Organisasjonsutviklingsprosjekt

Evaluering av universitetsmuseets organisasjon

Hovedinnhold

Museets nåværende organisering ble vedtatt av universitetsstyret i 2014. Som del av vedtaket ble det besluttet å evaluere organiseringen. Universitetsledelsen har nå satt i gang arbeidet med en slik evaluering og hensikten er å videreutvikle museet slik at det har en formålstjenlig organisering i forhold til oppgaver og universitetets strategiske mål.

Arbeidet organiseres som et utviklingsprosjekt der universitetsdirektøren er prosjekteier. Det er etablert en styringsgruppe som vil gi anbefalinger til universitetsledelsen og universitetsstyret. Arbeidet vil bli gjennomført av en prosjektgruppe som rapporterer til styringsgruppen i sitt arbeid.

Kort om prosjektet – og din deltakelse!

Vi i prosjektgruppen gleder oss til å ta fatt på et spennende og viktig prosjekt. Ifølge mandatet til prosjektet skal vi:

Gjennomføre evaluering av UMs organisering og utarbeide forslag til styringsgruppen om en formålstjenlig og framtidsrettet organisering med hensyn til mål, struktur, funksjonsinndeling og ledelse
Foreslå for styringsgruppen øvrige forbedringstiltak for å skape en smidig og samarbeidsorientert organisasjon som ivaretar museets ulike oppgaver
Sikre framdrift og god kommunikasjon i prosessen inkl. god involvering av og kommunikasjon med UMs ansatte og hovedverneombud

Prosjektet vil bestå av følgende tre hovedfaser:

(mai/juni): Fast ansatte og stipendiater vil bli involvert i kartleggingsarbeidet gjennom deltakelse i digitale gruppeintervjuer og oppfølgende e-post. I tillegg vil prosjektet bl.a. intervjue UMs styreleder, en rekke andre interessenter ved UiB, samt interessenter utenfor UiB og UM.
(august): Etter sommeren vil vi avholde en workshop hvor funn fra kartleggingen fremlegges og diskuteres. Fast ansatte og stipendiater vil bli invitert.
(september/oktober): Før endelig rapport skal ferdigstilles i begynnelsen av oktober, vil vi avholde en løsnings-workshop med bred involvering.

Hvorvidt workshops vil bli arrangert digitalt eller med fysisk tilstedeværelse, eventuelt som en kombinasjon av dette, vil være avhengig av hvordan smittesituasjonen knyttet til korona er over sommeren.

Foruten innledende samtaler med rektor, universitetsdirektør og ass. universitetsdirektør, har prosjektet hatt en samtale med UiBs hovedverneombud June-Vibecke Knudtsen Indrevik. June er også en av deltakerne i prosjektets styringsgruppe, og vil derfor følge prosjektet tett i månedene som kommer. Hun er spesielt opptatt av involvering av UMs ansatte og sier i en kort kommentar;

«Jeg håper og tror at UMs dyktige og engasjerte ansatte benytter den kommende prosessen til å gi input til hvordan arbeidsplassen deres kan videreutvikles. Jeg oppfordrer dere til å delta i diskusjonene, gi innspill og være uredde – på den måten hjelper dere prosjektet til å komme frem til best mulig anbefalinger for fremtidens Universitetsmuseum!»

Henrik von Achen deler Junes oppfatning. «Jeg håper alle vil bidra med oppriktige, ærlige og konstruktive tilbakemeldinger og innspill. Nå har vi sjansen til å påvirke hvordan vår fremtidige arbeidshverdag kan bli. Og husk, ingen aspekter og/eller synspunkt er feil eller irrelevante. Det eneste feilgrepet vi nå kan begå, er å ikke si i fra om hva vi mener».

Prosjektgruppen vil sikre god involvering og kommunikasjon i prosessen og holde IDU og UMs styre orientert om status i de ulike fasene av prosjektet.

Styringsgruppen

Prosjektgruppen

Fremdriftsplan

Om intervjuene

I prosjektet vil vi etterstrebe bred involvering, forankring, god og tydelig kommunikasjon og åpenhet. Et viktig ledd i dette er avholdelse av digitale gruppeintervjuer med UMs fast ansatte og stipendiater. Vi håper du har anledning til å delta!
Spørsmålene vi vil basere intervjuet på er gjengitt under:

• Om dagens situasjon

Hva anser du/dere som UMs sentrale funksjoner og leveranser i dag?
Når opplever du/dere UM på sitt beste? Hva tror du/dere bidrar til at dette blir bra?
Hva ser du/dere som de største utfordringene ved UM i dag (eksempelvis strategisk/oppgavemessig/ administrativt/organisatorisk/ledelsesmessig)?

• Om fremtidens situasjon

Hvordan tror du/dere UMs funksjoner og leveranser vil videreutvikles i årene som kommer (gitt UiBs strategi, UMs egne mål, brukernes forventninger m.m.)?
Hva blir sentralt/viktig for å kunne ligge i forkant av denne utviklingen og disse behovene? Hvordan kan vi sikre en organisasjon som tilrettelegger for dette på best mulig måte?
Hva tror du/dere UM må utvikle - bli bedre på - øke kapasiteten på - gjøre mindre?

• Andre viktige tanker og innspill du/dere opplever det som viktig at prosjektet får innblikk i?

Gruppeintervjuene vil bli fulgt opp med en e-post i etterkant med invitasjon til å komme med individuelle skriftlige innspill dersom man opplever å ikke ha fått sagt det man ønsket i gruppeintervjuet, eller man ønsker å komme med supplerende/utdypende kommentarer etc.

Det har vært vanskelige avveininger knyttet til bl.a. hvorvidt intervjuene skal avholdes digitalt eller fysisk, om gruppene skal settes sammen på tvers av UM eller være basert på dagens organisatoriske inndeling, samt hvorvidt enkelte ansatte skal intervjues individuelt.

Myndighetens retningslinjer gir oss nå anledning til å treffe fysisk (med avstand), men vi har allikevel besluttet å avholde intervjuene digitalt. Dette er begrunnet i reiseråd knyttet til kollektiv transport, en del ansatte i risikogrupper m.m. Basert på UiBs egne erfaringer og råd fra AFF, er gruppene dels satt sammen på tvers, dels basert på dagens organisasjon, her har vi forsøkt å finne en hensiktsmessig mellomløsning. Videre har vi landet på en løsning hvor tilnærmet alle ansatte intervjues i grupper. Unntaket er UMs ledergruppe, disse intervjues individuelt.

Hovedfunn og analyseworkshop

Fra kartlegging og analyse til anbefaling

I etterkant av den digitale analyse-workshop’en som ble gjennomført 26.8. har prosjektet jobbet videre med alle de gode og spennende innspillene som fremkom i diskusjoner og gruppearbeid denne dagen, samt skriftlige innspill vi har mottatt i etterkant.

Onsdag 16.9. møtte vi museets utvidede ledergruppe for å oppsummere prosessen så langt. I dette møtet fremla prosjektet også forslag til en del grep vi anser som viktig å implementere uavhengig av hvordan organisasjonskartet blir seende ut, samt et første «grovutkast» til elementer som kan inngå i tre alternative organisasjonsmodeller. Forslag til grep som kan være aktuelle uavhengig av organisasjonsmodell er bl.a. knyttet til et identifisert behov for å tydeliggjøre strategisk ansvar, tydeliggjøre mandat, myndighet og roller, styrke prosjekt som arbeidsform, og forbedre og styrke fokuset på intern og ekstern kommunikasjon.

I ukene fremover vil det hovedsakelig bli jobbet med å bearbeide og forbedre de ulike organisasjonsmodellene, innhold og eventuelle konsekvenser knyttet til å implementere disse. Det var en felles oppfatning i den utvidede ledergruppen av at det er både spennende og nyttig å begynne å konkretisere hvordan vi kan se for oss fremtidens Universitetsmuseum. Et svært viktig steg i det videre arbeidet blir avholdelse av en løsnings-workshop 28.9. I denne workshop’en vil utvidet ledergruppe delta, samt en rekke representanter fra museets ulike enheter (til sammen bli vi 32 deltakere, samt 4 representanter fra prosjektgruppen). Agenda er under utarbeidelse og vil bli oversendt noen dager i forveien til deltakerne. Kort tid etter workshop’en (hhv. 29. og 30.9.) vil alle ansatte bli invitert til korte fellesmøter hvor forslag til modeller blir presentert og man får mulighet til å gi innspill. Disse møtene vil avholdes per hovedenhet, du vil motta mer informasjon fra din avdelingsleder.

Vedlagt finner dere presentasjonen som dannet underlag for møtet i utvidet ledergruppe 16.9. Ta gjerne en titt, men vær oppmerksom på at dette kun er et tidlig utgangspunkt med foreløpige tanker og ideer knyttet til innhold i alternative organisasjonsmodeller. Dette er i aller høyeste grad «work in progress»!