formålet med behandlingen. Det er derfor viktig at du setter deg godt inn i definisjoner og begreper

Det medisinske fakultet

Fakultetet: Jorunn Hvalby
Institutt for biomedisin: Frode Berven
Institutt for global helse og samfunnsmedisin: Anne Berit KolmannskogKari Juul
Klinisk institutt 1
Klinisk institutt 2: Silke Appel
Institutt for klinisk odontologi: Anne Nordrehaug Åstrøm, Connie Villemo Nilsen

Det psykolgiske fakultet

Fakultetet: Atle Jåstad
Institutt for biologisk og medisinsk psykologi
Institutt for helse, miljø og likeverd (HEMIL)
Institutt for klinisk psykologi
Institutt for pedagogikk
Institutt for samfunnspsykolog: Anlaug Lid, May-Britt Sande
SLATE
Senter for krisepsykolog: Gøril Vikøren Nøkleby

Det samfunnsvitenskapelige fakutlet

Fakultetet 
Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap: Charlotte Lillefjære-Tertnæs, Monica Pedersen
Institutt for geografi
Institutt for informasjons- og medievitenskap
Institutt for sammenliknende politikk: Charlotte Lillefjære-Tertnæs, Thomas Marius Hugøy
Institutt for sosialantropologi
Institutt for økonomi
Sosiologisk institutt: Charlotte Lillefjære-Tertnæs, Monica Pedersen

Det humanistiske fakultet

Fakultetet
Institutt for arkeologi, historie, kultur- og religionsvitenskap
Institutt for filosofi og førstesemesterstudier
Institutt for fremmedspråk: Marit Skaatan
Institutt for lingvistiske, litterære og estetiske studier
Senter for kvinne- og kjønnsforskning: Kamilla Stølen
Senter for vitenskapsteori: Kamilla Stølen

Fakultet for kunst, musikk og design

Griegakademiet
Institutt for musikk
Institutt for design
Kunstakademiet
Institutt for samtidskunst

Fakultet for naturvitenskap og teknologi

Geofysisk instituttInstitutt for biovitenskap
Institutt for fysikk og teknologi
Institutt for geovitenskap
Institutt for informatikk
Kjemisk institutt
Matematisk institutt

Det juridiske fakultet