Informasjon for nytilsatte

Her finner du en presentasjon av instituttledelsen ved AHKR.

Instituttleder utpeker en fagkoordinator for hvert fag (arkeologi, historie, kulturvitenskap og religionsvitenskap). Fagkoordinatoren er talsperson for faget sitt og holder kontakten med de tilsatte på faget.

Her finnes en oversikt over hvem som gjør hva i administrasjonen ved AHKR.

I ekspedisjonen på kontor 126 i 1. etasje i Øysteinsgate 3 får du nøkkel til kontoret ditt og nøkkelkort som brukes på utgangsdørene. Nøkkelkortet fungerer også som lånekort ved Universitetsbiblioteket og til pullprint-systemet (utskrift og kopiering på fellesskrivere). Ekspedisjonen kan også kontaktes for driftsspørsmål og har telefonnummer 55 58 23 00, e-postadresse post@ahkr.uib.no.

I ekspedisjonen får du hjelp til å ordne med brukerkonto og e-postadresse ved instituttet, dersom dette ikke er på plass før din første arbeidsdag. Alle ansatte ved UiB må ha en brukerkonto for tilgang til UiBs IT-tjenester. Brukerkontoen gir tilgang til e-post, lagring, utskrift, hjemmesider, tilgang til internett, samt flere andre IT-tjenester.

Ved behov for brukerstøtte kan du ta kontakt med BRITA på tlf. 8 4700 eller UiBhjelp.

Lønn utbetales den 12. i hver måned, og ved oppstart den 1. vil man få lønn samme måned.

Sykefravær (både ved egen sykdom og barns sykdom) må meldes til ekspedisjonen (tlf. 55 58 23 00 eller post@ahkr.uib.no) så snart som mulig. Ved kortere sykefravær kan en bruke egenmelding. Når den ansatte er tilbake på jobb etter egenmeldt fravær skal fraværet registreres i Selvbetjeningsportalen. Arbeidstaker må ha vært ansatt i 2 måneder før egenmelding kan benyttes.

UiB er en inkluderende arbeidslivsbedrift. Det betyr at arbeidstaker har 24 egenmeldingsdager innenfor en 12 måneders periode. Egenmelding kan brukes inntil 8 kalenderdager sammenhengende, men etter dette må du ha sykemelding fra lege. Sykemeldingen leveres elektronisk til arbeidsgiver under «Ditt sykefravær» på www.nav.no. Du må selv søke NAV om sykepenger når sykemeldingsperioden er over. Du mottar da et varsel fra NAV når du skal sende inn søknaden. Søknaden inneholder en erklæring fra deg om eventuelle aktiviteter under sykefraværet.

Arbeidstakere har rett til inntil 10 dager fri med lønn hvert kalenderår, for å ha omsorg for syke barn under 12 år (15 dager dersom du har omsorg for tre eller flere barn).

Alle må søke om ferieperiode i Selvbetjeningsportalen. Her kan også alle sjekke status for sine feriedager.

Hovedferien ved AHKR skal hvert år avvikles i perioden 16. juni – 11. august, og alle må innen 1. mai søke om hovedferieperiode. Normalt skal all ferie avvikles innen utgangen av året. All restferie som skal avvikles utenom ordinær ferietid må avtales i god tid med instituttleder før søknad legges i Selvbetjeningsportalen. Søknad om overføring av eventuelle ubrukte feriedager fra ett år til neste eller forskottering av ferie gjøres også i Selvbetjeningsportalen.

Alle ansatte ved UiB har rett til ferie i 5 uker (25 arbeidsdager), og fra det året vi fyller 60 år har vi rett til en uke (5 arbeidsdager) ekstra ferie. Både arbeidsgiver og arbeidstaker har plikt til å sørge for at ferie blir avviklet.

Arbeidstakere som har jobbet i deler av året eller i ulik stillingsprosent foregående år (opptjeningsåret) har også rett til full ferie, men da uten lønn for ferie ut over opptjente dager. Opphører arbeidsforholdet, skal opptjente feriepenger utbetales dersom ikke arbeidstaker kan ta ut ferie før sluttidspunktet. Ved fastsatt dato for opphør av arbeidsforholdet (tidsbestemt midlertidig tilsettingsforhold eller avgang ved aldersgrense) skal det normalt ikke overføres restferie til siste arbeidsår.

Administrasjonskonsulent Anna Lisa Arefjord kan kontaktes ved spørsmål rundt ferieavvikling.

Dersom du ønsker å søke permisjon, må du gjøre dette i Selvbetjeningsportalen i forkant. Administrasjonskonsulent Anna Lisa Arefjord kan kontaktes dersom du har spørsmål om permisjoner (for eksempel fødselspermisjon/farspermisjon, tilvenning av barn i barnehage, flyttedag osv.). Andre permisjoner enn de som kan velges i Selvbetjeningsportalen må avklares med instituttledelsen.

Forskningsaktiviteter som krever fravær fra arbeidsplassen må planlegges slik at det ikke kolliderer med semesterstart (alltid i uke 2 og 33) eller eksamensperioden.

Ved planlagt fravær fra arbeidsplassen (ferie, reise osv.) må du huske å legge inn fraværsmelding på kontortelefonen (se egen mottatt brukerveiledning). Du må også registrere tilsvarende fraværsmelding på din PC/Mac for e-posten din (Out of office), slik at alle får melding om når du er tilbake på arbeidsplassen.

Arne Solli er hovedverneombud for instituttet. Grethe Bruvoll er varaverneombud. Mer informasjon om helse, miljø og sikkerhet ved AHKR finner du her: Helse-Miljø-Sikkerhet ved AHKR

Dersom du har spesielle ergonomiske behov for arbeidsplassen din kan du ta kontakt med administrasjonssjef Britt Kristin Holsen.

AHKR har en instituttintern ordning der det gis insentivmidler for veiledning av avlagte mastergrader og ph.d.-grader, samt for publikasjonspoeng. Hvert budsjettår gis det resultatmidler for foregående års avlagte grader, mens resultatmidler for publikasjonspoeng gis for registrerte poeng to år tilbake. Stipendiater kan søke om forskuttering av utbetaling for registrerte publikasjonspoeng. Mer informasjon finnes her: Instituttinterne insentivmidler.

Her finner du informasjon om midler det kan søkes instituttet om. For stipendiater: se egen fane «Tillegg for stipendiater».

Vitenskapelig ansatte i faste stillinger kan også søke Meltzerfondet om støtte til vitenskapelige reiser og forskningstermin: meltzerfondet.no

Innkjøpsbehov som ønskes dekket av instituttets fellesmidler skal det søkes om til administrasjonssjef.  Alle bestillinger som skal dekkes av ulike UiB-midler, skal alltid gå via UiBHjelp. Dette gjelder også bøker, med unntak av utenlandske bøker som kan bestilles på Amazon e.l., samt bøker som kjøpes på antikvariat. Utgiftene blir da refundert i etterkant. I henhold til UiBs reglement er det ikke mulig å gjøre innkjøp på Akademika på egen hånd, og få utgiftene dekket av UiB-midler i etterkant.
Innkjøp av litteratur som skal brukes i undervisningsøyemed, skal avklares med fagkoordinator og gå via instituttet.  

I din bestilling oppgir du hva du ønsker å bestille, leveringstidspunkt, og hvor kostnaden skal belastes. Bruk dette bestillingsskjemaet i UiBhjelp

Alternativt kan du følge denne stien: UiBhjelp > Bestille noe? > Bestille vare/tjeneste > Bestille vare/tjeneste (HF)

• Mer informasjon finner du på nettsiden Bestilling – HF | Ansattsider | UiB.
• Generell informasjon om innkjøp ved UiB finnes her: Innkjøp | Ansattsider | UiB.

Alle ansatte er med på minst 2 e-postlister: alle@ahkr.uib.no og fagtilhørighetsliste (arkeologi, historie, kultur- eller religionsvitenskap). Stipendiater er i tillegg med på phd@ahkr.uib.no.

Alle ansatte har sin egen personside ved UiB som fungerer som et digitalt visittkort. Denne siden dukker høyt opp i nettsøk, og det er denne siden kollegaer, eksterne og media bruker for å få kontakt med deg. Du bør derfor oppdatere siden med profilbilde og informasjon om fagområde, publikasjoner og forskningsprosjektet ditt. Se informasjon om hvordan du gjør dette her. Ta kontakt med Marit Matthiessen for å få tatt profilbilde.

Alle ansatte har sin egen posthylle i postrommet (1. etasje i Øysteinsgate 3). Her finner du også rekvisita. Ta kontakt med ekspedisjonen dersom du savner noe.

Du kan kjøpe kaffekort i ekspedisjonen. Kaffe/sjokolade koster 3 kroner koppen, og maskinen er plassert på kjøkkenet i 1. etasje i Øysteinsgate 1.

Det oppfordres til at alle melder saker direkte til vaktmester selv. Ta kontakt her: lydia.uib.no/Lydia

Vakttelefon til Securitas utenfor arbeidstid er 55 58 80 81.

Magnus Halsnes kan kontaktes for alle administrative spørsmål rundt doktorgradsutdanningen og stipendiatstilsettinger.

Faglig kontaktperson i tillegg til veileder er Kirsi Salonen.

Hovedregelen er at alle internfinansierte stipendiater får et år med pliktarbeid (undervisning og forskningsadministrasjon) ved instituttet. Det blir laget en plan for dette pliktarbeidet i samarbeid med veileder og fagkoordinator i løpet av det første semesteret ved instituttet. Avtalen må godkjennes av forskningskoordinator.

Alt gyldig fravær kan gi grunnlag for forlenging av stipendperioden. Det vil si at enkeltdager eller perioder med gyldig fravær kan legges til stipendperioden. Gyldig og dokumentert fravær vil si sykemelding fra lege, egenmelding (også for syke barn) eller innvilget permisjon.

Stipendiater kan sende søknad om ny sluttdato for sin stipendperiode. Søknaden, der en ber om at det på bakgrunn av sykefravær og eventuelt permisjoner beregnes ny sluttdato, skal sendes som e-post til administrasjonskonsulent Anna Lisa Arefjord. Det er ønskelig at stipendiater søker om ny sluttdato årlig dersom man har hatt flere eller lengre fraværsperioder

Stipendiater disponerer driftsmidler til arbeidet med avhandlingen. Summen er kr 24 000 per år i tre år, totalt kr. 72 000. Midlene kan overføres fra år til år og  kan brukes til forskningsrelaterte formål som reiser, konferanser, bøker, innkjøp av ekstra datautstyr og programvare m.m. Alle innkjøp skal gå gjennom bestiller ved instituttet, se mer informasjon under.

Instituttet har en støtteordning som skal gi ph.d.-kandidater og postdoktorer mulighet for et lengre utenlandsopphold, knyttet til feltarbeid eller andre former for datainnsamling i forbindelse med prosjektarbeidet. Søknadsfristene er 15. mars og 1. september, og mer informasjon finnes her:

• Midler det kan søkes instituttet om:
  Forskningsformål, publiseringsstøtte og forskerutdanning

Ph.d.-kandidater kan også søke om «Prosjektstipend» fra Meltzerfondet. Se informasjon om søknadsfrist og kriterier her: «Veiledning Prosjektstipend»

På følgende lenker finnes mer informasjon om doktorgradsutdanningen:

• uib.no/phd
• Forskerutdanning ved Det humanistiske fakultet