Leie av undervisningsrom (UV-rom)

Alle enheter ved UiB, samt Sammen og enheter under Norce har anledning til å booke UV-rom selv. Eksterne leietakere (som må ha en UiB-tilknytting for å leie) booker ved å sende sin henvendelse til Eiendomsavdelingen via skjemaet booking av UV-rom.

Interne enheter booker via webrombooking.

Søknad om tilgang til å booke selv for UiBs enheter, Sammen og Norce skal rettes på eget skjema til Studieavdelingen (SA). SA er systemeier for timeplanleggingssystemet og webrombookingssystemet knyttet til dette.

Søknad for eksterne leietakere

Eksterne leietakere må oppgi følgende ved søknad om leie av UV-rom:

• Type UV-rom som ønskes booket
• Antall plasser som er påkrevd
• Ønsket bygg / ev. ønsket rom dersom man vet det
• Dato
• Tidspunkt
• Navn på den som booker rommet
• Kontaktinformasjon på den som booker rommet
• Hvem det bookes for (f.eks. organisasjon, firma ol.)
• Type arrangement (f.eks. seminar, møte, foredrag etc.)
• Navn og kontaktdata på den som skal bruke rommet
• Fakturaadresse.
• Om man ønsker nett-tilgang (egen bærbar PC) eller om man ønsker kurskonto (tilgang til UiB-nett via stasjonær PC). Obs! Ansatte og studenter med UiB brukernavn og passord skal ikke søke om tilgang til IT-nettverk. De kan logge inn med sitt eget brukernavn/passord.
• Ev. påkrevd AV-utstyr i rommet.

All booking av UV-rom faktureres etter gjeldende priser. Sammen og Norce faktureres samlet to ganger per år.

Studentorganisasjoner med tilknytning til Kulturstyret i Bergen og UiB, kan låne UV-rom gratis ved UiB.

Retningslinjer for tildeling av gratis undervisningsrom til ulike studentorganisasjoner:

Når det kommer forespørsler om lån av UV-rom på UiB forholder Eiendomsavdelingen seg til den oversikten over godkjente organisasjoner som Kulturstyret oppdaterer.

Kulturstyret sin oversikt over organisasjoner er tilgjengelig på nett og oppdateres fortløpende. Hvis det er usikkerhet vedr. tilknytning til UiB avklarer EIA med Kulturstyret om den aktuelle organisasjonen har tilknytning. Med tilknytning til UiB menes at organisasjonen har opphav ved UiB og/eller har minst et medlem som er student ved UiB.

Studentorganisasjonene kan låne gratis UV-rom til aktiviteter som er direkte knyttet til organisasjonen og studentvelferden, så som:

• Møter for foreningen
• Årsmøte
• Infomøte for studenter
• Vervemøter
• Foredrag
• Ev. annet formål som må beskrives i søknaden

Dersom arrangementet ikke i hovedsak er rettet mot UiB studenter, men tydelig er av mer generell / åpen karakter må det betales leie for UV-rommet.

Det gjøres oppmerksom på at alle studentorganisasjoner uavhengig av tilknytning til UiB og type arrangement kan få disponere gratis møteromrom på Kvarteret – nærmere opplysninger og bestilling på http://kvarteret.no/arrangere

Hvor de forskjellige studentorganisasjonene booker UV-rom:

1. Booker UV-rom via Sammen (Sammen betaler):
   Velferdstinget (høyeste stud.organ i Sammen) – (Sammen betaler)
   Kulturstyret (velferdsttingets utøvende organ innen kultur) – (Sammen betaler)
2. Booker UV-rom via fakultetene / institutt:
   Studentutvalgene på fakultetene (SU’er – booke via fakultetene)
   Fagutvalg på institutter (booker via fakultetene/instituttene)
3. Booker UV-rom via Eiendomsavdelingen, UIB:
   Studentparlamentet inkl. arbeidsutvalget (høyeste stud.politiske organet ved UiB) Studentersamfunnet, Studvest, Studentradioen, Bergen student-TV (BSTV) Fribyte, Springbrettet, Jusformidlingen, BSI, Universitetets karateklubb og øvrige studentorganisasjoner som står på Kulturstyrets godkjente liste og har tilknytning til UiB.

Søknads / bestillingsprosedyrer for rom som skal bookes gjennom Eiendomsavdelingen:

• Det må oppgis en ansvarlig kontaktperson for søknaden til arrangementet.
• Søker må oppgi kortnummer til de som skal ha tilgang til rommet.
• Søknaden legges inn på skjema for booking av UV-rom. 
• Søknad må sendes i god tid og senest 3 dager før arrangementet.

Retningslinjer for bruk av UV-rommene

Eiendomsavdelingen ønsker å holde en god standard på UV-rommene. Dette er bare mulig ved et godt samarbeid med brukerne av rommene. Alle må ta ansvar for UV-rommenes beskaffenhet. Matservering i UV-rom er ikke tillatt. 

Eiendomsavdelingen forventer:

• at leietaker gjør seg kjent med tilsendt info ved booking av UV-rom.
• at leietaker ordner nødvendige tilganger til UV-rommet.
• at den som booker rommet informerer den som faktisk skal benytte rommet (hvis det ikke er samme person).
• at leietaker bestiller nett-tilgang / kurskonto i god tid i forveien.
• at leietaker bestiller ev. AV-tjenester hos IT-avdelingen i god tid i forveien.
• at leietaker tar vanlige sikkerhetsforbehold ved f.eks. ikke la dører / vinduer stå åpne.
• at leietaker setter seg inn i sikkerhetsrutinene vedr. brann.
• at leietaker forlater rommet i ryddig stand, i tråd med oppslag i rommet.
• at leietaker fjerner søppel som ikke kan plasseres i rommets bossbøtter.
• Eiendomsavdelingen oppfordrer til:
• at leietakerne sjekker rommet i god tid før arrangementet skal starte.

Sanksjoner:

Dersom retningslinjer for bruk av UV-rom ikke overholdes, vil Kulturstyret vurdere sanksjoner overfor studentorganisasjonene og ev. fjerne dem fra listen over godkjente organisasjoner.

UV-rommene er delt inn i ulike kategorier ut fra antall plasser. Husk at UiB avdelinger og studentorganisasjoner tilknyttet Kulturstyret i Bergen ikke skal betale for å leie.

• Auditorium: UV-rom med fastmontert inventar og amfirom uansett møblering. UiBs auditorier har fra ca. 50 til 350 plasser.
• Seminarrom: UV-rom med løst inventar fra 26 til ca. 100 plasser. Seminarrommene varierer i størrelse og utforming.
• Grupperom: UV-rom med løst inventar fra 10 til 25 plasser. Grupperommene varierer i størrelse og utforming.
• Kollokvierom: UV-rom med løst inventar fra 1 til 9 plasser. Kollokvierommene varierer i størrelse og utforming.

Ved å gå inn på bookingsystemet, Webrombooking, vil man kunne finne fram til det enkelte UV-rom og se en beskrivelse av rommet, inkl. hvilken utrustning rommet har. De fleste rommene presenteres også med bilder av rommet.

Obs. søknad om å leie eller bruke UV-rom må sendes inn minimum 3 arbeidsdager før arrangementet skal avholdes. 

Leiepriser UV-rom (utover regulær, timeplanlagt undervisning) - pr. 01.01.23. Prisen på UV-rom varierer ut fra antall plasser i rommet. 

Betalingssatsene for undervisningsrom er inndelt i disse takstgruppene:

Det gjelder egne priser for Seminarrom E i Studentsenteret - 48 plasser: kr. 800

Dette er priser ved utleie til eksterne aktører.

UiB's enheter (fakultet, institutt, sentraladministrasjonen, BM, UB) betaler 1/3 av prisen ved interne arrangementer. For Thormøhlensgt. 51, Vitensenteret betaler også interne enheter, studentorganisasjoner og Sammen full pris.

Tilgang til UV-rom

Alle UV-rom er i utgangspunktet avlåst - enten med kortlås eller nøkkel.

Ved bestilling av UV-rom blir det opplyst om hvordan man får tilgang til rommet.

For rom med kortlås må eksterne leietakere henvende seg i Kortsenteret, Parkveien 1 (Studentsenteret) for å få utlevert besøkskort. Interne brukere har / kan få programmert tilgang på eksisterende adgangskort - gjelder ansatte og ev. studenter.

For rom med nøkkel varierer rutinene for utlevering.

IT-tilgang / IKT-støtte

UiBs IT-avdeling har ansvar for oppfølging og drift av AV-utstyret i UV-rommene. Hvis man har behov for å koble egen bærbar PC på UiBs trådløse nett eller ønsker å benytte stasjonær PC i UV-rommet må det bestilles IT-tilgang ved booking av UV-rom (dette gjelder ikke UiBs brukere som allerede har UiB-konto).

IT-tilgang / nett-tilgang

For eksterne brukere uten UiB-konto som ønsker å bruke egen bærbar PC eller UiBs stasjonære PC i UV-rommet må det bestilles nett-tilgang. Nett-tilgang bestilles samtidig med rommet.

1) Kurskonto - gir tilgang til pålogging på UiBs PC'er, midlertidig lagring på server og utskrift.

IKT-støtte i UV-rom

IKT-støtte i undervisningsrom på UiB gis på de fleste rom mandag-fredag mellom 8 og 18. Det er anledning til å avtale test/demonstrasjon av utstyr om en tar kontakt i tide. IKT-støtten har ansvar for mange rom og vil ikke alltid kunne komme umiddelbart. Ekstra IKT-støtte i helger og lignende kan avtales dersom ledig kapasitet er tilgjengelig.

UiB satser på preventivt vedlikehold av undervisningsrom, men det er alltid en mulighet for at elektronisk utstyr vil kunne svikte. Overhead prosjektør som erstatning for videokanon som ikke virker er ikke tilgjengelig i alle rom.

IT-avdelingen arbeider for å standardisere AV-utstyret i UV-rommene. Det er utarbeidet stander for større og mindre UV-rom.

Inventar og AV-utstyr i UV-rom

Inventar og AV-utstyr i UV-rommene varierer ut fra rommets beskaffenhet.

Interne brukere kan gå inn på systemet for rombooking og finne en beskrivelse av AV-utstyret i UV-rommet, samt i de fleste tilfeller bilder av rommet.

Eksterne leietakere får oppgitt informasjon på forespørsel.

Det er IT-avdelingen ved UiB som har ansvar for oppfølging og drift av AV-utstyr i UV-rommene.  

Eiendomsavdelingen har ansvar for oppfølging og drift av inventar og annet utstyr i rommet, f.eks. bord, stoler og tavler.

Leietakers plikter

Eiendomsavdelingen ønsker å holde en god standard på UV-rommene. Dette er bare mulig ved et godt samarbeid med brukerne av rommene. Alle må ta ansvar for UV-rommenes beskaffenhet. Matservering i UV-rom er ikke tillatt. 

Eiendomsavdelingen forventer:

• at leietaker gjør seg kjent med tilsendt info ved booking av UV-rom.
• at leietaker ordner nødvendige tilganger til UV-rommet.
• at den som booker rommet informerer den som faktisk skal benytte rommet (hvis det ikke er samme person).
• at leietaker bestiller nett-tilgang / kurskonto i god tid i forveien.
• at leietaker bestiller ev. AV-tjenester hos IT-avdelingen i god tid i forveien.
• at leietaker tar vanlige sikkerhetsforbehold ved f.eks. ikke la dører / vinduer stå åpne.
• at leietaker setter seg inn i sikkerhetsrutinene vedr. brann.
• at leietaker forlater rommet i ryddig stand, i tråd med oppslag i rommet.
• at leietaker fjerner søppel som ikke kan plasseres i rommets bossbøtter.
• at leietaker fjerner ev. service ol. som er benyttet under arrangementet.

Eiendomsavdelingen oppfordrer til:

• at leietakerne sjekker rommet i god tid før arrangementet starter.

Service i UV-rom

UiB har ingen form for generell konferanseservice ved utleie av UV-rom (som f.eks. omvisning i lokaler, mottak av besøkende, garderobe, kopi/printservice, brukerstøtte AV-utstyr, sjekk av rommet før arrangementet, ekstra renhold ol.).

Leier må selv gjøre seg kjent med lokaliteter og utstyr i god tid før arrangementet. Adgang til lokalene må bestilles hos Kortsenteret. Dersom det er behov for demonstrasjon av AV-utstyret, må PC-vaktene kontaktes for avtale om tid. Leier står selv for all praktisk gjennomføring av arrangementet.

Unntak: Ved leie av UV-rom i Thormøhlensgt. 51 (Vitensenteret) er det mulig å kjøpe konferansetjenester hos VilVite.

Renhold

UV-rom rengjøres èn gang per dag, fortrinnsvis om morgenen. Leietaker må selv kontrollere rommet før arrangementet starter opp i tilfelle forrige bruker ikke har ryddet etter seg.

NB!  Alt tomgods i form av esker, service, flasker, kaffekanner ol. må fjernes fra UV-rommene av leietaker. Avfall må plasseres i avfallsbøttene.

Eiendomsavdelingen og IT-avdelingen ønsker å holde en god standard på UV-rommene. Vi er avhengig av tilbakemeldinger fra brukerne for å greie dette på en best mulig måte.

Feil og mangler med møblement/lys/strøm kan meldes inn i Lydia mens datatekniske feil og feil med undervisningsutstyr meldes inn via hjelp.uib.no

For akutte avvik kan IT-assistentene kontaktes - det henger oppslag om dette i alle UV-rom EIA drifter.