Regler for publisering på www.uib.no
Målet med å ha regler for publisering er å øke kvaliteten på UiBs nettsider og nettbaserte tjenester, for en best mulig kommunikasjon med studenter, ansatte og øvrig publikum.
Hovedinnhold
Disse reglene gjelder for alle som jobber med innhold på www.uib.no og ansvarlig leder ved alle enheter (ref. driftsmodellen for www.uib.no). Formålet ved disse reglene er å øke kvaliteten på UiBs nettsider og nettbaserte tjenester, for en best mulig kommunikasjon med studenter, ansatte og øvrig publikum. Reglene skal bidra til å gjøre de digitale arbeidsprosessene mere brukervennlig og tilgjengelig. Kommunikasjonsavdelingen er systemeier og forvalter viderutvikling av www.uib.no. Kommunikasjonsdirektøren er ansvarlig nettredaktør.
Som offentlig statlig nettsted må www.uib.no følge kriterier og regler om universell utforming og DIFIs krav til nettsider.
Mål for www.uib.no
Hovedmål
www.uib.no er UiBs viktigste kommunikasjonskanal og skal ha en standard som bygger opp under virksomhetens faglige ambisjonsnivå for forskning, utdanning, formidling og innovasjon. Nettstedet skal fremstå helhetlig i design og struktur, og med innhold og tjenester som er tilpasset de ulike målgruppene.
Delmål
www.uib.no skal styrke UiBs omdømme som et internasjonalt forskningsuniversitet og en ettertraktet utdanningsinstitusjon.
www.uib.no skal brukes aktivt i rekruttering av nye studenter og ansatte.
www.uib.no skal brukes aktivt i formidling og dialog med omverdenen.
www.uib.no skal bidra til økt samarbeid med nasjonale, nordiske, europeiske og internasjonale forskningsmiljøer.
www.uib.no skal bidra til en velfungerende organisering av det interne arbeidet knyttet til forskning, utdanning, formidling og innovasjon.
Målgrupper
Norsk
Studenter: potensielle og eksisterende
Interessenter og beslutningstakere innen næringsliv, kultur og offentlig forvaltning
Interessenter innen forskning og utdanning
Ansatte: potensielle og eksisterende
Media
Alumner
Engelsk
Internasjonale studenter: potensielle og eksisterende
Internasjonale ansatte: potensielle og eksisterende
Internasjonale interessenter i akademia, forskningsadministrasjon og beslutningstakere.
Internasjonale journalister som leter etter forskningsnyheter.
Roller og ansvar
Ansvarlig nettredaktør: På UiB forvalter kommunikasjonsdirektøren denne rollen. Ansvaret for nettarbeid følger ellers linjeansvaret i alle enheter.
Systemeier: Kommunikasjonsavdelingen er systemeier og forvalter videre utvikling av www.uib.no. IT-avdelingen er ansvarlig for drift.
Leder ved enhet: Dette er den som har formelt ansvar for enhetens nettsider; trenger ikke være knyttet til operativ virksomhet.
Lokal webkontakt: Dette er den eller de operativt ansvarlige på en enhet. Dette er personer som har definerte oppgaver på www.uib.no, og har ansvar for at sidene er oppdaterte. Lokale webkontakter er også de som legger inn søknad om redigeringstilganger for innholdsprodusenter.
Innholdsprodusent: En som kan produserere innhold på www.uib.no
Myndighet
Ansvaret for å følge opp reglene for www.uib.no følger linjeansvaret, men Kommunikasjonsavdelingen (KA) har som systemeier av www.uib.no, det overordnede ansvaret for kvalitet på innhold. KA har dermed overordnet myndighet til å kunne gjøre endringer som er nødvendige for at www.uib.no skal fremstå på best mulig måte.
Dette betyr at KA kan:
Se til at lokal webkontakt følger reglene og håndhever disse for lokale innholdsprodusenter.
Følge opp ovenfor leder ved enhet dersom regler og standarder ikke blir fulgt på tross av pålegg om dette.
Gjøre endringer på nettsider uten å rådføre seg med lokal informasjons eier når en akutt situasjon gjør det nødvendig eller etter pålegg fra overordnet.
Kompetanse
Alle som produserer innhold ved UiB skal ha gjennomført kommunikasjonsavdelingens kurs i nettpublisering. Det settes også krav til at alle har gjort seg kjent med reglene for publisering på www.uib.no. Det er leder ved enheten som har ansvar og skal sørge for at innholdsprodusenter og lokal webkontakt har tid og tilstrekkelig kompetanse til å kunne utføre det nødvendige nettarbeidet.
Lokal webkontakt skal ha allsidig og solid nettkompetanse, som innebærer:
ha god tekstforståelse, kunne skrive for nett og være målgruppeorientert
kunne lage visuelt gode sider
være bevisst på hva som er god nettsidestruktur
ha god kjennskap til tekniske verktøy
Innholdsforvaltning
UiB er avsender for innholdet på www.uib.no. Innhold er i hovedsak tekst, bilder, grafikk, film og lyd.
Hensikten med innholdet på www.uib.no er:
Brukeren skal forstå og kunne bruke innholdet
Innholdet skal formidles korrekt og tydelig
Innholdet skal være relevant og oppdatert
Innholdet skal støtte UiBs strategiske mål
Produksjon av innhold
Ved produksjon av innhold er det viktig å prioritere: Det er nødvendig å definere hva som er viktigst og hva skal fremheves på siden. Overskrifter, ingresser og lenketekster er blant de viktigste tekstene på nettstedet. De skal gi leseren oversikt og navigeringshjelp. (Se artikkel om hvordan skrive en god nyhetssak på nett.)
Når det opprettes nytt innhold skal man alltid undersøke om dette innholdet allerede eksistererer; Ofte finnes allerede en nettside på et nivå under/over eller sentralt. Det anbefales å henvise til allerede eksisterende informasjon.
Vedlikehold av innhold
Alt innhold på enhetens nettsider skal vedlikeholdes en gang i semesteret. Utdatert innhold må vurderes og oppdateres eller slettes. Dersom man har innhold som kun er relevant på noen tidspunkt i løpet av et år bør man vurdere å avpublisere innholdet når det er irrelevant. Slike grep gjør at søkeresultatet gir bedre treff på relevant informasjon.
Det anbefales å bruke Google Analytics strategisk i arbeidet med vedlikehold av innhold. Her kan man blant annet se hvilket innhold som er populært/ikke populært og hvilke lenker som ikke fungerer lenger.
Bildebruk
Bilder skal ikke brukes uten samtykke fra rettighetshaver. Slikt samtykke kan komme direkte fra rettighetshaver eller fra en allerede utstedt lisens, som Creative Commons. UiB har også lisens til billedbibliotek som Colourbox, som gir tillatelse til visse former for bruk innenfor universitetets virksomhet. Bildet må være relevant og illustrere saken.
Universell utforming
Som offentlig nettside må uib.no følge kravene til universell utforming og DIFI sine krav til nettsider. Under lister vi opp de kravene som innholdsprodusenter ved uib.no må ta hensyn til.
Alle bilder skal ha alternativ tekst; Alternativ tekst skal beskrive bildets motiv
Bilder av tekst bør i størst mulig grad unngås
Aldri publisere kun en video – må alltid ha med en tekst som beskriver innholdet i videoen
Aldri publisere kun et lydklipp – må alltid ha en tekst som beskriver innholdet i lydklippet
Tekster skal være skrevet i et klart, brukerrettet og korrekt språk
Lenker skal være meningsbærende og beskrive lenkens mål – unngå “klikk her”-lenker
Lenker som viser til dokumenter bør være markert med at det er dokument, f.eks “Navn på lenke (pdf)”
Sider bør ha en definert struktur, undertittler bør markeres som titler og ikke bare med fet skrift.
Dokumenter som lastes opp, skal også være universelt utformet
Tabeller bør begrenses, og skal uansett være universelt utformet
Språk
UiBs språkpolitikk fastslår at norsk er UiBs hovedspråk i både undervisning, administrasjon og daglig arbeid. UiB er også et internasjonalt forskningsuniversitet, så det legges vekt på at deler av virksomheten foregår på engelsk.
I tillegg skal UiB følge Forskrift om målbruk i offentleg teneste når det gjelder bruk av bokmål og nynorsk på nett, papir og i sosiale medium. Denne sier at ingen av de to målformene skal være representert med mindre enn 25 %. Det er leder ved enhet sitt ansvar å se til at forskriften om målbruk blir fulgt.
www.uib.no skal ha klart, godt, korrekt og brukervennlig språk i sine tekster på nett, både på bokmål, nynorsk og engelsk.
Krav om minste informasjon på engelsk og norsk
For forskningsprosjekter, -grupper og -enheter som ønsker nettinnhold kun på engelsk, er hovedregelen at vi som et norsk universitet må ha en minimums informasjon på norske sider i tillegg.
Et eksempel på minimums informasjon kan være en kort tekst som beskriver prosjektet/gruppen eller enheten og en tydelig lenke til engelske sider i tillegg til kontaktinformasjon. Tilsvarende minste informasjon skal finnes på engelsk for nettsider som har norsk som hovedspråk. For annet innhold bør tittel og ingress være oversatt til riktig språk, mens brødteksten skal inneholde en tydelig lenke til originalt innhold.
På de norske sidene publiseres norske tekster. På de engelske sidene, publiseres engelske tekster. Norsk og engelsk innhold på samme side eller område skal ikke forekomme.
Navnepolitikk
Navnepolitikken for UiB regulerer bruken av universitetets offisielle domenenavn www.uib.no. Målet med navnepolitikken er å få en enhetlig og entydig bruk av domenenavn og URL-adresser på UiB.
Det overordnede prinsippet for UiBs navnepolitikk er at URL-adresser skal ha en entydig og logisk tilknytning til den institusjon eller det miljø som navnet peker på. Samtidig skal navn være så korte som mulig og med færrest mulige ledd, uten at dette går ut over navnets selvdokumenterende egenskaper. Standard adresseform skal være www.uib.no/enhet. Det vil si at nettsider på formen enhet.uib.no ikke skal brukes.
All offisiell UiB-virksomhet som skal presenteres på nett, skal ha offisielle sider under www.uib.no. Det må søkes om å få opprettet nettdomener og nettområder for offisielle enheter. Kommunikasjonsavdelingen er øverste myndighet i tildelingssaker.
Etikk
Som offentlig institusjon er UiB pålagt å følge offentlighetsloven og personopplysningsloven. Utover dette gjelder følgende prinsipper:
Innhold på www.uib.no skal ikke være krenkende eller støtende
www.uib.no skal ikke inneholde sider med politisk, rasistisk eller religiøs propoganda
www.uib.no skal ikke brukes til å spre innhold som kan bryte åndsverksloven
www.uib.no vs eksterne nettsider
Alt innhold som har UiB som eneste og offisielle avsender skal følge UiBs grafiske profil og publiseres på www.uib.no. Innhold på www.uib.no skal være offisiell informasjon fra UiB og ikke av privat karakter. I samarbeidsprosjekt på tvers av organisasjoner, kan en av UiB sine eksterne nettsidetjenester være aktuelle.
www.uib.no
Alt som publiseres på www.uib.no skal følge reglene for publisering. Det settes krav til kvalitet på innhold, språk og vedlikehold av innhold. Ved å bruke www.uib.no vil det også være mulighet for teknisk brukerstøtte og redaksjonell rådgivning.
Eksterne nettsidetjenester
I tillegg til www.uib.no finnes det plattform for sider som ikke hører til på www.uib.no. Dette vil typisk være sider som har eksterne samarbeidspartnere og som ikke har UiB som offisiell avsender. De eksterne nettsidetjenestene har ingen integrasjon med www.uib.no.
WordPress: Driftes av IT-avdelingen som også har teknisk brukerstøtte. KA har i utgangspunktet ingen oppgaver knyttet til oppfølging av nettsider på WordPress.
