Betalmeg for deg som skal bestille tilgang

Denne informasjonen gjelder eksterne som utelukkende skal kreve kostnadsrefusjon. Dersom en gjest også skal motta honorar, vil gjesten få tilgang til Betalmeg når oppdragskontrakten er signert i Tilsetting og arbeidskontrakt (ToA).

Alle kostnader må avklares med budsjettansvarlig før prosessen igangsettes. Gjør en vurdering om reisen er nødvendig eller kan løses ved digital tilstedeværelse.

UiB benytter 'Betalmeg', som er en selvbetjeningsløsning i DFØ der eksterne kan sende inn reiseregninger og utgiftsrefusjoner.

Gjør følgende vurderinger:

• Hvilke reisekostnader skal dekkes for gjesten?
• Dekkes både reise og opphold?
• Dekkes måltider? I så fall foretrekkes å registrere per diem i DFØ framfor refusjon av kvittering.
• Er det satt et maksimum budsjett for reisekostnadene? Billigste alternativer og kollektiv transport bør benyttes om mulig.

Slik er prosessen:

1. Instituttet sender ut dette informasjonsbrevet til gjesten. Informasjonsbrev er viktig for å presisere den økonomiske rammen for refusjonen. Brevet skal legges ved refusjonskravet, slik nødvendig informasjon er tilgjengelig for korrekt behandling.
2. Meld inn gjesten i dette skjemaet. (Ved noen institutter er det administrasjonen som gjør dette. Sjekk med instituttadministrasjonen hvis du er i tvil om praksis.)
3. Sak i UiBhjelp blir opprettet med informasjonen fra skjemaet. Saken mottas av operatør på Tjenestesenter for lønn, reise og fravær.
4. Tjenestesenter for lønn, reise og fravær sender gjesten en e-post med skjema for innhenting av person- og bankopplysninger.
5. Tjenestesenter for lønn, reise og fravær mottar utfylt skjema fra gjest, oppretter tilgang til portal for ikke-ansatte (Betalmeg) og sender e-post med veiledning til pålogging og registrering av reiseregning.

NB: Trenger du å endre informasjon gitt i skjemaet oppdaterer du saken i UiBhjelp på vanlig måte. Ikke send inn et nytt skjema.

Håndbok for innhenting og utsending av informasjon i forbindelse med gjester som skal motta refusjon fra UiB.

Denne informasjonen gjelder studenter som skal utplasseres i praksis som del av utdanningen.

Slik er prosessen:

Enheten utarbeider og legger ut tildelingsbrev i studentweb. Tildelingsbrev ​skal inneholde: emnekode​, praksisperiode​, praksissted​, informasjon om utgifter som skal refunderes og sats/ramme​, kontering (kostnadssted og delprosjektnummer).

Meld inn studenter før praksis start. Alle studenter i samme kull som skal på utplassering, skal meldes inn samtidig.

• Dersom du via studentweb har person- og bankopplysninger for studentene, skal du benytte masseregistreringsskjema.
• Dersom studenten ikke har registrert bankopplysninger i studentweb, skal du benytte dette skjemaet.

Sak i UiBhjelp blir opprettet med informasjonen fra skjemaet. Saken mottas av operatør på Tjenestesenter for lønn, reise og fravær.

Tjenestesenter for lønn, reise og fravær oppretter tilgang til portal for ikke-ansatte (Betalmeg).

Studenter mottar e-post fra DFØ med informasjon om tilgang og bruk av Betalmeg. Studenter som allerede har tilgang, enten som ansatte eller som eksterne, vil motta e-post med informasjon om tilgang fra Tjenestesenter for lønn, reise og fravær.

NB: Trenger du å endre informasjon gitt i skjemaet oppdaterer du saken i UiBhjelp på vanlig måte. Ikke send inn et nytt skjema.