Ta kontakt med Seksjon for innkjøp
Når behovet er vurdert og andre foreberedelser gjennomført er alt klart for å gjennomføre konkurransen. Kontakt alltid Seksjon for innkjøp for bistand til gjennomføring av anskaffelser til en verdi over NOK 100.000 ekskl. mva. Dette gjøres enten ved å opprette en sak til Innkjøp i UiBHjelp eller ved å kontakte en ansatt som jobber med det aktuelle anskaffelsesområdet direkte.
Kontakt Seksjon for innkjøp med følgende informasjon:
- Kort spesifikasjon av behovet anskaffelsen skal dekke
- Behov for levering, installering, opplæring, garanti, service og support, software, opsjoner osv.
- Prisanslag
- Tidsplan
- Potensielle leverandører
- Bekreftelse på godkjenning fra leder (BDM)
Utarbeidelse av konkurransegrunnlag
Sammen med ansatte fra Seksjon for innkjøp opprettes et såkalt konkurransegrunnlag. Her samles beskrivelser av behovet anskaffelsen skal dekke, regler for gjennomføring av konkurransen og kontraktsvilkår.
Hvor lang tid tar en anskaffelsesprosess?
Hvor lang tid anskaffelsesprosessen vil ta, avhenger av anskaffelsens størrelse, omfang og kompleksitet.
Som hovedregel skal det innhentes flere tilbud for å gjennomføre konkurranse. Regelverket pålegger kunngjøringsplikt for anskaffelser over bestemte terskelverdier, og setter krav til hvor lang frist leverandørene skal få på å levere tilbud. Når tilbud er mottatt, skal disse evalueres opp mot kriterier for tildeling satt i konkurransegrunnlaget. Den leverandøren som har levert det beste tilbudet blir så tildelt kontrakt.
Leverandørkontakt via Seksjon for innkjøp
Ved gjennomføring av anbudskonkurranser legger regelverket begrensninger på hvilken kontakt partene kan ha. Det er derfor viktig at all kontakt med leverandører går via Seksjon for innkjøp etter at anskaffelsesprosessen er igangsatt. Dette er spesielt viktig for å sikre likebehandling av leverandører.
