Under vises en steg-for-steg veileder som anbefales å følge ved inngåelse av dobbelgrader. Oppsummert skal prosessen lede frem til følgende dokumenter:
- Notat som forklarer grunnlaget for et dobbelgradssamarbeid
- Ferdigstilt institusjonsavtale
- Mal for individuell avtale
Vurderingsfasen: Å vurdere om man skal inngå samarbeid om dobbelgrad
Fakultet eller institutt må forberede et notat som forklarer bakgrunnen for ønsket om en dobbelgrad. Notatet bør vise det følgende:
- tydeliggjøre hva slags merverdi man får av å inngå denne type samarbeid
- tydeliggjøre forankringen i fagmiljøet og potensialet for stabil veiledning: redegjøre for at et tilstrekkelig antall vitenskapelig ansatte med høy kompetanse skal delta i samarbeidet
- bekrefte at samarbeidsinstitusjonen er en høyere utdanningsinstitusjon med rett til å utstede doktorgrader
- informere hvorvidt man har kommet frem til om hvem som skal styre bedømmelsen og disputasen, og hvor disputasen skal foregå
- anslå antall kandidater som skal inngå i samarbeidet
- tydeliggjøre en plan for mobilitet: kandidatene bør ha forskningsopphold ved partnerinstitusjonen av varighet på til sammen minst tre måneder
- bekrefte at tilstrekkelig finansiering er tilgjengelig: Livsopphold for hele ph.d.-løpet, driftsmidler til forskning og nok midler for mobilitet (reise, bolig, forsikring og lignende)
- anslå tidsperspektivet for det formaliserte ph.d.-samarbeidet
Av notatet må det fremkomme at instituttledelsen og fakultetsledelsen godkjenner samarbeidet og dets form.
Det forberedende notatet må følge saken.
Slike samarbeid er krevende å få på plass, så det er viktig at relevant medarbeider ved FIA informeres på et tidlig tidspunkt.
Avtalefasen: Å utforme en samarbeidsavtale
Når det er enighet om å inngå samarbeid om dobbelgrad, er dette neste steg:
- utarbeide overordnet institusjonsavtale mellom de samarbeidende institusjonene
- utarbeide avtaler for den individuelle kandidaten (herunder også IPR-avtale dersom det er relevant)
- mal fra FIA bør brukes som utgangspunkt, men maler fra andre institusjoner kan også brukes så lenge de ivaretar minimumskrav fra UiB
- fagmiljø/institutt eller fakultet lager utkast til institusjonell og individuell avtale og korresponderer med partnerinstitusjonen underveis i avtaleforhandlingen. FIA holdes tett informert og gir råd om konkrete punkt underveis i avtaleforhandlingen
- FIA utarbeider og oppdaterer avtalemaler
Innhold i avtalene
Institutt og fakultet bør bruke avtalemal fra FIA som utgangspunkt for kontakt med samarbeidende institusjon. Følger man FIA sine detaljerte avtalemaler, vil man måtte ta stilling til de aller fleste av punktene som er nevnt i sjekklisten under.
Det er viktig å opprette kontakt med administrativ kontaktperson ved partnerinstitusjon for en effektiv og grundig saksbehandling.
Følgende forhold bør vurderes i utviklingen av institusjonsavtalen:
- begrepsavklaring: er det uproblematisk for samarbeidsparten at samarbeidet blir omtalt som dobbelgrad /double degree? Må det gjøres eventuelle tilpasning fra UiB sin side?
- hvis flere kandidater skal være involvert i samarbeidet, bør det opprettes en programkomité som kan koordinere aktivitetene mellom partene og gruppen med kandidater
- varighet av programmet
- regler for opptak
- prosedyrer for registrering
- veiledning, normalt sett en fra hver institusjon
- skolepenger, eventuelle andre avgifter
- opplæringsdel og hvor de ulike delene skal tas. Har partene krav til obligatoriske kurs som må tas ved egen institusjon?
- språkkrav for avhandlingen og disputasen
- kvalitetssikring som fremdriftsrapportering, midtveisevaluering, oppfølgingssamtale, og hvem som gjør hva
- krav til avhandling
- krav til mobilitet (minimum tre måneder til sammen)
- partene skal tilby nettbaserte løsninger og møteplasser som sørger for at kandidatene blir tilfredsstillende integrert i fagmiljøet ved den institusjonen som ikke er hjemmeinstitusjon
- IPR (hvis det er relevant, må det utarbeides en egen avtale)
- trykking/innlevering av avhandling; ansvarsavklaring mellom de samarbeidende institusjoner. Logoer fra begge universiteter og omtale av samarbeidet bør fremkomme på avhandlingens forside
- hvem skal styre bedømmelsesprosessen og disputasen
- hvor skal disputasen skje
- bedømmelseskomité, blant annet hvor mange medlemmer og fra hvilke institusjoner
- NB! veiledere kan ikke sitte bedømmelseskomité
- regler for prøveforelesning
- regler for disputas
- vitnemål, diploma supplement og seremonielt diplom skal utstedes fra UiB. Skal den andre parten utstede noe tilsvarende fra sin institusjon?
- sterk oppfordring om at resultater av forskningsarbeidet skal gjøres åpent tilgjengelig digitalt
Den individuelle avtalen bør inneholde alle forhold som er nevnt i institusjonsavtalen, men i tillegg omtale forhold som:
- navn på kandidaten
- navn på veiledere
- navn på involverte enheter
- plan for opplæringsdelen
- finansiering av ph.d.-løpet og mobilitet
- ytterligere detaljer, som utledes fra punktene i institusjonsavtalen
FIA skal kvalitetssikre avtalene før signatur. Institusjonsavtalen signeres av rektor. Individuell avtale skal også normalt signeres av rektor. Avtalene signeres i to eksemplarer, hvorpå hver institusjon beholder én originalutgave.
Dobbelgrader skal, så langt det lar seg gjøre, ikke føre til ekstraarbeid for kandidaten og veileder.
Det bør ikke gå mer enn ett år fra kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved sin hjemmeinstitusjon til kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved partnerinstitusjonen.
FIA holder oversikten over tidligere inngåtte samarbeidsavtaler ved UiB.
Iverksettingsfasen: Opptak og registrering
Fakultet og institutt gjennomgår søknad om opptak og registrering. Sjekk spesielt:
- at søknad om opptak blir fremmet for organ på institutt og fakultet etter etablerte rutiner, og at man gjør oppmerksom på at kandidaten vil være med i et formalisert ph.d.-samarbeid med en annen institusjon
- at det ikke bør gå mer enn ett år fra kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved sin hjemmeinstitusjon til kandidaten er tatt opp i ph.d.-programmet ved partnerinstitusjonen
- forskningsoppholdet ved samarbeidsinstitusjonene planlegges, inkludert varighet
- finansieringsplan
Innlevering/trykking
Fakultet og institutt sin sjekkliste:
- sørge for at begge institusjoner blir akkreditert i den trykte avhandlingen iht. avtalen
- sørge for at avhandlingen blir distribuert iht. avtalen (ex hvor mange kopier UiB skal ha, og i hvilket format, trykket eller elektronisk)
- sørge for at de øvrige av fakultetets krav ved innlevering av ph.d.-avhandling blir fulgt
Disputas og prøveforelesning
Fakultet og institutt sin sjekkliste:
- sørge for at avhandlingen blir distribuert iht. avtalen (ex hvor mange kopier UiB skal ha, og i hvilket format, trykket eller elektronisk)
- sørge for at disputas og prøveforelesning skjer iht. avtalen
Vitnemål, diplom og grad
Sjekkliste:
- for dobbelgrad skal det utstedes vitnemål fra hver institusjon, inkludert kryssreferanse. Fra UiB utstedes vitnemål basert på det fakultetsvise ph.d.-programmet, samt et diploma supplement. I vitnemål og diploma supplement skal det skrives inn en merknad om at graden blir gitt i dobbelgradssamarbeid med den andre parten. Det foreslås at følgende står i merknadsfeltet på vitnemålet og under punkt 6.1 i DS: This is a double degree between the University of XXX, <name of country>, and the University of Bergen,
Norway. The candidate has been admitted to both institutions and supervision is shared between the
institution. - det kandidatspesifikke innholdet bør være likt mellom vitnemålene, så som avhandlingstittel, navn på veiledere, navn på kurs, navn på komitémedlemmer, viktige datoer i avslutning og gradsoppnåelsen. Administrasjonene ved begge institusjoner bør forsikre seg om at dette er tilfelle før endelig utskrift av dokumenter
- UiB utsteder et seremonielt diplom for dobbelgrader. Det er tilstrekkelig om dette er på engelsk. Det bør være tilnærmet likt oversettelsen som følger med de ordinære seremonielle diplomene, men inneholde en referanse til at dette er en dobbelgrad. Følgende tekst foreslås: THIS IS A DOUBLE DEGREE BETWEEN THE UNIVERSITY OF XXXX <COUNTRY> AND THE UNIVERSITY OF BERGEN, NORWAY
- fakultet eller institutt har ansvar for å kommunisere med samarbeidsparten for å sørge for at vitnemål, diploma supplement og/eller seremonielt diplom blir utformet i tråd med avtalen og gjeldende retningslinjer
- kandidater som oppnår en dobbelgrad, er velkommen til å delta i doktorgradspromosjon ved UiB
Dersom samarbeidende institusjon står for disputas må institutt/fakultet sørge for at avslutningen skjer i henhold til avtalen.
