Fordring til innbetaling
Roller og rutiner knyttet til fordring til innbetaling - Enhetene
Hovedinnhold
Opprett ny eller endre kunde
Kunderegisteret inneholder masterdata, dvs at dataene som ligger i registeret hentes og brukes av ulike moduler i Unit4.
Før en registrerer en ny kunde skal en alltid først sjekke om kunden finnes fra før. Den nye kunden går på flyt for godkjenning av økonomiavdelingen sentralt. Først når kunden er godkjent vil det være mulig å lage faktura til kunden eller legge den inn som kunde på et prosjekt. Det samme gjelder endringer – endringen må være godkjent før den vil være gjeldende.
En kunde skal bare være registrert en gang med ett kundenummer i kunderegisteret.
Unntak: Utenlandske kunder som ber om å få tilsendt fakturaer til ulike postadresser. Disse kundene vil ha flere kundenummer. Hvert kundenummer har sin postadresse til kunden. Viktig at dere da velger det kundenummeret på kunden som er knyttet til den postadressen dere har fått beskjed om at fakturaen skal sendes til.
Opprett mange nye kunder
Dersom du har behov for å registrere minimum 25 nye kunder, er det mulig å gjøre dette ved å fylle ut en fil som leses inn i økonomisystemet.
Du må først sjekke at kundene som skal opprettes ikke er registrert allerede, bare nye kunder kan registreres ved filinnlesing.
Last ned malen og fyll den ut slik det er beskrevet i instruksjonen.
Ferdig utfylt mal sendes inn via UiBhjelp - Velg Forespørsel, Økonomi og i emnefeltet legger du inn Kundeoppretting via fil.
Utgående faktura
Utgående faktura kan lages i prosjektmodulen eller i modulen kunder og salg.
Dersom inntekten er knyttet til et BOA-prosjekt skal følgende normalt utfaktureres fra prosjektmodulen:
- Avtalt beløp i henhold til kontrakt
- Kostnader i henhold til avtale
- Midler fra koordinator som skal videreformidles andre
- Viderefakturering av utlegg/reisekostnader (så langt ikke automatisk, men må legges inn i fastprisrader i fakturagrunnlaget)
Kunder og salg modulen benyttes normalt ved utfakturering for:
- Avtalt beløp i henhold til kontakt for delprosjekter der prosjektstrukturen i BOA- prosjektet har flere finansiører knyttet til ett og samme delprosjekt
- Salg som ikke er dekket av avtale i BOA-prosjekter
- Leiested
- Øvrige fordringer UiB har som skal utfaktureres
Utgående faktura i Kunder og salg - Salgsordre
Forholdet mellom Salgsordre og Faktura
Vi bruker gjerne disse begrepene litt om hverandre, så derfor en liten forklaring i sammenhengen mellom dem.
Når en skal lage en faktura i kunder og salg modulen starter en med å lage en salgsordre – når salgsordren er lagret får man et ordrenummer. Dette er det du skal gjøre når oppgaven din er å lage en faktura (du skal lage en salgsordre).
Alle salgsordrer som har status «Til fakturering» vil to ganger i uken bli fakturert av Seksjon for regnskap. Vi gjør ikke noe med salgsordrene, setter bare i gang en jobb som lager fakturaer av salgsordrene. Det blir da produsert en faktura av salgsordren som blir sent til kunden, og fakturaen vil bli bokført. Vanligvis gjøres dette tirsdag og torsdag morgen, men dagene kan avvike ved sykdom, kurs osv.
Salgsordren vil da endre status til «Fakturert» og i tillegg til ordrenummeret vil den nå ha et fakturanummer og et bilagsnummer.
Fakturadatoen på fakturaen vil automatisk settes til den datoen fakturaen blir produsert og sendt til kunden. DFØ sørger for utsending av fakturaen til kunden.
- Brukerveiledning lage en salgsordre
- Brukerveiledning status på en salgsordre
- Brukerveiledning vedlegg på en salgsordre
- Registrere salgsordre (DFØ video)
- Ordrebehandling (BOTT rutine)
Utgående faktura – prosjektmodulen
Fakturaansvarlig/prosjektøkonom genererer først et fakturaforslag (TS01). Når det er kvalitetssikret genererer fakturansvarlig/prosjektøkonom prosjektfakturaen (TS02). Når TS02 jobben kjøres starter samtidig automatisk en jobb som bokfører fakturaen og DFØ sørger for utsending av fakturaen til kunden.
Utgående kreditnota
Utgående faktura kan lages i prosjektmodulen eller i modulen kunder og salg. Kreditnota skal lages i den modulen fakturaen som skal krediteres er laget.
Dersom gamle prosjektfakturaer som er overført fra Oracle skal krediteres – logg sak på UiBhjelp for manuell løsning.
Alle kreditnotaer ved UiB går på godkjenningsflyt til person med budsjettdisponeringsmyndighet på stedkoden som belastes, før den blir bokført og sendt til kunden.
Utgående kreditnota i Kunder og salg – Negativ Salgsordre
Forholdet mellom negativ Salgsordre og Kreditnota
Vi bruker gjerne disse begrepene litt om hverandre, så derfor en liten forklaring i sammenhengen mellom dem.
Når en skal lage en kreditnota i kunder og salg modulen, starter en med å lage en negativ salgsordre (en salgsordre der totalsummen på salgsordren er et kreditbeløp). Når den negative salgsordren er lagret får man et ordrenummer. Dette er det du skal gjøre når oppgaven din er å lage en kreditnota (du skal lage en negativ salgsordre).
Når du er ferdig med å lage en negativ salgsordre og har trykket lagre og fått ordrenummer, vil den negative salgsordren gå på godkjenningsflyt til kostnadsgodkjenner(BDM).
Alle negative salgsordrer som har status «Til fakturering» og som er godkjent av BDM, vil to ganger i uken bli fakturert av Seksjon for regnskap. Vi gjør ikke noe med salgsordrene, setter bare i gang en jobb som lager kreditnotaer av de negative salgsordrene, samtidig som kreditnotaen blir bokført. Det blir da produsert en kreditnota som blir sent til kunden. (Vanligvis gjøres dette tirsdag og torsdag morgen, men dagene kan avvike ved sykdom, kurs osv.)
Den negative salgsordren vil da endre status til «Fakturert» og i tillegg til ordrenummeret vil den nå ha et fakturanummer og et bilagsnummer.
Fakturadatoen på kreditnotaen vil automatisk settes til den datoen kreditnotaen blir produsert og sendt til kunden. DFØ sørger for utsending til kunden.
NB! Husk å legge med internt vedlegg som forklarer hvorfor det lages kreditnota – slik at den som skal godkjenne vet hva han/hun godkjenner.
I kunder og salg kan en kreditere hele eller deler av en faktura
- Brukerveileding lage Kreditnota (negativ salgsordre)
- Korrigering av faktura i kunder og salg (BOTT rutine)
Utgående kreditnota – prosjektmodulen
I Prosjektmodulen kan en ikke kreditere deler av en faktura. Hele fakturaen blir kreditert.
Fakturaansvarlig/prosjektøkonom fyller ut skjema for kreditnota i Unit4. Skjemaet går på flyt til kostnadsgodkjenner. Når godkjenningen er gjort starter automatisk serverprosess som produserer og bokfører kreditnotaen. DFØ sørger for utsending til kunden.
NB! Husk å legge inn årsak til kreditering i feltet for Intern kommentar – slik at den som skal godkjenne vet hva han/hun godkjenner.
Kreditering av faktura uten at det blir sendt ut kreditnota til kunden
I utgangspunktet skal det alltid sendes ut en kreditnota til kunden dersom en faktura krediteres.
Men det kan være noen spesielle tilfeller der det ikke er gunstig at kunden får kreditnota tilsendt, f.eks dersom kunden ikke har mottatt fakturaen.
Dette kan løses ved å føre et bilag direkte i kundereskontroen (manuell kreditnota) for å utligne fakturaen, uten at det genereres kreditnota som sendes til kunden. Bilaget må føres av noen ved Seksjon for regnskap. Denne type bilag går ikke på flyt for godkjenning/anvisning og Kostnadsgodkjenner (BDM) må derfor godkjenne saken før det lages bilag.
Har du behov for å få laget et slikt bilag (manuell kreditnota) må du gjøre dette:
- Logg en sak på UiBhjelp. Velg Forespørsel, Økonomi og legg inn Manuell kreditnota i emnefeltet
- I saken må du oppgi hvilket fakturanummer som skal krediteres, kontostreng for krediteringen, beløpet som skal krediteres og hvorfor fakturaen skal krediteres.
- Du må dele saken med person som har BDM (Kostnadsgodkjenner) på stedkoden som blir belastet ved kreditering og be den personen om å bekrefte i saken at fakturaen skal krediteres.
Overstyre periode og fakturadato på en faktura
Ved overgangen mellom to perioder vil det noen dager inn i ny periode være mulig å overstyre til forutgående periode.
Datoer og frister for dette varierer, se oversikt
For utgående fakturaer/kreditnotaer laget i kunde/salgsmodulen er det fristene i linje 1 og 2 i oversikten som gjelder når du skal overstyre periode på en salgsordre
Frister for prosjektfaktura – TS02 finner du i linje 3
Følge opp forfalte krav
Seksjon for regnskap ved UiB sørger for at det blir sendt ut betalingspåminning/inkassovarsel på ubetalte fakturaer. Dette gjøres minimum en gang pr måned.
Har dere fakturaer der en av ulike grunner må avvente å sende ut betalingspåminning/inkassovarsel er det viktig at dere logger sak på UiBhjelp og melder fra om dette. UiB skal ikke sende ut betalingspåminning/inkassovarsel dersom kunden har meldt i fra om at det er feil /mangler ved fakturaen eller varen/tjenesten som er levert, da må saken avklares/rettes før videre innkreving fortsetter.
UiB sender ut to purringer på ubetalte fakturaer. Purringene genereres fra Unit4 og sendes til kunden pr post.
- Første gang sendes det ut en Betalingspåminning.
- Dersom fakturaen fortsatt ikke er betalt 14 dager etter Betalingspåminningen, sendes det ut et Inkassovarsel.
Blir fakturaen ikke betalt etter at det er sendt ut inkassovarsel vil innkrevingen videre skje manuelt Kundereskontrooppfølger (noen ved seksjon for regnskap) tar kontakt med saksbehandler som er oppført på fakturaen for å høre hva som skal gjøres videre.
NB! Det blir ikke sendt ut Inkassovarsel på fakturaer som er knyttet til bidrag, gaver og bevilgning. For slike fakturaer starter en manuell oppfølging dersom innbetaling ikke mottas etter at Betalingspåminningen en sendt.
Sjekk om en faktura er betalt
Det finnes ingen rapporter pr i dag der det er mulig å se om en faktura er betalt, men det finnes rapporter der en kan se om fakturaen ligger som en åpen post i kundereskontroen.
Dersom fakturaen ikke ligger som en åpen post i kundereskontroen er den: Betalt eller kreditert
I de aller fleste tilfellene vil det si at den er betalt, men vær obs på at dersom fakturaen er kreditert vil den også vise i rapportene med restbeløp som skal betales = 0
Ubetalt faktura – overføring til inkassoselskap
UiB bruker Fair Collection AS som inkassoselskap
Økonomiavdelingen ved Seksjon for regnskap sender ut to purringer fra økonomisystemet.
Etter at forfall på siste purring er utløpt, sender Kundereskontrooppfølger (noen ved Seksjon for regnskap) en e-post til Fakturaansvarlig (den som står på fakturaen som «Vår referanse») for å avtale hva som skal gjøres videre.
Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal overføres til Fair Collection AS for videre innkreving, fyller Kundereskontrooppfølger ut skjemaet for «Anvisningsskjema for oversendelse til inkasso» og sender på e-post til den som er Fakturaansvarlig.
Fakturaansvarlig i samarbeid med BDM sjekker at kravet fortsatt er reelt, og fullfører utfyllingen av skjemaet. Dvs. krysser av i skjemaet på de tre kontrollpunktene på side to i skjemaet, beskriver eventuell kontakt som har vært med kunden etter at faktura ble sendt. Fakturaansvarlig signerer som attestant og anvisning gjøres av person som er BDM for koststedet der fakturaen er inntektsført. Før skjemaet anvises må side tre av skjemaet leses.
Ferdig utfylt og signert skjema returneres til Seksjon for regnskap – send skjemaet som vedlegg til e-post i retur til den som sendte skjemaet til deg.
Seksjon for regnskap overfører kravet til Fair Collection for videre innkreving.
Det kan medføre kostnader til eventuelle rettsgebyr når et krav er overført til Fair Collection. For saker som overføres til overvåkning belastes det provisjon av innbetalt hovedstol.
Ubetalt faktura – tapsføring
Dersom innkreving ikke fører frem, eller en vurderer at kostnader ved videre innkreving ikke står i forhold til kravets størrelse må kravet tas ut av kundereskontroen og tapsføres.
Dersom det avtales at fakturaen/kravet skal tapsføres, fyller Kundereskontrooppfølger ut side en i skjemaet for «Anvisningsskjema for tapsføring» og sender på e-post til den som er Fakturaansvarlig.
Fakturaansvarlig i samarbeid med BDM fullfører utfyllingen av skjemaet. Dvs. krysser av i skjemaet på de fire kontrollpunktene på side to i skjemaet, beskriver eventuell kontakt som har vært med kunden etter at faktura ble sendt, og oppgir begrunnelse for tapsføring. Fakturaansvarlig signerer som attestant og BDM for koststedet der fakturaen er inntektsført signerer for anvisning.
Ferdig utfylt og signert skjema returneres til Seksjon for regnskap – send skjemaet som vedlegg til e-post i retur til den som sendte skjemaet til deg.
Seksjon for regnskap bokfører tapet og signert skjema legges som vedlegg til bilaget som dokumentasjon på godkjent tapsføring.
Korrigering av fakturaer laget i kunde og salg
Dersom feilen som skal rettes medfører endringer for kunden som har fått fakturaen f.eks. endring av beløp, endring av MVA – må korrigeringen gjøres i form av kreditnota og ny faktura til kunden.
Andre feil som ikke har konsekvenser for kunden f.eks endring av koststed, delprosjekt kan korrigeres ved ompostering. Korrigering av fakturaer laget i kunde og salg håndteres av økonomiavdelingen ved seksjon for regnskap. Opprett sak i UiB hjelp:
- Benytt skjema for regnskapskorreksjon
- I beskrivelsesfeltet skal det være en referanse til fakturanummer som korrigeres i tillegg til ønsket tekst
- I beløpsfeltet er det netto beløpet (beløp uten mva) som skal legges inn.
- Mva-kodefeltet trenger ikke å fylles ut
- Man kan korrigere flere fakturaer på samme korreksjonsbilag
- Legg ved faktura som skal korrigeres (i pdf-format). Ved flere dokumenter skal disse samles i ett pdf-dokument.
Massefakturering
Dersom en har mange ulike kunder om skal ha identisk faktura uten vedlegg tilsendt, kan en benytte muligheten for å massefakturere.
Massefakturering gjøres av Seksjon for regnskap (Fakturautsteder). Faktuaansvarlig ved enheten som ønsker å få utført massefakturering, fyller ut skjema for Fakturagrunnlag- og kreditnotaskjema inkludert arkfane med liste over kunder som skal ha faktura. Skjemaet sendes inn til seksjon for regnskap via UiBhjelp.
Ta gjerne kontakt med seksjon for regnskap dersom du har store mengder fakturaer som skal lages og lurer på om massefakturering kan være aktuelt/hensiktsmessig.
- Fakturagrunnlagsskjemaet må være nøyaktig utfylt – alle kundene vil få en faktura ut fra det som er fylt ut her.
- I arkfanen for Kundedata v massefakturering skal kundenummer og kundenavn på alle de som skal ha tilsendt fakturaen legges inn. Kundenumrene som legges inn på listen må være registrert og godkjent i unit4 før skjemaet sendes inn.
- Enkelte ting, f.eks ulike referansenummer på fakturaene kan være mulig selv om resten av fakturaen blir lik. Legg inn eventuelt avvikende referanse på den aktuelle kunden i arkfanen for Kundedata ved massefakturering.
NB! I BOTT rutinen for Massefakturering beskrives også en løsning for å kunne sende inn liste til DFØ for oppretting av fakturaer ved innlesing av fil (minimum 50 stk). Denne løsningen er ikke klar hos DFØ og kan ikke benyttes.
Behov for kopi av faktura/kreditnota for å sende til kunde
Kopi av faktura/kreditnota laget i kunder og salg modulen
Det er ikke mulig for dere å hente ut en faktura med KOPI merke på fra systemet selv. Dersom en trenger kopi av en faktura eller en kreditnota for å sende til kunde, må en logge sak på UiBhjelp. Velg Forespørsel, Økonomi og legg inn Kopi av utgående faktura i emnefeltet
Tips! Dersom en ikke har behov for en kopi for å sende til kunden, men bare trenger å se fakturaen eller er på jakt etter fakturaen for å bruke den som internt vedlegg på en kreditnota eller som vedlegg for korrigering av fakturaen har en mulighet til å finne og laste ned fakturaen/kreditnotaen slik den er arkivert i dokumentarkivet.
Dette kan en gjøre ved å søke opp fakturaen i f.eks rapporten Fakturanummer/Ordrenummer. Klikk på bilagsnummeret (blå skrift/link). Da blir en sendt videre til Skjermbildet for Bilagskontroll. Her klikker man på binderssymbolet oppe i høyre hjørne og fakturaen ligger som et vedlegg til bilaget som en PDF
Kopi av faktura/kreditnota laget i prosjektmodulen
Dere kan selv skrive ut en kopi av en faktura laget i prosjektmodulen.
Det er ikke mulig å hente ut en kreditnota laget i prosjektmodulen merket med KOPI fra systemet.
Tips! Dersom en ikke har behov for en kopi for å sende til kunden, men bare trenger å se fakturaen har en mulighet til å finne og laste ned fakturaen/kreditnotaen slik den er arkivert i dokumentarkivet.
Dette kan en gjøre ved å søke opp fakturaen i f.eks rapporten Fakturanummer/Ordrenummer. Klikk på bilagsnummeret (blå skrift/link). Da blir en sendt videre til Skjermbildet for Bilagskontroll. Her klikker man på binderssymbolet oppe i høyre hjørne og fakturaen ligger som et vedlegg til bilaget som en PDF.
——————————————————————————————————————
Rollebeskrivelser for enhetene
