Hvordan informere om UiB-arrangementer

Tenk gjennom og skriv ned hva arrangementet gjelder, kort og konkret! Hvem, hva, når og hvor? En spennende og beskrivende tittel er alltid bra.

Målgrupper

Arrangementer passer sjelden for «alle». Definer hoved- og delmålgrupper: Studenter, ansatte og/eller ledere ved UiB, media, andre?
Er de du vil nå fra ett eller flere fagmiljøer, institutter, fakulteter, bransjer, yrkesgrupper?

Kanaler for kommunikasjon

Velg noen kanaler etter hva du mener er best egnet for din målgruppe og budskapet – her er noen muligheter.  Start planleggingen i god tid!

Mal for kommunikasjonsplan (word)

• Mitt UiB er en viktig kanal. Kontakt studieadministrativ avdeling via UiBHjelp (gruppe SA Mitt UiB) med forespørsel om å få lagt inn melding.
• Legg arrangementet inn på enhetens nettsider og i kalenderen på www.uib.no/kalender. Kontakt lokal webredaktør.
• Finn ut om du kan få opp melding på lokale infoskjermer og/eller henge opp plakater 
• Tips Studvest via studvest@uib.no
• Bruk sosiale media til å spre informasjon, eller kontakt desk@uib.no med forespørsel om omtale i en av UiBs sentrale kanaler.
• Gi beskjed via undervisningen - kontakt tillitsvalgte studenter eller informer selv.

• Legg inn arrangementet som kalenderoppføring på Ansattsidene. Kontakt lokal webredaktør eller Kommunikasjonsavdelingen.
• Tips redaksjonen for ansattsidene hos Kommunikasjonsavdelingen
• Tips UiBs interne avis På høyden
• Vurder å bruke lokale infoskjermer eller henge opp plakater.
• Kan du informere på møter? Allmøte, avdelingsmøte, seksjonsmøte o.l.
• Invitasjon per e-post til ledere og/eller de du vil invitere direkte.
• Vurder å sende invitasjon via intern post.

Kanaler du kan bruke dersom arrangementet er åpent og relevant for et allment publikum

• Legg inn en kalenderoppføring på instituttets/fakultetets nettside. Kontakt lokal webredaktør for hjelp. Du kan også tipse desken på kommunikasjonsavdelingen.
• Registrer arrangementet i Det skjer (BT) og i Hva skjer i Bergen (BA) minst tre-fire dager før.
• Bruk sosiale medier til å spre informasjon, eller kontakt desk@uib.no med forespørsel om omtale i en av UiBs sentrale kanaler.
• Tips nettavisen På høyden via tips@pahoyden.no

Vil du invitere media til å komme og dekke arrangementet, eller forhåndsomtale saken?

Journalister kommer sjelden på konferanser, men lager ofte saker om forskningsresultater og problemstillinger som kommer frem i forbindelse med en konferanse. Sjansen for å få omtale er større dersom du kan tilby en sak eksklusivt til en utvalgt redaksjon eller journalist i forkant.

Våre viktigste råd

Vær ute i god tid. Den viktigste delen av mediearbeidet foregår lenge før konferansedagen.

Sett av ressurser til mediearbeidet. Det er tidkrevende å legge opp et godt mediearbeid rundt en konferanse, og de som lykkes har nesten uten unntak en egen medieansvarlig. 

• Ta direkte kontakt med den aktuelle redaksjonen. Se også "Når du kontakter journalisten"
• Vurder å skrive en kronikk om saken på forhånd
• Meld inn arrangementet til NTBs nyhetskalender. Send en e-post til vaktsjef@ntb.no med emnetittel "Til nyhetskalender". Legg deretter ved informasjon om arrangementet. Skriv kort. Husk kontaktperson og lenke til mer informasjon eller en egen kalenderoppføring på uib.no.
• Kontakt gjerne Kommunikasjonsavdelingen for råd om medieinnsalg og medieomtale.