Hovedbokbilag

• Ompostering / korreksjon 

  • Benyttes til å korrigere en tidligere feilføring i regnskapet. Malen har inneholder kontoer som er tilgjengelig for kontering i innkjøps og fakturaløsningen.

• Internhandel 

  • Benyttes til å registrere internhandel i virksomheten. All intern handel i virksomheten skal registreres på kontoklasse i 9-serien. Kontoplanen for internhandel er bygd opp med parkontoer for belastning og godskriving. Parkontoer skal alltid balansere. Det er lagt inn kontroll i malen på at parkontoer balanserer.
  • ​​Manuelt Frikjøp og Prosjektavslutning BOA skal registreres i egne maler.

• Viderefordeling av bevilgning 

  • Benyttes til viderefordeling av bevilgning internt på enheten. D/K konto 3903.

• Bokføring og viderefordeling av IB interne prosjekter 

  • Benyttes til å fordele tidligere års midler til interne delprosjekt / bevilgningsdelprosjekt. D/K konto 8902.

• Manuelt frikjøp 

  • Benyttes til belastning/godskriving av frikjøp (normalt på BOA-prosjekt) som gjøres utenfor frikjøpsløsningen i Unit 4 ERP. Se egne rutiner for frikjøp. Malen inneholder kontoer for manuelle frikjøp, timer og indirekte kostnader.

• Varelager 

  • Benyttes til bokføring av beholdningsendring av varelager.

• Manuelle avsetninger – kostnader 

  • Malen brukes av rollen «Periodeavslutter ved enhet». Bilaget skal føres etter at perioden er stengt for fakturaer og omposteringer og blir derfor sendt på sentral godkjenningsflyt. Avsetningen inneværende periode skal alltid reverseres 
    påfølgende periode av attestant som oppretter avsetningsbilaget.  

• Manuelle avsetninger – inntekter

  • Malen brukes av rollen «Periodeavslutter ved enhet». Bilaget skal føres etter at perioden er stengt for fakturaer og omposteringer og blir derfor sendt på sentral godkjenningsflyt. Avsetningen inneværende periode skal alltid reverseres 
    påfølgende periode av attestant som oppretter avsetningsbilaget.

• Prosjektavslutning BOA 

  • Malen inneholder kontoer for prosjektavslutning på bidrag og oppdrag. 

• Manuell aktivering av anlegg 

  • Malen brukes når et anlegg er feilaktig kostnadsført og skal aktiveres. Det må i tillegg brukes skjema «Aktivere anlegg» i anleggsverdiregnskapet. Dette skjemaet finner du i anleggsverdiregnskapet til Unit4 ERP. For å få tilgang til skjema må du ha rollen «Anleggshåndterer» eller «Anleggsregisteroppfølger». 

• BOA fakturert og gjennomstrømning 

  • Malen inneholder konto for midler som skal videreformidles til andre og tilskuddskontoer i 34-serien. Malen brukes for å korrigere tilskudd og/eller gjennomstrømningsmidler innenfor samme prosjekt.

Korrigering av feil mva-kode håndteres av økonomiavdelingen ved seksjon for Regnskap.

• Korrigering av feil mva-kode

I Unit4 kan man sjekke status arbeidsflyt på hovedbokbilag under Regnskap\Spørring\Status arbeidsflyt - hovedbokstransaksjoner. 

Foto/ill.:

UiB

Foto/ill.:

UiB

Her kan man søke opp bilag som er på flyt og bilag som er ferdig med flyten. Vær obs på at hovedbokbilag som lages i Omposteringsløsningen vil få et midlertidig bilagsnummer når det lastes til Unit4. Når arbeidsflyten er ferdig og bilaget er bokført vil det få et endelig bilagsnummer. Dette bilagsnummeret er ikke det samme som det midlertidig bilagsnummeret. Ved spørring på status arbeidsflyt har man blant annet mulighet for å søke på bilagsnummer (midlertidig på bilag som er i flyt og endelig på bokførte bilag), eier av oppgave, dato, periode, konto, koststed og prosjekt.

Ved å trykke på Status arbeidsflyt vil man få opp et kart over arbeidsflyten. Det viser hvor bilaget er i flyten, eventuelt hvem som har attestert og anvist hvis bilaget er ferdig med arbeidsflyten.

Foto/ill.:

UiB

I Unit4 er det mulig å omfordele arbeidsflyten hvis det er gjort endringer i flyten. F.eks. at BDM har sluttet. Dette håndteres av økonomiavdelingen ved seksjon for Regnskap. Opprett sak i UiB hjelp.

Hvis det ved en feil lastes bilag som ikke skal bokføres, f.eks. doble bilag, avviser man til Regnskap. 

Foto/ill.:

UiB

Alle bilag som avvises til Regnskap vil bli slettet.