Oppfølging underveis i ph.d.-perioden

UiB bruker ph.d.-halvtårsregistrering via StudentWeb for å følge opp sine ph.d.-kandidater. Her skal hver kandidat oppdatere og bekrefte sin individuelle plan for opplæringsdelen og melde seg til kurs og eksamener to ganger per år (frist 1. februar og 1. september). Det er også her du melder fra om adresseendring og sjekker om vi har oppdatert informasjon om din avtaleperiode og ditt veilederforhold. 

Registreringen skjer via  studentweb.uib.no. StudentWeb åpner for høsten i juni, og for vårens registrering i desember. Fristen er 1. februar og 1. september hvert år. Det er bare i registreringsperiodene man kan melde seg på kurs, men man kan alltid sjekke status og endre kontaktinformasjon.

Ph.d.-kandidaten og hovedveileder skal hvert år levere separate og uavhengige skriftlige rapporter om framdriften i ph.d.-utdanningen (ph.d.-forskriften § 9). Kandidat og veileder får tilsendt lenke til sitt personlige, elektroniske skjema på e-post. Kandidaten må kontrollere veilederinformasjon i studentweb, da det er den som er registrert som hovedveileder her som vil motta rapporteringsskjemaet. 

Instituttene følger opp sine kandidater etter framdriftsrapporteringen hvert år og har ansvar for å følge opp kandidater som rapporterer dårlig progresjon eller andre forhold som krever at det settes inn tiltak. Programutvalg for ph.d.-utdanning går hvert år gjennom instituttenes samlerapporter som ledd i kvalitetssikringsarbeidet.

Alle kandidater som er tatt opp før 1. juli i rapporteringsåret, skal rapportere. Fristen er 1. november hvert år.

Alle ph.d.-kandidater skal gjennomføre midtveisevaluering omtrent halvveis i sin avtaleperiode, og senest innen 2/3 av ph.d.-perioden. Midtveisevalueringen er en viktig del av kvalitetssikringen av fremdriften i ph.d.-prosjektet, og skal bidra til at kandidater kan bli ferdig med avhandlingen innenfor tidsrammen.

Ph.d.-utdanningen er normert til tre (3) årsverk. Det er ikke anledning til å planlegge gjennomføring av ph.d.-utdanningen med en progresjon som gir lengre avtaleperiode enn seks (6) år. Unntaket er dobbeltkompetanseprogrammet i odontologi der den totale planlagte avtaleperioden kan være inntil åtte (8) år, avhengig av spesialisering. 

Avtaleperioden kan forlenges etter søknad. I søknaden må det vedlegges en redegjørelse for hva som er gjort/publisert og hva som gjenstår av ph.d.-arbeidet. Søknaden kan bare innvilges der fakultetet etter en samlet vurdering finner at prosjektet vil kunne gjennomføres i forlengelsesperioden. Bekreftelse fra veileder og grunnenhet om veiledning i forlengelsesperioden må foreligge. En tydelig plan med detaljert beskrivelse av milepæler som viser den planlagte fremdriften i forlengelsesperioden må legges ved slik at instituttet kan følge kandidaten opp. Ved forlengelse må kandidaten søke om godkjenning av opplæringsdelen innen utløp av forlengelsen, dersom dette ikke allerede er gjort.

Dersom kandidaten ikke har søkt om forlengelse innen utløpet av avtaleperioden, avsluttes kandidatens rettigheter uten forvarsel. 

Maksimal forlengelsesperiode i programmet er 2 kalenderår fra utløpt ordinær avtaleperiode. Lovfestede permisjoner og pliktarbeid medregnes ikke.