Nyttig å vite for ansatte

Her har vi samlet en del praktisk informasjon for deg som er ansatt ved SKOK. Du finner også en samling av nyttige linker.

Foto/ill.:

Colourbox

Hovedinnhold

Generell informasjon

Medarbeiderhåndboken

Nyttig informasjon for ansatte generelt finner du i medarbeiderhåndboken og på ansattesidene til UiB.

Forpliktelser overfor senteret

Ansatte ved sentrene forventes å være til stede på faste møter og seminarer. Ansatte oppfordres også til å holde interne og/eller åpne seminar ved senteret.

Tilgang og brukerkonto

Nøkkelkortet fungerer også som lånekort ved Universitetsbiblioteket og til utskrift og kopiering på fellesskrivere. Spør noen i administrasjonen for hjelp til å ordne med brukerkonto og e-postadresse ved senteret. Alle ansatte ved UiB må ha en brukerkonto for tilgang til UiBs IT-tjenester. Brukerkontoen gir tilgang til e-post, lagring, utskrift, hjemmesider, tilgang til internett, samt flere andre IT-tjenester. Vennligst informer oss snart som mulig hvis du mister kortet.

Problemer med passordet ditt? Dersom du har en aktivert konto skal du kunne endre det selv på passord.uib.no.

IT-hjelp

Ved behov for brukerstøtte kan du ta kontakt med BRITA på tlf. 8 4700 eller UIBhjelp på ansattsidene.

Lønn

Lønn utbetales den 12. i hver måned, og ved oppstart den 1. vil man få lønn samme måned.

DFØs selvbetjeningsportal og app skal brukes til registrering av tid, reiseregninger, utgiftrefusjon, permisjonssøknader, feriesøknader osv.

Mobilapp

Last ned appen ‘DFØ selvbetjening’ fra AppStore eller Google Play til mobilen din. Brukerveiledning for DFØ-appen (dfo.no).

Nettløsning

Du logger deg inn i selvbetjeningsportalen her. Brukerveiledning for selvbetjeningsportalen (dfo.no)

Mer informasjon om både portal og appen finner du her. Her finner du også brukerveiledninger for de ulike tjenestene i app og portal.

Trenger du hjelp, eller har spørsmål, kontakt brukerstøtte i UiBhjelp. Spør Heidi.Thorbjornsen@uib.no for hjelp med skjemaene.

Har du tekniske spørsmål knyttet til selvbetjeningsportalen og app, kontakt DFØ (08.00-15.45) E-post: lonn@dfo.no, telefon: 40 63 40 21

Sykefravær

Sykefravær (både p.g.a. egen sykdom og barns sykdom) må meldes til Tone Lund-Olsen så snart som mulig. Ved kortere sykefravær opp til åtte dager sammenhengende kan en bruke egenmelding. Alle ansatte skal registerere egenmeldt fravær i selfbetjenningsportal.

UiB er en inkluderende arbeidslivsbedrift. Det betyr at arbeidstaker har 24 egenmeldingsdager innenfor en 12 måneders periode. Egenmelding kan brukes inntil åtte kalenderdager sammenhengende, men etter dette må du ha sykemelding fra lege. Sykemeldingen sendes elektronisk av legen til din konto på nav.no og du må selv signere på denne for at denne skal oversendes til arbeidsgiver. Arbeidstakere har rett til inntil 10 dager fri med lønn hvert kalenderår, for å ha omsorg for syke barn under 12 år (15 dager dersom du har omsorg for tre eller flere barn).

Dersom du er eller blir sykemeldt i mer enn to uker, bør du avtale en samtale med nærmeste leder, administrasjonssjef eller senterleder. Det er pålagt med en samtale inne seks uker i sykemeldingen, som skal følges opp med en oppfølgingsavtale.

Ferie

Alle må søke om ferieperiode i Selvbetjeningsportalen. Her kan også alle sjekke status for sine feriedager.

Hovedferien ved SKOK skal hvert år avvikles i perioden 13. juni (uken 24) – 14. august (slutten av uken 32), og alle må innen 1. mai søke om hovedferieperiode. Normalt skal all ferie avvikles innen utgangen av året. All restferie som skal avvikles utenom ordinær ferietid må avtales i god tid med instituttleder før søknad legges i Selvbetjeningsportal. Søknad om overføring av eventuelle ubrukte feriedager fra ett år til neste eller forskottering av ferie gjøres også i Selvbetjeningsportalen.

Alle ansatte ved UiB har rett til ferie i 5 uker (25 arbeidsdager), og fra det året vi fyller 60 år har vi rett til en uke (5 arbeidsdager) ekstra ferie, og fra det året vi fyller 62 år har vi 2 ekstra senior-uker. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har plikt til å sørge for at ferie blir avviklet.

Arbeidstakere som har jobbet i deler av året eller i ulik stillingsprosent foregående år (opptjeningsåret) har også rett til full ferie, men da uten lønn for ferie ut over opptjente dager. Opphører arbeidsforholdet, skal opptjente feriepenger utbetales dersom ikke arbeidstaker kan ta ut ferie før sluttidspunktet. Ved fastsatt dato for opphør av arbeidsforholdet (tidsbestemt midlertidig tilsettingsforhold eller avgang ved aldersgrense) skal det normalt ikke overføres restferie til siste arbeidsår.

Administrasjonssjef Tone Lund-Olsen kan kontaktes ved spørsmål rundt ferieavvikling.

Permisjoner

Dersom du ønsker å søke permisjon, må du gjøre dette i selvbetjeningsportalen i forkant. Administrasjonssjef Tone Lund-Olsen kan kontaktes dersom du har spørsmål om permisjoner (for eksempel fødselspermisjon/farspermisjon, tilvenning av barn i barnehage, flyttedag osv.). Andre permisjoner enn de som kan velges i Personalportalen må avklares med instituttledelsen.

Tilstedeværelse

Forskningsaktiviteter som krever fravær fra arbeidsplassen må planlegges slik at det ikke kolliderer med semesterstart (alltid i uke 2 og 33) eller eksamensperioden.

Fravær og varsling

Ved planlagt fravær fra arbeidsplassen (ferie, reise osv.) må du huske å legge inn fraværsmelding på din PC/Mac for e-posten din (Out of office), slik at alle får melding om når du er tilbake på arbeidsplassen.

Personside på uib.no

Alle ansatte har sin egen personside ved UiB som fungerer som et digitalt visittkort. Denne siden dukker høyt opp i nettsøk, og det er denne siden kollegaer, eksterne og media bruker for å få kontakt med deg. Du bør derfor oppdatere siden med kort info om deg selv, profilbilde og informasjon om fagområde, publikasjoner og forskningsprosjektet ditt. Se informasjon om hvordan du gjør dette her. Har du spørsmål? Kontakt Kamilla Stølen.

Post/rekvisita

Alle ansatte har sin egen posthylle i 1. etasje. I denne etasjen finner du også rekvisita.

HMS

Idunn Tandstad er hovedverneombud for senteret. Mer informasjon om helse, miljø og sikkerhet ved SKOK finner du her.

Dersom du har spesielle ergonomiske behov for arbeidsplassen din kan du ta kontakt med hovedverneombud Idunn Tandstad.

Sikkerhet/nødtilfeller

Vakthold og sikring | HMS-portalen | UiB

Om du mistenker at uvedkommede har kommet seg inn i bygningen, ring Securitas: 55 58 80 81. Ring også til Tone Lund-Olsen og informer henne om hva som skjedde: 416 49 259.

Om det er fare for liv, helse og sikkerhet, ring alltid nødnummeret først:

110: Brann

112: Politi

113: Ambulanse

Økonomi/innkjøp/bestilling/reise

Driftsmidler for stipendiater og postdoktorer

Stipendiater får hvert år tildelt driftsmidler over en periode på tre år, og det fjerde året vil restmidler etter avtale bli overført.

Budsjett driftsmidler

Fra fakultetets driftsbevilgning trekkes normalt overhead som skal dekke husleie, kontorrekvisita osv. Vanlig kontorrekvisita bestilles gjennom administrasjonen. Vi er pålagt å bruke UiBs faste leverandører, som gir rabatter, osv.

Dine private driftsmidler skal brukes til å dekke utgifter til forskningsformål; som bøker, spesielle dataprogram, lisenser, reiser og overnatting, seminarer, konferanser, diverse avgifter og andre forskningsrealterte formål. Budsjett vil bli formidlet årlig.

Datamaskin/iPad

Sentrene dekker innkjøpet. Administrasjonen er behjelpelig med å velge innenfor IT-avdelingens anbefalte modeller, og foretar deretter bestillingen.

Bestilling

For å melde inn behov, gå inn på skjema i UiBHjelp (hurtigtilgang). Skjema ligger under ansattsidene -> UiBHjelp -> Logg på selvbetjeningsportalen -> Bestille noe -> Bestille vare/tjeneste -> Bestille vare/tjeneste (HF-pilot*). Aktuelle delprosjektnummer kan du finne i økonomirapporten som sendes til staben en gang i måneden.

Merk at UiB har innkjøpsordninger og avtaler med leverandører som vi er forpliktet til å bruke. Se oversikten på siden Bestilling på rammeavtale. Det er viktig at kjøpet skal være godkjent på forhånd av Tone, og at en må ta kontakt og lage avtale med Tone før fakturering. Hvis du har spørsmål, ta kontakt med Silje.

Innkjøps- og bestillingsrutiner for bøker

Innkjøpsbehov som ønskes dekket av senterets fellesmidler skal godkjennes av administrasjonssjef Tone Lund-Olsen. Alle bestillinger som skal dekkes av ulike UiB-midler, skal alltid gå via bestillingsskjemaet i UiBHjelp. Dette gjelder også bøker, med unntak av bøker som kan bestilles på Amazon e.l., e-bøker og samt bøker som kjøpes på antikvariat og i utlandet. Vi kan ikke bestille e-bøker. Utgiftene blir da refundert i etterkant. I henhold til UiBs reglement er det ikke mulig å gjøre innkjøp på Akademika på egen hånd og få utgiftene dekket av UiB-midler i etterkant.

Vennligst legg lenker til bøkene du ønsker fra Akademika inn i bestillingsskjemaet. Husk ISBN13-nummer.

Innkjøp av litteratur som skal brukes i undervisningsøyemed, skal avklares med undervisningskoordinator.

Kredittkort

Det anbefales at den ansatte søker om UiB-kredittkort, der man oppgir UiB som arbeidsgiver. Når reiser betales med eget kredittkort, får man også en reiseforsikring inkludert. Kredittkort erstatter forskuddsordningen.

Man kan søke på kredittkort som UiB-ansatt. Gebyr, rente og årsavgift til kredittkort dekkes av UiB. Mange velger å betale kun minimumssummen hver måned og ber om refusjon av rente, osv. på sluttoppgjøret - det er beste for din økonomi. Husk at kredittkort er KUN til tjenestereise ved UiB.

Reiser

Ansatte bestiller og legger ut for alle reiseutlegg selv, som fly, tog, hotell, konferanse avgift, osv. Flybillettene og hoteller må bestilles direkte hos Berg-Hansen. Unntaket er for gruppereiser for 10 eller fleire personer og hotell og reiser for inviterte gjester som kommer til Norge - disse må gjørest av bestiller (bruk også bestillingsskjemaet til dette). NB: Bestiller kan ikke booke tog, ferje eller hotell i utlandet for gjester. For mer informasjon om reiser og kredittkort: Reise | Ansattsider | UiB.

Reiseregning og utleggsrefusjoner

Alle ansatte skal bruke Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen til å registrere reiseregninger og utleggsrefusjoner. Mer informasjon om løsningene og lenker til opplæringsvideoer finnes her: Selvbetjeningsportalen | Ansattsider | UiB. Den ansatte skal selv bestille reise/opphold og sende inn en reiseregning med alle kostnader og kvitteringer for reisen. Vær nøye med å beskrive formålet/begrunnelsen for reiseregning/utleggsrefusjon.

Kun forskningsrelaterte formål og kjøp som ikke kan dekkes inn via ordinært innkjøp, skal føres som ”Refusjon av utlegg”. Spør Tone om dette. (Alle reiserelaterte utgifter skal føres på reiseregning. Se over.) Kjøp som kan foretas via bestillerfunksjonen i administrasjonen skal den enkelte ansatte ikke foreta selv.

Skal du på forskningsreise med varighet over 28 dager? Da skal det ikke sendes ordinær reiseregning, men et forskningsoppgjør. Ta kontakt med økonomiseksjonen i forkant av reisen for rådgivning!

På reiseregning eller utleggsrefusjon er det viktig at innsender selv fyller inn korrekt kontering i steget kostnadsfordeling. Velg først Annen. Da vises konteringsfeltene og det er to felt man skal sjekke for at kostnader skal bli belastet på rett sted: 

Kostnadssted er enheten som skal belastes. Her vil din egen enhet ligge som default og skal kun endres i tilfeller hvor andre enheter skal dekke reiseregning/refusjon. For eksterne må koststedskoden (8 siffer, f.eks. 11740000) oppgis og legges inn.  
Arbeidsordre (K7) er delprosjekt som skal dekke kostnaden. Delprosjektnummer (9 siffer, f.eks 100152103) legges inn og man velger alternativet som dukker opp i feltet. Et eksempel på korrekt bilde for en kostnad som skal på Senterleders midler vises under:

Foto/ill.:

DFØ

Eksterne som skal sende en reiseregning eller utleggsrefusjon skal benytte selvbetjeningsløsningen «BetalMeg»: Betalmeg | Ansattsider | UiB. Timelønnede og personer med oppdragskontrakt hos UiB skal bruke Selvbetjeningsportalen da de allerede er registrert i systemet og trenger dermed ikke ny tilgang. 

For å kunne bruke løsningen BetalMeg eller DFØ-app, må instituttet hjelpe med å gi ekstern bruker tilgang. De som skal bruke BetalMeg må være registrert i det nye lønnssystemet SAP. Instituttet må sende inn følgende informasjon på vegne av ekstern bruker: privat e-postadresse, mobilnummer med korrekt retningsnummer, navn, kontonummer, fødsels- og personnr., adresse og kontering på hvor kostnaden skal belastes for den eksterne. Hvis personen er utenlandsk, må det også sendes inn bilde av pass. Denne informasjonen sendes via UiB Hjelp til gruppen: Lønn. Ekstern bruker vil da motta en e-post med informasjon om tilgang, og logger så videre på via ID-Porten.

Hvem gjør hva i administrasjonen

Fellesadministrasjonen ved SVT og SKOK har følgende funksjoner og oppgaver:

Tone Lund-Olsen er administrasjonssjef og er ansatt i 100 % stilling. Tone har ansvar for følgende oppgaver:

Administrativ ledelse av sentrene
Personalansvar administrativ stab
Personaladministrasjon (herunder IA og HMS) begge sentrene
Økonomiforvalting (budsjett og regnskap), inkl. BOA og PA
Ressursforvalting (herunder bygg og areal)
Postfordeling (ePhorte)
Utlysing og tilsetning i faste stillinger og vikariat
Rapportering
Strategiutvikling og rammeplaner
Rutiner, retningsliner og kvalitetssikring
Sekretær for SKOK-styret
Sekretær for Nasjonalt fagråd for kjønnsforskning
Kontakt med fakultetet og andre administrative enheter
Korrespondanse og variert sakshåndtering
Nettverksarbeid
Andre administrative oppgaver

Silje Mari Mo er seniorkonsulent og er ansatt i 60 % stilling. Silje har ansvar for følgende oppgaver:

Bestilling, varemottak og fakturakontroll
Ekspedisjon, post, arkiv og bibliotekkontakt
Mottak av nyansatte og gjester
Arrangementstøtte: inkluderer ansvar for bestilling av bevertning, møtelokale, og overnatting for kurs, konferanser og seminarer
Ansvarlig for rombestilling, telefoni og adgangskort
Planlegging og gjennomføring av miljøskapende aktiviteter for ansatte og studenter
Deltakelse i faglig-administrative nettverk

Kamilla Stølen er rådgiver for forskning og formidling og er ansatt i 100 % stilling. Hun har ansvar for følgende oppgaver:

Rådgiving ved prosjektsøknader
Formidling og mediekontakt
Andre administrative oppgaver

Idunn Tandstad er seniorkonsulent med ansvar for studieadministrasjon og forskerutdanning og er ansatt i 100 % stilling. Idunn har ansvar for følgende oppgaver:

Studieveiledning
Studieadministrasjon på masternivå (rekruttering, studiekvalitet, eksamen, studieplanendringer, internasjonalisering)
Administrasjon av forskerutdanning
Nettsider
Ph.d.-koordinering

Mari-Kristine Morberg er seniorkonsulent med ansvar for bachelorutdanning og er ansatt i 60 % stilling. Mari-Kristine har ansvar for følgende oppgaver: