Enkeltkjøp under 100.000

Uten bistand fra Seksjon for innkjøp

Enkeltkjøp under 100.000 NOK ekskl. mva. som ikke dekkes av en rammeavtale, skal som hovedregel gjennomføres uten bistand fra Seksjon for innkjøp, og det er det opp til den enkelte enhet å bestemme hvordan den vil gå frem.  

Hvordan gjøre gode kjøp

For å kunne gjøre gode kjøp med tanke på både pris og kvalitet, er det lurt å undersøke hvilke produkter som finnes i markedet og vurdere flere tilbud. Hvor omfattende undersøkelser man bør gjøre og hvor mange tilbud man bør innhente, vil avhenge av størrelsen på kjøpet, hvor mye det kan være å spare på å få flere tilbud, kvalitetsforskjeller på det som finnes i markedet, og om det er andre spesielle ting å ta hensyn til.

Når man ber om tilbud fra flere leverandører, bør de få samme informasjon og til noenlunde samme tid, slik at de behandles likt. Det er viktig å oppgi hva behovet er, slik at man får tilbud som dekker behovet og som er mulig å sammenligne. Tilbud kan hentes inn per telefon eller per e-post. Jo mer komplekst kjøp man skal gjøre, desto viktigere er det å få tilbudet skriftlig eller per e-post.

Anbefalt fremgangsmåte

1. Lage en kort beskrivelse av behovet og hvilke krav man har til varen eller tjenesten
2. Vurdere om det er spesielle krav til levering, installering, opplæring, garanti, service og support, software eller opsjoner. Minimum bør være 2 års garanti, men flere års garanti er en fordel dersom det er innenfor budsjettet. Levering bør være inkludert i prisen helt inn i våre lokaler (Bruk formuleringen "DDP Incoterms 2010 uten mva. helt inn i lokalet til <adresse>")
3. Be om tilbud som svarer til det behov man har. Få med leverings- og garantivilkår i pristilbudet
4. Vurdere om det er fornuftig å hente inn tilbud fra mer enn én leverandør
5. Be leverandøren akseptere UiBs generelle kontraktsvilkår (lenke kommer)
6. Bestilling må til slutt gjøres i bestillingssystemet

Dersom tilbudt pris er over 100 000, ta kontakt med Seksjon for innkjøp.

Forslag til tekst til epost (må tilpasses det enkelte kjøp)
<Enhet> ønsker tilbud på levering av …. Denne skal brukes til… Vi ønsker en … som kan … Den må …. [beskriv behovet og hva det skal brukes til. Bruk gjerne et vedlegg.]
Pristilbudet må inkludere levering helt inn i våre lokaler DDP Incoterms 2010 uten mva., til adresse: [sett inn adresse]. Prisen bør inkludere minimum 2 års garanti. Vedlagt er UiBs generelle kontraktsvilkår. Vi ber om at tilbud sendes oss innen xx.xx.xxxx.

Suggestion for text in email (must be adjusted to each purchase)
<Department> requests quote for delivery of... It will be used for... We prefer a ... that can... It must ...[Describe need and use. Include appendixes]. The price quote must include delivery inside the buyer's premises DDP Incoterms 2010 VAT unpaid, to adress: [fill in address]. The price should as a minimum include a 2-year warranty. Enclosed are UiBs General conditions for purchase. We ask that the quote please be sent to us no later than XX.XX.XXXX.