Bestille oppdragskontrakt

Behovshaver kontrakt 

1. Bestill kontrakt så snart oppdraget er avtalt og oppdragets innhold, gjennomføring, omfang og start- og sluttdato er bestemt. Kontrakten bestilles i Selvbetjeningsportalen (dfo.no), velg «Bestill kontrakt». 
    
   • Startdato settes til den datoen personen starter å jobbe med oppdraget. Dersom oppdragstaker skal reise for å utføre oppdraget må reisetid medregnes. Startdato settes da til én dag før reisedag. 
   • Sluttdato er datoen oppdraget er ferdig utført. 
      
2.  Velg riktig kontraktstype (nedtrekksliste) og oppdragskategori, se punkt 1.3 i rutinebeskrivelsen (pdf) for kontraktstyper og eksempel. 
    
3. Det er viktig at du legger inn nødvendig informasjon i bestillingen, se punkt 2.1 i rutinebeskrivelsen (pdf). Vær oppmerksom på at merknadsfeltet deles inn i intern og ekstern informasjon. 
    
4. Spesifiser oppdragskontraktens kategori under ekstern informasjon i merknadsfeltet:
    
   • Fast beløp (F) - brukes hvis beløpet er endelig. Beløpet blir ikke kontrollert før utbetaling.
   • Maksbeløp (M) - brukes hvis beløpet eventuelt skal justeres. Beløpet blir kontrollert før utbetaling. 
      
5. Hvis du oppdager feil med bestilling av kontrakt, skal du umiddelbart ta kontakt med koordinator kontrakt, jf. rutinebeskrivelse 7.1. 

Koordinator kontrakt (fagspesialist)

1. Kontrollerer:
    
   • At kontraktstype er korrekt valgt i henhold til de oppgaver beskrevet
   • At kontering er fullstendig
   • At nødvendige opplysninger er oppgitt
      
2. Hvis bestillingen er OK, oppretter koordinator kontrakten.
    
3. Hvis bestillingen ikke er OK, sendes den i retur til behovshaver kontrakt med begrunnelse for avslag i tråd med rutinebeskrivelsen.
    
4. Sender kontrakt videre til kostnadsgodkjenner for kontroll og godkjenning. 
    
5. Sender e-post til oppdragstaker med informasjon om signering. 

Kostnadsgodkjenner 

1. Får kontrakten til godkjenning.   
    
2. Er kontrakten OK, godkjennes den.  
    
3. Er kontrakten ikke OK, returneres den.

Når kontrakten er godkjent, sender DFØ automatisk ut e-post til oppdragstaker med lenke til elektronisk kontrakt. 

I Selvbetjeningsportalen kan kostnadsgodkjenner hente ut rapporter over alle oppdragskontrakter for enheten. 

Oppdragstaker 

1. Mottar e-post fra DFØ med lenke til kontrakten. 
    
2. Signerer eller avviser kontrakten. 

Dersom oppdragstaker får problemer med å signere kontrakten kan vedkommende kontakte post.toa@uib.no. Det er viktig at oppdragstaker opplyser hvilket fakultet/institutt oppdraget gjelder for. 

Se også egen informasjonsside om kontrakt og utbetaling for oppdragstakere. 

• Skjema for utbetaling av oppdrag blir automatisk generert ved sluttdato for kontrakten. 
   
• Oppdragstaker får normalt utbetalt honoraret ca. en måned etter sluttdato på kontrakten. 

Koordinator kontrakt kontrollerer oppdraget 

• Når et oppdrag har nådd sluttdatoen, mottar koordinator kontrakt oppgaven "utbetaling av oppdragskontrakt til godkjenning" i innkurven sin.   
   
• Kontrakter merket “oppdragstype F” blir ikke kontrollert før beløpet utbetales. 
   
• Kontrakter merket "oppdragstype M" blir kontrollert før beløpet utbetales, jf. punkt 6.1 i rutinebeskrivelsen. 

Lønnsslipp  

• Lønnslipp blir tilgjengelig i DFØ-appen og i Betalmeg-løsningen.